Claves de la digitalización empresarial en pymes
Las novedades tecnológicas han traído grandes avances para las compañías, especialmente en digitalización empresarial. Esto ha ayudado a las organizaciones a mejorar sus procesos en todos los niveles.
En el caso de la transformación digital, las empresas grandes son quienes mejor han podido adaptarse ya que suelen contar con departamentos especializados y un gran presupuesto para implantaciones tecnológicas.
Pero, ¿qué pasa en el caso de las pymes?
A las pequeñas y medianas empresas les puede resultar más complicado actualizarse constantemente, estar al tanto de las novedades tecnológicas y por ende, implementarlas, lo que puede resultar en una desventaja frente a la competencia.
Nuevas herramientas tecnológicas y su impacto
La digitalización se refiere al proceso de transformar en profundidad una empresa utilizando las últimas soluciones digitales que ayuden a la organización a ser más eficiente en su día a día.
Según un informe realizado en 2023 por IDC en conjunto con Docusign, el 47% de las organizaciones en América Latina estaban en búsqueda de nuevas herramientas de última tecnología para implementar.
Cuando las pymes llevan a cabo un plan de desarrollo tecnológico de acuerdo a la naturaleza de su compañía, pueden encontrarse con las siguientes ventajas competitivas:
- Atracción de mayor número de clientes
- Sencillez en procesos de pago
- Comodidad para que los clientes hagan compras
- Trazabilidad
- Mayor organización de documentos
- Disponibilidad de la información en todo momento y lugar
- Posibilidad de vender internacionalmente
- Automatización
- Optimización de recursos
- Aumento de eficiencia
Digitalización empresarial paso a paso
Para que una pyme pueda llevar a cabo un plan de digitalización exitoso, primero tiene que hacer un análisis de lo que quiere lograr para tener claras las necesidades a cubrir.
Recomendamos que responda a las siguientes preguntas:
- ¿Cómo funciona mi compañía ahora mismo?
- ¿Qué procesos podrían mejorar?
- ¿Cuál es mi mayor problema hasta el momento? ¿Cómo podría solucionarlo?
- ¿Tengo la impresión que ciertos procesos están tomando más tiempo del que deberían?
- Si tuviera una varita mágica, ¿qué transformaciones realizaría en mi empresa para que funcionara de manera ideal?
- ¿Cuál es mi presupuesto?
Una vez respondidas las cuestiones anteriores y habiendo hecho un análisis de las necesidades y expectativas es momento de tomar acción.
6 pasos para implementación de transformación digital empresarial
Teniendo en cuenta las necesidades a cubrir y el rumbo a tomar, es momento que la empresa se decante por una o varias soluciones para hacer frente a la problemática presentada.
Con todo esto claro, los pasos a seguir serían:
- Consultar a un experto y/o buscar las plataformas que se adapten a los objetivos.
- Tener claras las metas a lograr a corto y mediano plazo, trazar un plan medible para llegar a ellas.
- De la ayuda del experto, implementar las nuevas plataformas en toda la compañía.
- Capacitación a los empleados para que todos conozcan el funcionamiento y puedan aprovechar al máximo las ventajas de la nueva tecnología.
- Revisión a los 6 meses para asegurar que todo funciona como estaba planeado, al hacer esto se pueden encontrar nuevas áreas de oportunidad donde implementar nuevas plataformas.
- Formación continua para los colaboradores, de esta forma se asegura sacar el máximo provecho de las herramientas implementadas.
Software de gestión de gastos, una herramienta de fácil incorporación
Para aquellas pymes que no saben por dónde comenzar en su plan de transformación digital, una opción sencilla, económica y fácil de utilizar es una herramienta de reporte de gastos.
A través de ella, las empresas pueden no solo eficientar procesos, ahorrar tiempo y tener más control del presupuesto, sino también tener todos los documentos siempre a mano y disponibles de forma digital, evitando pérdidas de documentación importante.
Okticket, aplicación de gastos de viaje
Una de las herramientas que ayudarán a las pymes en su proceso de puesta en marcha de nuevas plataformas digitales es Okticket, plataforma de automatización de viáticos.
Entre las ventajas que las empresas podrán encontrar al implementar un software como Okticket se encuentran:
Automatización de gastos profesionales
Los empleados emplean alrededor del 5% de su jornada laboral en trámites de recuperación de viáticos. Al hacer este trámite de forma automática, los colaboradores pueden destinar este tiempo a tareas de mayor valor y evitar el error humano.
Facturas y tickets de pago disponibles online
Todos los documentos de contabilización de viáticos como: facturas, tickets o cfdi, están disponibles en cualquier momento y lugar desde la plataforma web. No hay más pérdida de información importante.
Integración con el sistema contable actual
Okticket se integra con el sistema contable que esté utilizando la empresa. Suma esfuerzos con el software de contabilidad para ofrecer la información más detallada y actualizada sobre los gastos profesionales.
Si quieres conocer más a fondo cómo puede ayudarte Okticket, clica aquí.
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