Automatización del flujo de aprobación de gastos viáticos: Eficiencia y control en cada etapa
La validación de gastos empresariales puede ser un proceso rápido y sin complicaciones. O, al contrario, convertirse en un trámite tedioso que consume una gran cantidad de recursos. Esa es la diferencia entre la automatización del flujo de aprobación de gastos y continuar anclado en las tareas manuales.
No pierdas de vista que, en la gran mayoría de las organizaciones, cada gasto realizado debe pasar por un proceso de aprobación. Y en muchos casos, ese workflow implica la revisión de varios responsables.
La consecuencia: autorizaciones que se demoran varios días, reembolsos que tardan en llegar y fricciones entre colaboradores y responsables.
Este problema es especialmente notorio cuando hablamos de viáticos y gastos de viaje. La gestión no termina cuando el colaborador regresa a casa. Todavía tiene que hacer su reporte, enviarlo a revisión, esperar la validación y, finalmente, recibir su reembolso.
Cada uno de estos pasos involucra a distintas áreas dentro de la empresa, lo que puede generar retrasos, errores y costos operativos innecesarios.
Para simplificar este proceso, las empresas necesitan soluciones tecnológicas que permitan automatizar el flujo de aprobación de gastos.
¿Cómo implementar este tipo de soluciones? ¿Cuáles son las mejores? ¿Qué ventajas aportan? Te lo contamos a continuación.
Flujos de aprobación de gatos automatizados: ¿Qué son y por qué son clave?
Un flujo de aprobación es el proceso por el cual una solicitud de gasto pasa por distintas fases antes de ser aprobada y reembolsada.
Gracias a los workflow multietapa flexibles y adaptados a las necesidades de cada organización, los responsables de finanzas pueden configurar reglas de validación personalizadas, reducir la carga administrativa y minimizar errores.
¿Cómo funciona la automatización del flujo de aprobación de gastos de Okticket?
En este punto es importante recordar que cada empresa tiene sus propios requerimientos. Por tanto, siempre es mejor optar por soluciones flexibles, que se adapten a sus necesidades.
En Okticket somos conscientes de ello, y por eso ofrecemos flujos de aprobación personalizados. A la hora de definir el proceso de validación, se tienen en cuenta varios criterios: montos, categorías de gastos, jerarquía, ubicación, tipo de gasto, normativas ficales y contables, etc.
Casos de uso
Está claro que las necesidades de una persona física con actividad empresarial no son las mismas que las de una multinacional. Lo bueno de soluciones como Okticket es que se adaptan a todo tipo de empresas.
Así, por ejemplo, puede ocurrir que un pequeño negocio establezca que los gastos menores a MXN $5,000 sean aprobados automáticamente, mientras que los montos mayores requieran validación de un gerente.
En cambio, las corporaciones con uno control más estricto sobre los presupuestos probablemente necesite configurar múltiples niveles de validación antes de ser aprobado: supervisor, gerente de área, departamento de finanzas…
También se puede dar el caso de que una organización con equipos en distintas regiones decida asignar aprobadores según la sede o naturaleza del gasto (ejemplo: viáticos, representación, transporte).
¿Qué ocurre con las empresas que solicitan la validación en tiempo real de los viáticos? Okticket permite gestionar los gastos desde la propia aplicación.
Ventajas de contar con un workflow personalizado
En definitiva, contar con un flujo de aprobación personalizado como el que ofrece Okticket aporta una serie de ventajas:
- Flexibilidad total para configurar los flujos de aprobación según la estructura interna de cada empresa.
- Reducción del tiempo de aprobación de gastos y, en consecuencia, de los reembolsos.
- Control del presupuesto en tiempo real.
- Respeto de las políticas de gastos internas por parte de los colaboradores.
- Cumplimiento fiscal garantizado.
- Detección de errores y fraude interno.
Y además… Como te aseguras de que los comprobantes son correctos antes de validar el gasto, tienes la seguridad de que cumplen con los criterios del SAT.
¿Quieres más detalles sobre cómo nuestros flujos de aprobación personalizados pueden mejorar la gestión financiera de tu negocio? ¡Escríbenos y te lo contamos!
