Diferencias entre viáticos y gastos de viaje: Administración y fiscalidad

Seguro que sabes que una adecuada gestión de los viáticos y gastos de viaje puede significar grandes ahorros para tu empresa y una mejor administración fiscal. El problema está en que para optimizar su manejo es importante tener claro que “viáticos” y “gastos de viaje” no son lo mismo.

En México, ambos conceptos se utilizan indistintamente. Pero en realidad tienen ciertas diferencias, especialmente en el contexto fiscal y contable.

¿En qué se diferencian? ¿Cómo se gestionan? Comparamos ambos términos.

Diferencias entre viáticos y gastos de viaje profesionales

Para entender mejor las diferencias entre viáticos y gastos de viaje vamos a explicar sus peculiaridades conforme a cuatro variables: definición, componentes, fiscalidad y justificación

Definición

¿Qué son los viáticos?

Los viáticos son los recursos económicos que una empresa entrega a sus empleados para cubrir los gastos que se generan al realizar un viaje de negocios fuera del lugar habitual de trabajo.

El dinero se abona antes del viaje según el presupuesto establecido por cada empresa.

¿Qué son los gastos de viaje?

Los gastos de viaje son todos los costos incurridos durante un viaje realizado por motivos laborales, incluyendo no solo los viáticos, sino también otros costos asociados.

Como los gastos varían en función de cada desplazamiento y hay costos que no se pueden predecir, no necesariamente entran en un presupuesto determinado.  Es importante registrar cada uno de esos gastos para poder deducir y despreocuparse de los impuestos.

El colaborador tiene que reportar todos estos gastos cuando regrese del viaje.  

Componentes

A la hora de calcular los viáticos se tienen en cuenta tres conceptos:

• Alimentos: Gastos en comidas durante el viaje.
• Transportación: Gastos en medios de transporte (taxis, transporte público, alquiler de autos, etc.)
• Hospedaje

Por su parte, en los gastos de viaje se incluyen todos los componentes de los viáticos (alimentación, alojamiento, transportación). A estos hay que sumar otros costos adicionales durante de los viajes de empresa. Por ejemplo:

• Gastos de representación: Son aquellos valores que se le entregan al trabajador para que pueda desarrollar ciertas labores de protocolo comercial. Un ejemplo común son las invitaciones a clientes a comidas o eventos.
• Gastos menores: Propinas, llamadas telefónicas, etc.
• Materiales y suministros: Compras necesarias para la realización del trabajo.
• Otros gastos: aseo, vestimenta, pago de trámites, etc.
• Entretenimiento: eventos de team building o actividades de capacitación, por ejemplo.

Fiscalidad

Para que viáticos y gastos de viaje sean deducibles de impuestos, es necesario que ambos estén debidamente comprobados mediante documentos fiscales válidos (facturas).

Del mismo modo, todos esos gastos están sujetos a límites y requisitos fiscales específicos.

Justificación

También en este aspecto el tratamiento es el mismo. Tanto viáticos como gastos de viaje profesionales deben estar justificados como necesarios para la realización de las actividades laborales del empleado.

Para ello es importante conservar los tickets y facturas. El uso de aplicaciones móviles para escanear y almacenar comprobantes en tiempo real es lo ideal para cumplir con esta obligación.

Requisitos y limitantes para la deductibilidad de viáticos y gastos de viaje

Con la ley en la mano, vemos que viáticos y gastos de viaje deben ser comprobados con documentos fiscales válidos para ser deducibles. No obstante, pueden tener diferentes límites y requisitos específicos.

Para que estos gastos sean considerados como deducibles para el SAT, la actividad laboral deberá realizarse a más de 50 kilómetros del lugar oficial de trabajo.

Además, el colaborador que hace los gastos debe tener una relación laboral con la empresa y es imprescindible que presente un comprobante que cubra con todos los requisitos fiscales que el SAT solicita.

Importante recordar que solo se considerarán como deducibles los viáticos pagados con tarjeta de crédito o débito. Lo abonados en efectivo solo son deducibles hasta un límite de $2000MXN (artículo 27 fracción III de la ley de IRS).

Montos límite de viáticos deducibles

• Alimentación: $750.00 pesos por persona y día en México. En el extranjero sube a $1,500.00 pesos diarios.
• Hospedaje: En territorio nacional no existe un límite de gasto. Para el alojamiento fuera de México, el límite es de $3,860.00 pesos diarios.
• Renta de automóviles: el límite es de $850.00 pesos diarios.
• Kilometraje: La deducción no puede exceder los 93 centavos por kilómetro recorrido.
• Transportación: No existe un límite
• Seminarios y convenciones: Es necesario presentar un comprobante fiscal en el que aparezca el monto desglosado. De lo contrario, solo se podrá deducir el monto equivalente a los gastos de alimentación.

Claves para optimizar la gestión de viáticos

Una vez leído todo esto, no resulta extraño entender que controlar los viáticos puede llegar a ser complicado si no se cuenta con las herramientas adecuadas. De ahí la importancia de contar con herramientas de digitalización y automatización de gastos profesionales como Okticket.

Una foto es suficiente para que el gasto quede digitalizado y categorizado.

Además, Okticket se conecta con el SAT para recuperar las facturas a nombre de la empresa y reclamar las no recibidas.

Conclusión

Entender y gestionar correctamente los viáticos y gastos de viaje no solo facilita la administración interna de tu empresa, sino que también optimiza la deducción de impuestos y mejora la eficiencia operativa.

¿Tienes alguna pregunta sobre cómo implementar estas prácticas en tu empresa? ¡Déjanos tus comentarios o contáctanos para obtener más información!"

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