Software de gestión de gastos, un aliado del Director Financiero

Con la tecnología, la gestión de gastos de viaje se ha convertido en una labor más sencilla y eficiente para las empresas. Gracias a esto, el CFO puede invertir un menor tiempo en comprobaciones de viáticos. 

Se observa que la transformación digital empresarial está en aumento. Tanto a nivel mundial como en Latinoamérica, cada vez son más las organizaciones que buscan implementar nuevas tecnologías en sus procesos diarios. 

De acuerdo al informe “think digital” de Inesdi Business School. México es uno de los países líderes en transformación digital a nivel Latam, con un 73% de empresas que iniciaron procesos de digitalización en 2023. 

¿Cómo se benefician los viajes de negocio con la automatización de viáticos? 

Los viajes de negocios siempre han sido una necesidad para las organizaciones. Ya que permiten afianzar relaciones, hacer networking y cerrar acuerdos. 

Anteriormente, sin el uso de plataformas web, la contabilización de los gastos de viaje podía ser un verdadero dolor de cabeza. Tanto para el Director Financiero como para la persona que estaba constantemente pasando gastos.

Entre las principales problemáticas encontramos: 

• Error humano 
• Mucho tiempo invertido
• Poco control de los presupuestos
• Fraudes y malos manejos de los viáticos

Sin embargo, aquellas empresas que ya han implementado una herramienta de automatización de gastos profesionales, ahorran más de 80 horas anuales por empleado. Tiempo que puede ser invertido en tareas de mayor valor. 

Llevar a cabo un control de gastos profesionales en pleno siglo XXI no tiene que ser una labor complicada o una tarea donde los colaboradores o el CFO tengan que invertir mucho tiempo. 

Gracias a la tecnología, cuando se implementa una herramienta de reporte de gastos, el proceso de contabilización de los mismos se vuelve más sencillo.

¿Cómo llevar un control de viáticos? 

Dentro de este contexto, es importante que el Director Financiero establezca una política de gastos. La cual puede incluir: 

1. Formato en el que los gastos tienen que ser entregados al CFO.
2. Política de tiempos de envío de comprobantes y plazo de aprobación.
3. Normas sobre recepción de facturas a nombre de la empresa. 
4. Informe sobre los gastos que son considerados viáticos y los que no. 
5. Información sobre tipo de pagos y reembolsos: pagos que se pueden realizar en efectivo, uso de tarjeta de empresa o personal. 
6. Reglas sobre el uso de tarjeta de empresa (si aplica). 
7. Topes de gasto por rubro y gastos que no se reembolsan. 

¿Cómo se contabilizan los gastos de viaje?

Este tipo de gastos pueden ser contabilizados de distintas formas, aunque siempre se debe de partir de la base: gastos que son considerados viáticos y los que no lo son. 

Gastos viáticos

• Alimentación
• Hospedaje
• Transporte: renta de vehículo o uso de transporte público.
• Gasolina

Gastos que no son viáticos

• Bares, casinos o discotecas
• Regalos, souvenirs o artículos personales
• Servicios médicos, dentales o estéticos
• Multas infracciones o sanciones
• Propinas excesivas o injustificadas

¿Cómo puede el CFO hacer una mejor gestión de viajes y gastos?

Para llevar a cabo una correcta organización de los viajes de empresa y el presupuesto para cada uno de ellos, es necesario tener presente la normativa para este tipo de gastos. 

En el caso específico de los gastos profesionales, la ley establece que para ser considerados viáticos tienen que cumplir con las siguientes condiciones: 

• Se tienen que producir a más de 50 kilómetros de distancia de la zona de trabajo del colaborador.
• Los gastos efectuados tendrán que venir con la factura correspondiente en el caso de México o con un recibo en el caso de otros países. 
• Solo el 20% de los gastos efectuados en México puede no presentar factura.
• Cuando se realice un reembolso de viáticos a un colaborador, este tiene que tener relación laboral con la empresa (ya sea como empleado o prestador de servicios). 

Gestión de gastos de viaje en México

Cada país tiene una normativa diferente en lo que se refiere a la contabilización de viáticos. En el caso de México el organismo encargado de su regulación es el SAT.  

‍¿Cuándo son deducibles los gastos de viaje?

Para que estos puedan ser deducibles para la empresa, es importante considerar los límites establecidos por SAT en viáticos.

A continuación los detalles: 

• Alimentos en el extranjero: $1,500.00 pesos diarios por colaborador (para que la comprobación sea válida tiene que venir con la nota o factura de hospedaje o transporte).
• Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos al día en México y en el extranjero.
• Alojamiento en el extranjero: $3,850.00 pesos diarios por colaborador.
• Alojamiento en México: no existe un límite de gasto.

¿Cómo se facturan los gastos de viaje?

De acuerdo a la normativa del SAT, los gastos relacionados con viajes de negocios tienen que ser desembolsados en su mayoría con tarjeta (ya sea de empresa o personal). 

Todo pago de combustibles y transporte tiene que ser abonado íntegramente con tarjeta para que sea deducible. 

Para los demás gastos, pueden ser pagados en efectivo hasta un máximo de $2,000 pesos, sino no serán considerados deducibles. 

Una vez realizados los desembolsos, el empleado tiene que solicitar la factura de los mismos lo antes posible. De esta forma se evitan problemas en su emisión y se garantiza la máxima deducibilidad al recuperar la totalidad de facturas.

El aliado del control de presupuesto: software de gestión de gastos de viaje

Una forma ideal de mantener en control los viáticos, tanto en la parte administrativa como en la de deducibilidad es implementando un software de gestión de gastos como Okticket. 

Entre sus ventajas se encuentran:

• Control de gastos desde un único lugar: toda la información se encuentra visible desde una única plataforma. Se pueden revisar los gastos en tiempo real.
• Sincronización bancaria: la función de conciliación permite emparejar los documentos enviados a aprobación con los estados de cuenta. El CFO ya no tiene que revisar gastos uno a uno.
• Recuperación de facturas: característica primordial para aumentar la deducibilidad. Al implementar esta funcionalidad el empleado se olvida de dar seguimiento a la factura. ¡Okticket hace el trabajo!
• Alertas personalizadas: gracias a esta propiedad el Director Financiero establece en la plataforma las políticas de gasto de la empresa. De esta forma se evita que se realicen gastos erróneos, fuera de presupuesto y no deducibles. 

Si aún no cuentas con un software de gestión de gastos, conoce Okticket aquí.

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