Gestión de viáticos en el extranjero: Contabilidad multidivisa y deducciones fiscales

En un mundo cada vez más globalizado, las empresas mexicanas enfrentan el reto de gestionar viáticos y gastos de sus empleados en el extranjero.

Esto supone no solo entender las implicaciones fiscales, sino también optimizar la administración de estos gastos y enfrentarse a la contabilidad en monedas extranjeras.

En este artículo, exploraremos las claves para una gestión eficiente de los gastos de viajes al extranjero. Abordaremos los aspectos fiscales,  la optimización de procesos y el manejo adecuado de la contabilidad Multidivisa.

Contabilidad en monedas extranjeras: ¿Cómo gestionar los gastos de empresa multidivisa?

Uno de los grandes desafíos para las empresas que realizan viajes internacionales es lidiar con la contabilidad de los gastos en diferentes monedas.  

Tareas cruciales, como calcular con precisión el costo de un desplazamiento o aplicar correctamente los tipos de cambio, pueden complicarse. Especialmente cuando se realizan pagos en efectivo o cuando los recibos se emiten en fechas diferentes al cierre contable.

Retos de la contabilidad de viáticos en monedas extranjeras

¿Qué aspectos de la contabilidad multidivisa pueden ser un dolor de cabeza para los responsables financieros?

Fluctuaciones de tipo de cambio

Las variaciones entre el momento del pago y la contabilización pueden afectar significativamente los registros contables.

Además, el tipo de cambio aplicado debe reflejar el valor oficial del día en que se realizó el gasto. Así lo establece el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Moneda extranjera vs. pesos mexicanos

Las empresas mexicanas están obligadas a registrar los gastos en pesos, lo que añade un paso adicional en la contabilidad. Para evitar errores, es fundamental:

• Llevar un registro detallado de los gastos en la moneda local del país de destino y convertirlos a pesos mexicanos al tipo de cambio vigente, según lo establecido por las normativas contables.
• Utilizar herramientas que automaticen esta conversión y simplifiquen la gestión de cada gasto.
• Implementar un software especializado que registre y concilie automáticamente los gastos en diferentes monedas.

De esta forma, se facilita la transparencia y precisión en la gestión de gastos de empresa a nivel internacional.

Implicaciones fiscales de los viáticos en el extranjero

Realizar viajes de empresa al extranjero requiere entender las implicaciones fiscales de los viáticos para maximizar las deducciones.

Gastos de viajes de negocios deducibles

Para que las empresas mexicanas puedan deducir los viáticos, estos gastos deben estar debidamente justificados con facturas y comprobantes de pago. Los límites de deducibilidad varían dependiendo del tipo de gasto, así como del destino. Según normativa del SAT, estos son algunos de los límites:

• Gastos de alimentación en el extranjero: Deducción máxima de $1,500.00 pesos diarios.
• Alojamiento en el extranjero: Límite de $3,860.00 pesos diarios.
• Kilometraje: No puede superar los $0.93 por kilómetro recorrido.
• Renta de automóviles: Monto máximo deducible de $850.00 pesos por día.

Además, la deducción de viáticos pagados en efectivo no puede superar los $2,000 MXN.

Las empresas también pueden deducir el IVA de gastos como transporte, alojamiento y alimentación si las facturas están a nombre de la empresa y están vinculadas a la actividad económica.

Esto aplica tanto para gastos en México como en el extranjero, siempre que se cumplan los requisitos de documentación establecidos por el SAT.

Herramientas para gestionar gastos de viaje en moneda extranjera

La gestión eficiente de viáticos y gastos en el extranjero se facilita con la tecnología. Contar con una solución de gestión de gastos como Okticket simplifica el registro y la conversión de gastos. También garantiza la trazabilidad y seguridad de la información.

Funcionalidad Multidivisa: Gestiona gastos en cualquier moneda con Okticket

Okticket ofrece una solución global para reportar tus gastos estés donde estés. Algunas ventajas:

• Funcionalidad Multidivisa: aporta una cobertura global para gestionar gastos en cualquier moneda, de manera sencilla. Basta con fotografiar el ticket y la plataforma convierte automáticamente el importe a pesos. Con ello, agilizas la gestión y aseguras que el tipo de cambio aplicado coincide con la fecha del justificante, mejorando la precisión contable y facilitando el reembolso de gastos.
• Automatización de procesos: Justifica los gastos y asegúrate de que cada recibo cumple con los requisitos necesarios para su deducción.
• Integración de la app con el ERP de tu empresa, lo que facilita una contabilidad fluida y organizada.
• Registro digital y reportes detallados: Mantén la contabilidad al día y presenta los documentos necesarios ante el SAT de forma más eficiente.
• Visibilidad en tiempo real: Visualiza los gastos conforme se registran para ajustar presupuestos y controlar el flujo de caja de forma efectiva.

Conclusión: Optimiza la gestión de viáticos y contabilidad multidivisa

Gestionar los gastos de viaje en el extranjero, especialmente en monedas distintas al peso mexicano, puede ser un desafío. Sin embargo, con las herramientas adecuadas, es posible simplificar este proceso, asegurando el cumplimiento fiscal y la eficiencia operativa.

Automatizar la gestión de los gastos de empresa es la clave para mantener el control, reducir riesgos y facilitar la expansión internacional de tu empresa.

Descubre cómo Okticket puede transformar la gestión de viáticos de tu empresa y cumplir con las normativas del SAT de forma sencilla y eficiente. ¿Hablamos?

‍

‍