Auditoría de gastos viáticos: ¿En qué consiste?

Cuanto más rápido te mueves, más tardas en reaccionar si te encuentras con un obstáculo. Pues bien, lo mismo ocurre con las empresas. Están tan centradas en crecer rápidamente que solo se percatan de que tienen un problema cuando se lo encuentran de frente, sin tiempo para esquivarlo.

De ahí la importancia de tomar las medidas necesarias para certificar que las cuentas están en orden. Para ello, nada mejor que una auditoría contable.

Y como los gastos de viaje son una de las partidas más cuantiosas, en este artículo explicaremos la importancia de realizar una auditoría de gastos viáticos de forma periódica.

¿Qué es una auditoría de gastos de empresa? ¿Qué ventajas aporta a las compañías? ¿Qué cuestiones hay que tener en cuenta a la hora de planificarla? Vamos a verlo.

¿Qué es una auditoría de gastos de empresa?

Una auditoría de informes de gastos viene a ser una especie de examen en el que las respuestas a las preguntas hay que buscarlas en los documentos contables. El aprobado llega si el auditor considera que las cuentas están en orden y la compañía cumple con las normas establecidas.

Este proceso analiza detalladamente cómo se manejan y registran los gastos dentro de una organización. Para ello, el auditor revisa la situación económica y operativa de una empresa. Identifica las posibles incidencias que puedan darse y hace un seguimiento de las medidas adoptadas.

En cuanto a los objetivos, estos varían en función de si la auditoría contable es interna o externa.

Tipos de auditorías financieras

Auditoría interna

Se trata de un proceso interno que se realiza con la finalidad de organizar los informes financieros. Con ello se pretende, principalmente, tomar decisiones estratégicas.

Se lleva acabo de forma periódica y los reportes son de carácter interno.

Auditoría externa

Aporta información objetiva sobre los estados financieros. Además, sirve para asegurarse de que la empresa cumple con la normativa de control de calidad.

Se realiza de forma puntual y el informe va a terceros.

Cómo se realiza una auditoría

A la hora de realizar una auditoría, tan importante es la preparación como el resultado. Este proceso consta de tres partes principales.

1. Planificación

Se selecciona al equipo que va a llevar a cabo la auditoría, se realiza una evaluación de riesgos y se eligen los métodos de trabajo, así como las herramientas que se van a utilizar, entre otros.

Antes de enfrentarse a una auditoría, conviene que el departamento financiero se asegure de que la contabilidad está al día. También es importante reunirse con el auditor para saber qué documentación será necesario presentar.

2. Ejecución

A lo largo del proceso, se realizan diferentes pruebas para determinar si existen fallos. En caso afirmativo, se buscan las causas.

3. Resultado

Se notifican las faltas encontradas, si las hubiera, junto con el plan diseñado para corregirlas. Si los estados financieros coinciden con los datos aportados por la empresa, el juicio emitido es “favorable”.

¿Qué ventajas tiene para las empresas una auditoría contable?

Las consecuencias de no realizar auditorías de gastos pueden traer consecuencias muy negativas: descontrol de los gastos, fraude interno, pérdida de competitividad…

Pues bien, el corregir a tiempo todos estos problemas es uno de los beneficios derivados de auditar las cuentas.

Más ventajas:

• Asegura la transparencia. Esto conduce a una gestión financiera más efectiva. Y en caso de necesitar financiación, será más fácil acceder al capital.
• Impulsa la eficiencia y la rentabilidad de las empresas.
• Mantiene la integridad financiera.
• Ayuda a prevenir fraudes corporativos y malversaciones de fondos.
• Fomenta la optimización de los flujos de trabajo y la reducción de costes.

Todo ello contribuye a fortalecer la confianza de clientes e inversores.

Auditoría digital: mejores resultados con menos recursos

¿Todavía sigues pensando que se trata de un proceso largo que implica lidiar con montañas de papeles?  Empleando la tecnología adecuada, es posible mejorar la calidad de las auditorías sin necesidad de aumentar la carga de trabajo de los equipos.

Gracias a las auditorías de gastos digitales, es posible comprobar automáticamente si los recibos están alineados con la política de gastos de la empresa. Y en caso de los viajes de negocios, identificar los gastos no reembolsables y sacar estadísticas sobre los patrones de gasto de los trabajadores desplazados.

Del mismo modo, estas herramientas ayudan a cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias.

El resultado es la obtención de informes muchos más completos, precisos y objetivos.

‍

‍

‍