Tips para controlar los pagos de las recargas de energía en los viajes corporativos

La adopción de vehículos eléctricos (VE) en las flotas corporativas va en aumento debido a sus beneficios económicos y ambientales. Sin embargo, sigue habiendo algunos desafíos que superar. Uno de los principales retos para las empresas es controlar los pagos de las recargas de energía en viajes corporativos.

Una mala gestión puede derivar en costos excesivos y descontrol financiero.

Este artículo presenta estrategias clave para optimizar estos pagos, aprovechar incentivos fiscales y mejorar la eficiencia operativa.

Estrategias efectivas para gestionar pagos de recargas de energía en empresas

1. Definir una política de viáticos específica para recargas

El primer paso es definir una política clara de uso y reembolso de los gastos ocasionados por las recargas de los coches eléctricos. Entre las directrices a marcar, no pueden faltar los siguientes puntos:

• Monto máximo permitido por carga y por viaje.
• Estaciones de servicio o puntos de carga autorizados.
• Métodos de pago aceptados: tarjetas corporativas, pago en efectivo, anticipos, etc.
• Procedimientos de validación y justificación de gastos.
• Quién va a ser el responsable de revisar y validar este gasto.

Si tu empresa ya cuenta con una política de viáticos, es importante actualizarla para incluir el gasto en combustible. Asegúrate de que es lo suficientemente flexible como para que se adapte a las necesidades del negocio y a las fluctuaciones en los precios de la energía.

Además, es recomendable realizar auditorías periódicas para garantizar que el uso del combustible esté alineado con las políticas de la empresa.

2. Uso de tarjetas para recargas eléctricas

Proveer a los empleados con tarjetas corporativas compatibles con las principales estaciones de carga facilita el proceso de pago y reduce la necesidad de reembolsos posteriores. Además, permite un seguimiento detallado de los gastos en tiempo real.

3. Aprovechar aplicaciones y plataformas locales

En México, existen aplicaciones que ayudan a localizar estaciones de carga y gestionar pagos de manera eficiente. Algunas opciones populares son estas:

• ElectroPass: Ofrece información actualizada sobre estaciones disponibles.
• ChargeHub: Permite planificar rutas con puntos de carga.
• EVgo: Facilita pagos y proporciona datos sobre costos y tiempos de carga.
• Tesla Superchargers (para vehículos Tesla)

4. Digitalizar la gestión de gastos viáticos

Implementar sistemas digitales para la gestión de gastos simplifica el proceso de control y reembolso. Plataformas especializadas como Okticket permiten:

• El seguimiento y control de los gastos relacionados con las recargas de vehículos eléctricos
• Centralizar los pagos
• Almacenar comprobantes digitales
• Automatizar la aprobación de viáticos
• Reducir errores y fraudes.

5. Considerar los incentivos fiscales disponibles

El gobierno mexicano ofrece incentivos fiscales para fomentar el uso de VEs. Por ejemplo, en el momento de escribir este post, las inversiones en vehículos eléctricos a batería, celdas de hidrógeno o híbridos eran deducibles hasta por un monto del 25% del valor total del vehículo nuevo.

Aprovechar estos beneficios puede reducir significativamente los costos operativos de la empresa.

Facturación electrónica para deducciones fiscales

Por otra parte, es importante recordar que para que los pagos de recarga sean deducibles de impuestos, es esencial solicitar facturas con el RFC de la empresa. En México, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) permite deducir gastos de movilidad sustentable, por lo que asegurar la correcta facturación puede representar un ahorro importante.

6. Monitorear y analizar los costos de recarga

Implementar sistemas de seguimiento de gastos permite a las empresas analizar patrones de consumo y buscar oportunidades de ahorro. En este sentido, las herramientas de análisis de datos pueden identificar tendencias y áreas de mejora en la gestión de recargas. ¿Qué ofrecen estas soluciones?

• Dashboards de análisis de gastos.
• Reportes mensuales de costos de recarga por empleado y vehículo.
• Comparación de costos entre diferentes estaciones y proveedores de energía.

7. Evaluar la instalación de estaciones de carga propias

Para empresas con flotas de autos eléctricos numerosas, considerar la instalación de estaciones de carga en oficinas o puntos estratégicos puede ser una inversión rentable.

• Reduce costos a largo plazo (frente a estaciones comerciales).
• Garantiza la disponibilidad de carga para los vehículos corporativos.
• Ofrece una mayor control sobre el suministro de energía.

8. Capacitar al personal en el uso Eficiente de VEs

Otra práctica recomendables es brindar formación a los empleados sobre prácticas óptimas en la conducción y carga de VEs puede maximizar la eficiencia energética y prolongar la vida útil de las baterías, contribuyendo a una gestión más sostenible y económica.

¿Cuál es el costo de recargar un coche eléctrico en México en 2025?

Al principio de este post comentábamos la necesidad de definir límites económicos en las recargas de coches eléctricos. Pues bien, para eso es fundamental conocer su costo, el cual varía según el consumo del vehículo (kWh/km) y el lugar de carga.

A continuación, se presentan tres escenarios comunes:

1. Recarga en el centro de trabajo

En este caso, controlar el gasto es sencillo, ya que la factura llega directamente a la empresa. Dependiendo de la tarifa de la Comisión Federal de Electricidad (CFE), el costo puede estar entre $1.071 y $3.805 MXN por kWh.

Ejemplo: Si un vehículo requiere una carga de 50 kWh y la empresa se encuentra en el rango de consumo básico, el costo sería aproximadamente $53.55 MXN.

2. Recargas en casa de los empleados

Si se da este supuesto, es necesario que el trabajador presente la factura de la luz. El costo por kilovatio-hora varía entre $1.071 y $3.805 MXN, dependiendo del consumo y la tarifa aplicada. Para una batería de 50 kWh, el gasto podría oscilar entre $53.55 y $190.25 MXN.

3. Coste en puntos de carga públicos

El precio varía en función de la ubicación, del operador y del tipo de recarga utilizada: semi-rápida, rápida o ultrarrápida.

En México, las estaciones de carga rápida (nivel 3) suelen cobrar un promedio de $15 pesos por hora. Dado que la carga rápida puede llenar hasta el 80% de la batería en aproximadamente 30 a 45 minutos, una carga completa podría costar alrededor de $30 MXN.

Para determinar el costo de cargar un automóvil eléctrico, se puede utilizar una fórmula sencilla:

Tamaño de la batería en kilovatios-hora (kWh) x Precio de la electricidad por kWh = Costo para cargar un automóvil eléctrico de vacío a lleno

Conclusión

La gestión efectiva de los pagos de recarga de energía en viajes de empresa en México requiere una combinación de políticas claras, herramientas tecnológicas y aprovechamiento de incentivos fiscales.

Al adoptar estas estrategias, las empresas pueden optimizar sus operaciones, reducir costos y contribuir a la sostenibilidad ambiental.

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