Transformación Digital: Paso a paso de la Facturación Electrónica en México
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La Transformación Digital y la aplicación de nuevas tecnologías en todos los sectores, piden que haya una modernización en los procesos y formas de hacer las cosas para evitar errores y lograr más eficiencia en el día a día.
En el caso de la facturación en México, desde hace unos años, se han implementado las nuevas tecnologías para tener un sistema 100% digitalizado para la recepción y creación de facturas, haciendo que el procesos sea más sencillo para la población en general.
Para que cualquier gasto realizado por una empresa en México o en nombre de ella, como los generados por los empleados que salen mucho de viaje, sea deducible de impuestos se tienen que cumplir ciertos requisitos, entre los que se encuentran: cumplir lo estipulado sobre los viáticos que se encuentra en el artículo 28 de la ley del impuesto sobre la renta y realizar la factura electrónica correspondiente.
Desde el 1 de enero de 2023, entró en vigor la factura 4.0 (CFDI 4.0), estas facturas son un nuevo formato del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), que deben emplear los contribuyentes para expedir sus facturas electrónicas y otros documentos relacionados. Este nuevo formato implica cambios en los datos fiscales que se deben recopilar y nuevas reglas para la cancelación de facturas.
Las facturas 4.0 incluyen nuevos datos obligatorios tanto del emisor como del receptor, como el código postal, el régimen fiscal, el correo electrónico y el número telefónico. También se incorporan nuevos catálogos de productos y servicios, formas de pago, unidades de medida y claves de país.
El proceso para facturar en México es relativamente sencillo, los pasos son los siguientes:
- Se realiza una compra/ gasto deducible para la empresa.
- Se solicita el ticket para facturar.
- Se accede a la página web que viene indicada en el ticket para realizar la factura.
- Se ingresan todos los datos requeridos que vienen en el ticket de compra: folio, total, hora, número de ticket, etc.
- Se ingresan los datos fiscales de la empresa y tipo de gasto.
- Se da click en facturar.
- Se puede descargar la factura inmediatamente o la misma se envía por correo electrónico en formato PDF y XML.
Puede ser que a veces haya problemas para realizar la factura digital, ya que venció el tiempo para realizarla, la compra fue a fin de mes y la factura no se realizó ese día, error en el ticket, etc.
Por lo tanto es importante revisar las políticas de cada empresa en cuanto a facturación, usualmente se encuentran en el ticket de compra donde se proporcionan los datos para realizar la factura. De cualquier forma es recomendable solicitar la factura lo antes posible para evitar contratiempos en la emisión de la misma por cierre de mes o vencimiento del plazo para facturar.
Por último, para verificar que las facturas electrónicas son correctas y validadas por el SAT res recomendable descargar la aplicación oficial del SAT: Verificador SAT. Esta permite, escaneando el código de la factura, saber si está homologada o no.
Si en algún momento se tuviera que realizar alguna queja hacia una empresa que no expide factura en tiempo y forma, el organismo encargado para solicitar ayuda es: La Procuraduría en Defensa el Contribuyente (PRODECON).
La transformación digital que tu empresa necesita
Al día de hoy, fecha en que la transformación digital ha llegado a diferentes sectores, se cuentan con diversas soluciones tecnológicas que permiten a las empresas llevar a cabo las gestiones de gastos de forma automatizada, ayudando a ahorrar tiempo y recursos.
Una de estas soluciones es Okticket, SaaS que digitaliza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos, permitiendo automatizar todo el proceso de gastos de empresa desde un mismo lugar.
Una de las características diferenciales de Okticket es que permite la reclamación y verificación de facturas, la app solicita y rastrea las facturas por el usuario, reclamando las no recibidas. De esta forma los empleados ahorran tiempo en esta gestión y el área administrativa recibe en tiempo y forma la factura, lo que aumenta su deducibilidad.
Otra de las características de Okticket es la validación de las facturas con el SAT, por lo que se puede tener completa seguridad de que cada factura subida por Okticket está verificada. Por último la app, se conecta con el ERP de tu empresa para que la factura quede contabilizada, sin que tengas que mover un dedo… parece magia, pero… ¡es tecnología!
Es momento de hacerte de todas las herramientas que la transformación digital te provee para mejorar los procesos y aumentar la deducibilidad de tu empresa.
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