El costo de gestionar viáticos a mano es de 21.000 pesos por colaborador y año
¿Sabías que el coste de gestionar a mano el control de viáticos es de 21.000 pesos por empleado y año? ¿O que los colaboradores invierten el 5% de su jornada laboral en la administración y comprobación de viáticos?
Las organizaciones que se digitalizan experimentan grandes beneficios. Luis López, Country Manager de Okticket México, repasó los más significativos durante su ponencia en el 9° Congreso América Digital México, celebrado el pasado 20 de junio de 2024.
A lo largo de la conferencia “Claves para rentabilizar la digitalización de procesos financieros”, López exploró cómo la transformación digital puede revolucionar los procesos financieros. Al mejor la eficiencia y reducir costos, las empresas digitalizadas logran una mayor rentabilidad.
Para demostrar el poder que tiene el adoptar soluciones digitales, puso el ejemplo de Okticket. Veamos por qué las empresas necesitan una solución de gestión de viáticos como la nuestra.
El reto: control y rendición de viáticos
Las empresas mexicanas tienen una serie de problemáticas a la hora de administrar sus gastos viáticos. Entre otras:
- Complejidad fiscal
- Fraude interno y malversación
- Diversidad de políticas corporativas
- Errores por procesos manuales y obsoletos
- Reconciliación manual de gastos efectuados con tarjeta
El costo de la gestión manual de viáticos
¿En qué se traduce todo esto?
- En que cada empleado invierte 104 horas al año en la administración y comprobación de viáticos. Aproximadamente el 5% de su jornada laboral, según datos de JP Morgan.
- Si tenemos en cuenta un costo medio de 210 pesos por hora y empleado, cada empresa pierde 21.000 pesos por empleado y año en la gestión manual de viáticos.
La solución: automatizar la gestión de viáticos
Por tanto, parece lógico pensar que la tecnología aplicada a la gestión de los viajes corporativos es una necesidad.
“Nuestra tecnología permite automatizar y poner a las personas en el centro”
Pero no se trata de implantar una herramienta sin más. “Esta tiene que ser usable, que facilite tanto la vida del colaborador como los equipos de control de administración”, recuerda López.
Lo ideal es que la solución elegida ofrezca una serie de ventajas añadidas. Algunas claves:
- Automatizar poniendo a las personas en el centro.
- Facilitar diversos medios de pago.
- Personalización de los mecanismos de control.
- Recuperación del gasto.
¿Cómo puede ayudarte Okticket?
Y aquí es donde entran en juego soluciones como Okticket. Las ventajas de esta aplicación son muchas. Repasamos algunas de las más destacadas:
Reclamación de las facturas CFDI
Si ya tienes la factura, solo con enviarla al robot, Okticket puede extraer el XML y PDF, fusionarlo con el gasto y validar la estructura. También comprobar el estado de la factura, que no esté cancelada o que el proveedor no esté dentro de la lista negra del SAT.
¿No tienes la factura? Okticket se conecta con el SAT. Si la factura está emitida, la herramienta puede descargarla y fusionarla también con el gasto.
Y en el caso de que sea necesario solicitar la factura, Okticket apoya a las empresas para que la tengan en tiempo y forma y el gasto sea deducible.
Integración nativa con tu ERP
Como recuerda López, Okticket es una aplicación cien por cien API, con capacidad para integrarse directamente con el ERP o software de gestión empresarial de otras compañías de distintos tamaños y requerimientos.
OCR inteligente con aprendizaje automático
La tecnología de Okticket es la más rápida y potente del mercado. Con las últimas actualizaciones, “el OCR es capaz de detectar el idioma y traducir los tickets y recibos al idioma del país del usuario”.
Personalización de los mecanismos de control
Con el software de gestión de gastos de Okticket, tu empresa puede establecer alertas personalizadas según sus políticas. Si un gasto no cumple con estos parámetros, es rechazado automáticamente, asegurando un control eficiente y preciso.
“Como tenemos toda la información de tickets y facturas podemos establecer mecanismos de control. A través de programación podemos alinearnos con las reglas de gasto de la compañía y establecer gastos no deducibles, como pueden ser el alcohol o los gastos realizados a menos 50 kilómetros de distancia”
Por todo ello, unido a la flexibilidad en medios de pago, la conciliación bancaria automática y alguna funcionalidad más que no hemos mencionado, Okticket es la solución ideal para digitalizar tus procesos financieros.
¿Quieres conocer un poco más cómo funciona nuestra tecnología? Escríbenos sin compromiso y una persona de nuestro equipo se pondrá en contacto contigo.
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