App escanear tickets, el aliado del viajero de negocios

El sector del business travel ha crecido mucho en los últimos años. Por lo que las empresas han implementado, con ayuda de la tecnología, diversas app escanear tickets y herramientas que les permiten automatizar procesos.

De acuerdo al INEGI (Instituto Nacional de Estadística y Geografía), en el tercer trimestre de 2023, el ITPIBT (Producto Interno Bruto Turístico) aumentó un 2.8% con respecto al trimestre previo y se espera que para 2024 siga habiendo un crecimiento. 

México es uno de los principales países para viajes de negocios en Latinoamérica, la expectativa para el 2024 es que la tendencia continúe y el sector crezca.

Los viajeros de negocio están a la alza. Cada vez son más las empresas que motivan a sus empleados a realizar este tipo de prácticas ya que los resultados son muy favorables: 

• Ayudan a fortalecer las relaciones con clientes y públicos de interés.
• Fomentan el cierre de negocios.
• Promueven la convivencia y aprendizaje en el sector. 
• Oportunidades de networking.

Política interna de viáticos y mejores prácticas

Los viajes de negocios son una actividad esencial para el desarrollo de las empresas, pero también implican una serie de riesgos y desafíos, ya que aumentan las irregularidades en el control de los viáticos. 

Por lo tanto, es recomendable para las empresas que tienen un alto número de viajeros de negocios implementar, por medio del área de Recursos Humanos, una política interna de gestión de gastos profesionales, la cual puede incluir: 

• Tiempos para pasar viáticos a aprobación.
• Información sobre gastos que sí son considerados viáticos y los que no.
• Límites de gasto por rubro.
• Política de facturación.
• Restricciones y gastos no permitidos. 
• Uso de tarjeta de empresa. 

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Al llevar a cabo una política de gestión de gastos, la empresa podrá tener toda la seguridad que sus empleados estarán actuando de acuerdo a ella. Con esto se evitan malos manejos del presupuesto y se ayuda al Director Financiero a mantener el control sobre el mismo.

Principales retos en la gestión de gastos profesionales

Para aquellas compañías que tienen un alto volumen de viajeros de negocio, resulta prácticamente indispensable contar con una herramienta de control de viáticos que les permita tener los gastos controlados en todo momento.

Al contar con un software de gestión de viáticos tanto la persona que pasa gastos como el Director Financiero, pueden ahorrar hasta 80 horas anuales, tiempo que pueden dedicar a tareas de mayor relevancia para la empresa. 

En este caso, la principal área de oportunidad para las empresas es aprovechar la llegada de la transformación digital y automatizar todos los procesos relacionados con la contabilización de viáticos, tanto para ahorrar tiempo como para tener un mayor control de los mismos. 

Digitalización y automatización, las nuevas herramientas del CFO  

Al implementar una herramienta de automatización de gastos profesionales, el Director Financiero, podrá no solo ahorrar tiempo y eficientar procesos sino también mantener en estricto control el presupuesto de viáticos y aumentar la deducibilidad de la empresa. 

En la actualidad existen diversas aplicaciones de gastos de viaje, una de ellas es Okticket, entre sus funciones se encuentran: 

• Control de gastos desde una única plataforma: los gastos disponibles 24/7 en todo momento, desde cualquier lugar.
• Lógica personalizada: función que permite detectar el fraude antes de que se produzca por medio de alertas. 
• Recuperación de facturas: Okticket se conecta con el SAT para recuperar las facturas a nombre de la empresa y reclamar las no recibidas. 
• Conciliación bancaria: sincronización y revisión de gastos con un solo click, en caso de irregularidad se notifica de inmediato. 
• Integración con el sistema contable actual.

App escanear tickets, pasa el gasto en el momento y olvídate del resto

Finalmente, a través de Okticket y su avanzado sistema de reconocimiento, los empleados pueden realizar un gasto, escanearlo y registrarlo en el sistema para su aprobación en pocos minutos. 

De esta forma, aquellos colaboradores que están constantemente pasando gastos, solo tienen que preocuparse por escanear los tickets de compra dentro de la app y enviar a aprobación con un click, un proceso de contabilización de viáticos fácil y sencillo.

Utilizar una app escanear tickets trae muchas ventajas para tu empresa, si quieres conocerlas a detalle, da click aquí.

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