Cómo llevar un correcto control de viáticos empresariales: Optimiza la gestión y evita riesgos fiscales

Las informaciones de los últimos días apuntan a que los viajes de negocios en México crecerán un 9% en 2025. Dado que los desplazamientos de trabajo son parte fundamental de la estrategia empresarial, es necesario revisar periódicamente los mecanismos de control de viáticos empresariales.

No hace falta volver a explicar que un mal manejo de los gastos de viaje profesionales puede derivar en costos innecesarios, fraudes o incumplimientos fiscales que afecten la rentabilidad y el cumplimiento con el SAT.

A lo largo de este artículo, exploramos las mejores prácticas para gestionar viáticos de manera eficiente. ¿Preparado para posicionar tu organización a la cabeza en eficiencia financiera?

Control de viáticos empresariales: Cómo establecer una política de gastos de viaje eficiente y automatizadas

Sin una política de gastos de viaje clara y bien planificada difícilmente podrás llevar un control de viáticos eficaz. Recordamos los puntos clave que no pueden faltar en este documento:

Define montos máximos por destino

Lo recomendable es definir límites por categoría en función del destino. Ten en cuenta que un hotel en Ciudad de México no cuesta lo mismo que uno en Monterrey, por poner un ejemplo.

Algunas empresas incluso ajustan los montos según la jerarquía del empleado (ejecutivos, gerentes, operativos).

Establece un procedimiento claro de solicitud

También es importante que los empleados informen de cuándo tienen que avisar de que van a salir de viaje y de cómo deben hacerlo. Esto resulta especialmente útil en el caso de que soliciten un anticipo.

Dispón el proceso de reembolso

Este aspecto agrupa varias cuestiones delicadas porque no es raro que los colaboradores las pasen por alto.

Documentación requerida para justificar los datos

Para garantizar la deducción fiscal ante el SAT es necesario tener:

• Facturas electrónicas con RFC de la empresa.
• Tickets de transporte con folio y fecha.
• Comprobantes de alimentación y hospedaje que cumplan requisitos fiscales.

Una puntualización con respecto al cumplimiento de la normativa. La sanción por la emisión de comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) con datos incorrectos o sin cumplir con los requisitos van desde 450 hasta 670 pesos. Pero pueden llegar a superar los 112 mil pesos si se omiten complementos fiscales esenciales en las facturas.

Gastos reembolsables

Del mismo modo, conviene dejar claros qué gastos son reembolsables y qué gastos no lo son para evitar confusiones.

Flexibilidad de las políticas internas

Antes de pasar al siguiente punto, hay que señalar que las políticas de viáticos internas tienen que dejar margen para adaptarse a determinadas situaciones.

Imagínate, por ejemplo, que sale una reunión con un cliente de última hora y los billetes de avión son más caros de lo normal. O que hay una feria a la que el equipo de ventas tiene que asistir, pero esa semana hay un gran acontecimiento en esa ciudad que hace que los precios de los hoteles se hayan disparado.

Automatiza la gestión de viáticos y cumple con el SAT

La tecnología juega un papel fundamental para cumplir con las reglas de gasto internas. En este sentido, las herramientas de gestión de gastos y reservas pueden aplicar automáticamente las políticas de la empresa, evitando procesos manuales tediosos y errores administrativos.

Luego está el hecho de que los colaboradores demandan herramientas intuitivas que les facilite el reporte. Aquí entran en juego aplicaciones móviles como Okticket, que permiten a los usuarios capturar y subir comprobantes al momento, categorizando los gastos automáticamente.

A su vez, los equipos de back office pueden gestionar esos gastos en tiempo real: revisarlos, aprobarlos, conciliarlos… Incluso contabilizarlos de forma automática gracias a los conectores bidireccionales con los principales sistemas de gestión empresarial. También con agencias de viajes.

Gestión eficiente de viáticos con el módulo de solicitud de viajes de Okticket

Precisamente esta integración es interesante para sacar todo el partido al nuevo módulo de solicitud de viajes. Gracias a esta funcionalidad, los empleados pueden generar solicitudes indicando la información básica de cada viaje: fecha, destino, presupuesto…

Una vez aprobada la solicitud, la empresa tendrá visibilidad total de todos los conceptos que se van añadiendo a la hoja de gastos. De esta forma, pueden detectar en tiempo real las posibles discrepancias o cargos no autorizados.

Capacitación y auditoría: Claves para un control de viáticos eficiente

Importante también señalar que el éxito o fracaso del control de viáticos empresariales no depende solamente del área financiera. El compromiso de los viajeros de negocios también juega un papel importante.

Por este motivo deben contar con la formación necesaria tanto para comprender las reglas de gasto como para poder utilizar las tecnologías que se implanten.

Una buena idea puede ser hacer un simulacro de un viaje de negocios en el que los colaboradores tengan que realizar una solicitud, registrar los gastos y enviarlos a validación.

Además de todo lo dicho, realizar auditorías periódicas es clave para detectar irregularidades, optimizar recursos y asegurar el cumplimiento fiscal ante el SAT.

Conclusión

En definitiva, un adecuado control de viáticos no solamente es importante para proteger los recursos de tu empresa. También ayuda a mejorar la experiencia de los trabajadores y contribuye a evitar problemas legales.

Con Okticket, tu empresa podrá gestionar viáticos de forma rápida, segura y alineada con la normativa fiscal en México. ¿Lo vemos juntos?

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