Razones para usar una herramienta de reporte de gastos para aumentar la rentabilidad empresarial

El tema económico en una empresa lo es todo, ya que va a predisponer las actividades que pueda realizar: compra de insumos, marketing, contrataciones, ampliación de local, etc. Por lo que es aconsejable contar con una herramienta de reporte de gastos para mantener un mejor control de las finanzas corporativas. 

Cuando una organización no cuenta con un software de gestión de gastos, se vuelve más vulnerable a tomar decisiones erradas por falta de información y por ende acaba siendo más reactiva a las situaciones que se le presentan. 

¿Cuáles son las desventajas de no contar con un control del presupuesto empresarial? 

• Poca posibilidad para realizar estrategias de precio eficaces: Como los precios de venta consideran los costos de producción, si no se tienen claros los costos fijos ni la inflación, no se pueden establecer precios competitivos. 
• No se puede medir la eficiencia: Al no tener claros todos los gastos de la empresa, se vuelve poco probable poder establecer una táctica para eficientar el uso de recursos y por ende utilizarlos donde sean más necesarios. 
• Desconocimiento de la rentabilidad: Cuando la empresa desconoce sus beneficios, no puede establecer ni estrategias para continuar creciendo, ni tampoco sabrá en qué punto se encuentra para la toma de decisiones.

Influencia de nuevas tecnologías en funciones corporativas y finanzas empresariales 

Con la llegada de la transformación digital, tanto los procesos como los roles dentro de la empresa han ido cambiando. Por un lado se busca la eficiencia y por el otro contar con profesionales polifacéticos que vayan más allá de la operación, adentrándose en la estrategia empresarial. 

El primero de los mayores cambios que se han dado dentro de las organizaciones sería la utilización de herramientas de última tecnología que ayudan a automatizar procesos, especialmente aquellos relacionados con el control del presupuesto. 

La segunda mayor transformación son los roles dentro de la empresa. En estos tiempos se necesita que los colaboradores tengan un alto grado de adaptabilidad, sean polivalentes, proactivos, analicen y propongan distintas formas de hacer las cosas en vez de solo operar. 

Teniendo esto en cuenta, uno de los roles que más ha cambiado en los últimos años es el del CFO, ya que ha pasado de ser un mero administrador a un estratega que trabaja mano a mano con el CEO para dirigir el rumbo de la empresa y proponer mayor optimización de recursos. 

Competencias del CFO del siglo XXI

El Director Financiero actual tiene la responsabilidad de adelantarse a las situaciones, de conocer a fondo el sector y los factores macroeconómicos que le pueden afectar. 

De cara a la empresa, este directivo 360º puede aportar: 

• Amplio conocimiento del sector.
• Control de los procesos de producción y sus costos.
• Estrategias para mejorar la rentabilidad y ajustar el presupuesto.
• Integración con las nuevas tecnologías a fin de que la compañía sea más eficiente. 
• Mejorar la competitividad y crecimiento a largo plazo. 
• Planificación de estrategias de ampliación de capital. 

Principales problemáticas a las que se enfrenta el Director Financiero

Nuestro directivo ha pasado de tener en su totalidad funciones de control de capital, viáticos, comprobaciones de gastos y facturas a tener que hacer eso más la parte de estrategia financiera, análisis a fondo de balances, estados de cuenta, formas de optimización de recursos, plan de ampliación de capital y mucho más. 

¿Qué problemática viene con esto? 

Si la empresa no está digitalizada, el CFO seguramente estará trabajando a marchas forzadas, horas de más e incluso existe una gran posibilidad de cometer errores humanos, dado que no se da a basto con las nuevas funciones que tiene que realizar.  

Herramienta de reporte de gastos para incrementar las ventajas competitivas

Con lo anterior en mente, el CFO puede apoyarse de distintas soluciones tecnológicas para hacer su trabajo más eficiente, estar menos abrumado por realizar las funciones de comprobación de viáticos y facturas al poder realizarlas de forma sencilla e intuitiva desde un software de gestión de gastos. 

Al utilizar un rastreador de gastos de negocios, el Director Financiero podrá beneficiarse de distintas maneras: 

• Ahorro de tiempo: tanto el CFO como la persona que pasa gastos invierten el 5% de su jornada laboral (más de  80 horas anuales) en comprobación de gastos. Implementar una herramienta de este tipo supone un ahorro considerable de tiempo operativo. 
• Eficiencia de procesos: Al poner en marcha una aplicación de gastos de  viaje, los procedimientos de comprobación de cada gasto se vuelven más simples y automatizados, haciendo uso de la tecnología para evitar el error humano. 
• Mayor control del presupuesto y aumento de rentabilidad: Tener un sistema de automatización de viáticos permite tener información 24/7 sobre los gastos generados y por ende tomar acción creando estrategias para maximizar los beneficios.

Una herramienta de reporte de gastos que puede ser utilizada por el Director Financiero es Okticket, a través de ella el directivo no solo logra tener un mayor control en su contabilización de viáticos, sino que también ahorra tiempo y puede aumentar su deducibilidad con la función de recuperación de facturas. 

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