10 consejos esenciales para evitar errores al deducir viáticos

Deducir viáticos y gastos de viaje en México puede ser una tarea compleja en la que se suceden los errores. ¿Cuáles son los más frecuentes? ¿Pueden evitarse? Vamos a verlo.

10 errores frecuentes al deducir viáticos

Entre los errores que las empresas suelen cometer destacan los que listaremos a continuación. Anótalos para no volver a caer en ellos.

1. Falta de documentación adecuada

No obtener facturas electrónicas (CFDI) o no conservar recibos y comprobantes es más común de lo que puede pensarse. El impacto causado por esta falta de comprobantes puede ocasiones que el SAT desestime los gastos profesionales. Incluso enfrentarse a sanciones.

2. Gastos no relacionados con la actividad empresarial

También puede ocurrir que una organización trate de deducir gastos que no están directamente relacionados con la actividad empresarial. La consecuencia es el rechazo por parte de la Administración.

3. Facturación incorrecta

Del mismo modo, las facturas pueden contener errores en los datos fiscales. También se ha dado el caso de facturas emitidas a nombre de los colaboradores en lugar de la empresa. Lo normal es que en estos casos las facturas no sean aceptadas.

4. No cumplir con los límites permitidos

Como sabrás, el SAT establece una serie de límites para ciertos tipos de gastos. Los recordamos brevemente:

• Para gastos de alimentación se permite una deducción de hasta $750.00 pesos por persona y por día en México. En el extranjero, el límite es de $1,500.00 pesos diarios.
• Para el alojamiento en el extranjero, el límite es de $3,860.00 pesos diarios.
• La deducción por kilometraje no puede superar los 93 centavos por kilómetro recorrido.
• El monto máximo deducible para la renta de automóviles es de $850.00 pesos por día.
• Para poder deducir viáticos con pago en efectivo, el límite es de $2000MXN.

Pues bien, cuando los gastos exceden esos límites, pueden llevar a problemas con las autoridades fiscales.

Recuerda además que para que los viáticos sean deducibles, la actividad debe llevarse a cabo a más de 50 km del lugar de trabajo habitual.

5. Gastos de viaje excesivos

¿Alguna vez has tratado de deducir gastos excesivos o no razonables en relación con los costos típicos de los viajes? Lo normal es que una auditoría no los dé de paso.

6. No seguir las políticas internas

Hay casos en los que el problema ya se origina con la aprobación de gastos que no se ajustan a la política de gastos de la empresa. Al tratar de deducirlos, puedes encontrarte con problemas como la falta de justificantes.

En este sentido, un reciente informe de Pluxee Fintech México concluye que tres de cada 10 empleados no documentan sus gastos para transporte, comidas o alojamiento.

Sobra decir que estos gastos viáticos no pueden ser deducibles, lo que supone una pérdida económica para las compañías.

7. Errores en la contabilización de gastos

No registrar los gastos correctamente en los sistemas contables puede llevar a discrepancias y problemas en la declaración fiscal.

8. No cumplir con la normativa local

Aunque el SAT es claro en las reglas, estas pueden variar en función de la normativa local. No cumplir con las ordenanzas puede complicar la deducción de viáticos.

9. Omisión de información relevante

La falta de información clave del gasto es otro de los errores frecuentes que conlleva la desestimación de los gastos.

Tips para manejar las deducciones de gastos de viaje correctamente

Para minimizar estos errores, es importante mantener una adecuada gestión y documentación de los viáticos. Estos consejos te resultarán muy útiles.

1. Revisa las normas del SAT: Asegúrate de estar al tanto de las regulaciones más recientes del Servicio de Administración Tributaria (SAT) sobre deducción de viáticos. Las leyes pueden cambiar, y es crucial estar actualizado.

2. Cumple con los requisitos del SAT. Esto implica varias cuestiones:

• Los gastos deben estar relacionados con la actividad empresarial y ser necesarios para la operación.
• Asegúrate de documentar la justificación para cada gasto.
• Conoce los límites permitidos para gastos de viáticos. Como hemos comentado, el SAT tiene reglas específicas sobre los montos máximos que se pueden deducir.

3. Obtén facturas electrónicas (CFDI) para todas las transacciones relacionadas con viáticos. Las facturas deben estar a nombre de la empresa y deben cumplir con los requisitos fiscales.

4. Guarda todos los comprobantes, como tickets y recibos, para respaldar los gastos de viáticos.

5. Establece una política interna sobre viáticos que detalle cómo deben ser reportados y aprobados. Esto ayuda a garantizar consistencia y cumplimiento.

6. Mantén un registro detallado de todos los gastos de viáticos. Esto incluye fechas, conceptos, montos, y propósito del viaje.

7. Asegúrate de que todos los gastos sean reportados y aprobados de acuerdo con la política interna antes de deducirlos.

8. Trabaja con un contador o asesor fiscal que esté familiarizado con las reglas de deducción de viáticos en México. Su experiencia puede prevenir errores y asegurar el cumplimiento.

9. Realiza auditorías internas periódicas para revisar la correcta aplicación de las políticas de viáticos y corregir posibles errores antes de que se conviertan en problemas fiscales.

10. Utiliza un software especializado para la gestión de viáticos que pueda ayudarte a registrar, analizar y mantener la documentación necesaria para la deducción fiscal.

Las mejores herramientas para gestionar los gastos viáticos

Vamos a detenernos un momento en este último punto, puesto que las herramientas de digitalización de gastos de viaje son la forma más rápida de ayudarte a reducir los errores asociados a las notas de gastos.

¿Cómo? En el caso de Okticket, por ejemplo, te aseguras de que ningún colaborador vuelva a reportar gastos que no se ajustan a la política de la empresa.

Nuestro sistema te avisa si se cometen irregularidades, como puede ser subir un gasto y no adjuntar el ticket, o superar los límites económicos establecidos. Llegado el caso, puedes incluso bloquear esos gastos de forma automática.

Además, te ayudamos a conseguir el CFDI que ampare el gasto efectuado. Imagínate que todavía no tienes la factura. En caso de que la factura esté disponible, la herramienta tiene la capacidad de descargarla y combinarla con el gasto correspondiente.

¿Tienes que reclamar la factura? Te ayudamos a solicitarla para que el gasto sea deducible.

¿Quieres saber más sobre cómo funciona nuestra tecnología? Escríbenos sin compromiso y una persona de nuestro equipo se pondrá en contacto contigo.

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