¿Tienes muchos empleados que pasan viáticos? ¡Esto te interesa!
La gestión de viáticos y gastos corporativos es una labor que usualmente requiere mucho tiempo, tanto del empleado que está en viajes de negocio y constantemente pasando gastos, como del CFO o la persona encargada de recabar la veracidad de esos gastos, pagarlos y llevar las cuentas al día.
El nuevo CFO o Director Financiero tiene labores de mayor importancia en la compañía, que van un paso más allá de las tareas contables que se encomendaban anteriormente, entre las que se encuentran: planeación estratégica, gestión de riesgo, previsión, desarrollo de plan financiero a largo plazo, entre otras.
Tomando en cuenta lo anterior, es de entender que el Director Financiero no pueda estar revisando a detalle y comprobando los gastos de viáticos de los empleados, ya que tiene tareas de mayor relevancia que atender.
Las ventajas de una app para gestionar viáticos
¿Qué sucede entonces con aquellas empresas que tienen empleados constantemente pasando viáticos?
Con la llegada de la transformación digital es fácil encontrar nuevas soluciones tecnológicas que permiten automatizar el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos, permitiendo a las empresas mejorar su productividad al ahorrar tiempo (hasta un 5% de la jornada laboral del empleado) y dinero (mayor control de los viáticos, mayor deducibilidad).
Al implementar una solución de gestión de viáticos y gastos corporativos, todos los empleados de la empresa pueden dedicar más tiempo a tareas estratégicas de la compañía, permitiendo que la tecnología haga el trabajo de digitalización.
Actualmente existen muchas soluciones de automatización de gastos corporativos, una de ellas es Okticket, plataforma que cuenta con un potente motor de reconocimiento, que permite digitalizar los gastos en segundos.
Otra de las ventajas de Okticket es que se puede realizar el pago con cualquier método (efectivo, tarjeta de débito o crédito) y el gasto quedará debidamente registrado. Adicionalmente, otra de sus características es la conciliación bancaria, lo que implica que cualquier gasto registrado en la app puede ser sincronizado con el gasto de la tarjeta en segundos. De esta forma, el CFO o Director Financiero no tiene que revisar nunca más gasto por gasto. Además, en caso de cualquier irregularidad, el sistema notifica la incidencia.
Los retos del CFO
¡Más control del dinero, más libertad para todos!
Otro de los grandes problemas del CFO es cuadrar las cuentas y asegurarse que no se perdió ningún peso. Esto era complicado si se realizaban pagos en efectivo y se perdían las notas o facturas.
Sin embargo, con Okticket, llevar a cabo un mejor control del dinero es tan fácil como dar un click. A través de la plataforma, el Director Financiero puede establecer límites de gasto para cada uno de sus empleados, incluso componer una lógica personalizada de gastos según la política de la empresa. De esta forma, cualquier gasto que se salga de esta norma se alertará al instante.
¿Qué pasa con las facturas?
Otro de los mayores retos, tanto para el empleado que está fuera en viajes de negocio como para el CFO. ¿Cuántas facturas no se recuperan al mes? ¿Cuántos tickets se pierden, haciendo imposible pedir la factura? ¿Cuánto tiempo se invierte al mes en realizar cada factura de forma manual?, ¿Cuánto en corroborarla?
La respuesta es…¡mucho tiempo!
Sin embargo, Okticket, ¡tiene una buena noticia! Puede reclamar la factura por ti, rastrear todas las facturas a nombre de tu empresa y reclamar las no recibidas, además de comprobar la veracidad de cada una con el SAT.
Con todas estas ventajas, estarás pensando… ¿Cómo no implementé Okticket antes? Ha llegado el momento de que aproveches la transformación digital actual e implementes soluciones que te permitan eficientar tiempo y recursos, como lo es Okticket.
Para conocer más de Okticket, da click aquí.
