Automatización de gastos para una gestión de viáticos más efectiva

La transformación digital ha venido a cambiar la forma en la que se trabaja. Con ella se han logrado eficientar procesos a distintos niveles, como la automatización de gastos, procesos de pago y facturación. Con ello se ha logrando que las compañías puedan trabajar de una manera más estratégica en su día a día. 

De acuerdo a AI Adoption Index 2023 (Índice Global de Adopción de inteligencia artificial de iBM 2023) el 42% de las empresas en Latinoamérica están implementado procesos de IA en su compañía. Otro 59% se encuentra estudiando la viabilidad de su implementación.

Con todos estos cambios, el Director Financiero ha dejado de ser un mero administrativo y gestor para convertirse en una figura de alta relevancia y estratégica dentro de la empresa. 

Considerando lo anterior, el CFO se vuelve un detector de tendencias, alguien que busca la forma de integrar la tecnología en la empresa para hacerla más rentable, competitiva y eficiente. 

Con esto en mente, nuestro protagonista tiene la misión de detectar en qué áreas la organización invierte mucho tiempo y analizar si es posible implementar una solución o herramienta tecnológica que permita emplear ese tiempo en tareas de mayor valor. 

Una de las actividades del día a día que suele consumir mucho tiempo tanto a los empleados como al CFO es la comprobación de gastos.

Cuando esta actividad no está automatizada, el empleado que pasa gastos y se encuentra fuera, tiene que invertir tiempo en el envío de reporte de viáticos y la recuperación de facturas. Mientras, el área administrativa tiene que revisar los gastos uno a uno, con el error humano que esto conlleva y finalmente verificar las facturas. 

En ambos casos, se estima que cada empleado, tanto el que pasa viáticos como el encargado de la comprobación de los mismos, invierte alrededor del 5% de su jornada laboral en esta actividad. Al año, esto supone más de 80 horas.

La importancia de implantar un software de gestión de gastos

Una solución para la problemática anterior es la implementación de un software de gestión de gastos. A través de la digitalización de los documentos, el uso de inteligencia artificial y la última tecnología, dicha herramienta automatiza todo el proceso de contabilización de viáticos. 

Al poner en marcha una herramienta de que automatiza el procedimiento de comprobación de viáticos, tanto la persona que pasa gastos como el CFO, se apoyan en la tecnología para hacer más eficiente cada proceso, ahorrar tiempo y tener mayor control del presupuesto evitando desviaciones.

En la actualidad existen diversas herramientas y soluciones que hacen frente a la contabilización de viáticos, cada una con diferentes funciones y nivel de adaptación para cada empresa. 

Un ejemplo de herramienta de reporte de gastos que es de utilidad para todo tipo de empresas (desde micropymes y pymes hasta los grandes corporativos), es Okticket. 

Como aplicación de gastos de viaje, Okticket permite tener todos los documentos, información y control de los viáticos en un mismo lugar para su fácil consulta en todo momento.

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Automatización de gastos profesionales para una administración más eficiente

Tener un control de los gastos de viáticos puede ser muy sencillo con ayuda de aplicaciones de automatización de gastos como Okticket. Entre sus ventajas se pueden encontrar: 

• Sincronización de gastos con un click.
• Mayor control sobre el presupuesto (se pueden establecer umbrales de gasto).
• Alertas personalizables de acuerdo a políticas de la compañía, en cuanto un gasto se sale de los establecido se alerta al momento. 
• Revisión de status de los gastos en todo momento desde la app.
• Recuperación de facturas.
• Aumento de deducibilidad. 

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¿Cómo facturar viáticos?

Con todo esto en cuenta, al utilizar un rastreador de gastos de negocio, se vuelve mucho más fácil y sencillo para el Director Financiero tener controladas y recuperar la totalidad de las facturas emitidas a nombre de la empresa y de esta manera poder llevar a cabo las deducciones correspondientes. 

En México, la ley del impuesto sobre la renta en el artículo 28, detalla los gastos que pueden ser considerados viáticos y los requisitos para que estos sean deducibles.

Viáticos deducibles

Siguiendo la normativa, se consideran viáticos deducibles: alimentación, renta de automóviles, gastos de hospedaje y gastos relacionados con transporte (gasolina, taxis), por lo que es importante que el CFO o la persona encargada de estos trámites incluya el asiento contable de gastos de viaje o asiento contable de viáticos para que la deducción se haga de forma correcta. 

Tanto el sector privado como el sector público tienen que seguir las mismas regulaciones para la deducción de estos gastos, aunque pueden diferir un poco en enfoques.

La contabilidad gubernamental se rige por la Ley General de Contabilidad Gubernamental y los acuerdos emitidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), por lo que el asiento contable de viáticos sector público, tendrá que registrarse de acuerdo a estas leyes. 

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Tips para evitar errores en la validación de facturas

Cuando llega el fin de mes, el CFO tiene que hacer una revisión de facturas y tomar en cuenta los siguientes límites de gasto para comprobar que sí puedan ser considerados viáticos: 

• Alimentación en México: $750.00 pesos diarios por persona.
• Alimentación en el extranjero: $1,500.00 pesos diarios por persona (tiene que acompañar la comprobación con gasto de hospedaje o transporte).
• Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos diarios en México y en el extranjero.
• Hospedaje en el extranjero: $3,850.00 pesos diarios por persona.
• Hospedaje en México: no hay límite.

Pagos en efectivo, solo hasta un máximo de $2,000 pesos, exceptuando combustibles y transporte, cuyo importe debe ser abonado mediante tarjeta. 

Una vez hecha esta revisión, es importante hacer la validación de cfdi mediante un verificador cfdi avalado por el SAT para comprobar la autenticidad de todas las facturas y evitar contratiempos. 

Conclusiones finales

Finalmente, aunque el sistema de gestión de viáticos es algo que tiene muchas regulaciones y comprobaciones de por medio, una vez conociendo la ley y sus limitaciones, el Director Financiero puede hacer uso de una aplicación de automatización de gastos profesionales.

Al utilizar una herramienta de este tipo el CFO puede simplificar los procesos internos, aumentar la eficiencia, deducibilidad, evitar el error humano y que tanto él como las personas que pasan gastos puedan dedicar más tiempo a tareas estratégicas dentro de la empresa. 

Conoce más sobre Okticket aquí.