Verificación de comprobantes fiscales digitales (CFDI): Herramientas y Métodos

Tener en orden las facturas creadas a nombre de la empresa y generar una correcta verificación de comprobantes fiscales digitales (CFDI) permite deducir mayores impuestos y evitar multas. Llevar a cabo la verificación de este documento es muy sencillo, ya que se hace directamente desde la página del SAT.

 Conoce todos los detalles y las ventajas de verificar tus facturas en este artículo.

¿Qué es la validación de facturas y cómo funciona?

La validación de CFDI garantiza que cada uno de estos comprobantes estén correctamente registrados ante el SAT. Acción relevante para el cumplimiento de las obligaciones fiscales y generar las deducciones de impuestos correspondientes.

Antes de verificar una factura, es recomendable contemplar ciertos puntos a la hora de emitirla, conócelos:

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Primer paso: reclamación CFDI  

Cuando un colaborador se encuentra viajando por negocios, una de las cosas a tomar en cuenta en cada pago de comida, transporte, gasolina y hospedaje, es la solicitud de un ticket para facturar. 

Este ticket es distinto a uno de compra, ya que incluye todos los datos necesarios para poder generar la factura. Aquí los pasos para recuperarla: 

1. Entrar a la página web que indica el ticket.
2. Ingresar los datos de facturación de la empresa: RFC, dirección fiscal, nombre, etc. 
3. Llenar los datos referentes a la compra: cantidad pagada, tipo de pago, sucursal, día, hora, etc. 
4. Seleccionar el tipo de pago utilizado: tarjeta (débito o crédito), efectivo.
5. Indicar el uso de CFDI.
6. Ingresar el correo electrónico donde se quiere recibir la factura. 
7. Una vez recibido el correo: descargar la factura y guardarla donde corresponda.  

Las claves: verificación de facturas

Una vez se cuenta con el CFDI y el colaborador ha registrado sus gastos de viáticos y los ha enviado a aprobación, es de vital relevancia para el CFO verificar ciertas cuestiones para asegurar que las facturas son válidas. 

Entre los puntos esenciales a revisar, se encuentran: 

• Datos de la empresa: asegurar que el RFC y demás datos estén bien escritos.
• Uso de CFDI: comprobar que sea el correcto. 
• Tipo de gastos: asegurar que los comprobantes corresponden a compras que son consideradas viáticos.
• Cantidad: verificar que las cantidades de las facturas sean las estipuladas para el gasto en viáticos de acuerdo a la ley del impuesto sobre la renta. 
• Verificación SAT: una vez comprobado todo lo anterior, la factura debe ser verificada ante el sistema de SAT. De esta forma se asegura su validez. 

¿Cómo verificar las facturas ante el SAT?

Realizar la verificación de cualquier CFDI es muy sencillo, solo hay que seguir los siguientes pasos: 

1. En el CFDI localizar el folio fiscal y RFC del emisor y receptor.
2. Acceder al portal de SAT.
3. Ingresar los datos solicitados y dar click en verificar CFDI.
4. Resultados: Si es favorable, saldrá el comprobante de validez. Si la factura no se encuentra registrada, el sistema mencionará que no cuenta con el registro en los controles del SAT. 
5. Impresión de comprobante de validez: El Director Financiero puede optar por imprimir o exportar en pdf esta verificación como respaldo. 

Llenado correcto de CFDI SAT para garantizar deducciones  

Entre los contratiempos que se encuentra el Director Financiero a la hora de corroborar los gastos en viáticos, se encuentra el mal llenado de los formularios de facturación. Esto disminuye la posibilidad de deducir impuestos. 

Puntos a considerar para completar correctamente el formato de comprobante fiscal digital:

• Tomar en cuenta las fechas de facturación. Cada comercio tiene las suyas y es importante realizar el CFDI dentro del periodo. 
• Revisar que la página de facturación sea la oficial y esté protegida. Punto importante, ya que se maneja información sensible. 
• Escribir correctamente todos los datos solicitados a nombre de la empresa: RFC, nombre, dirección, teléfono, etc. 
• Forma de pago: tomar especial atención en este punto para las deducciones de impuestos. Tiene que corresponder con la realidad.
• Uso de CFDI: Existen muchos usos de CFDI y es común confundirse. Es ideal que el CFO elabore una guía para que los colaboradores sepan que uso atribuir a cada comprobante. 

‍Consideraciones para garantizar una óptima deducción de impuestos

De la mano del punto anterior, es imprescindible que el Director Financiero conozca a fondo las regulaciones en materia de viáticos. 

Aquí destacamos lo más importante:

Gastos que son considerados viáticos

 De acuerdo a la Ley del Impuesto sobre la renta, artículo 28, se consideran este tipo de gastos: 

• Hospedaje
• Alimentos 
• Transporte: renta de automóvil, taxi, avión, etc
• Gasolina 

Restricciones

• No es considerado viático un gasto que se haga a menos de 50 kms de la dirección fiscal de la empresa. 
• Gastos de alimentación en el extranjero. Tienen que venir acompañados de nota de hospedaje o transporte. 
• La persona a la que se le paga el gasto, debe tener una relación laboral con la empresa. 
• El 20% de los viáticos podrá no presentar factura (dentro del ejercicio fiscal). 
• Pagos en efectivo, hasta 2,000 pesos. Exceptuando gasolina y transporte que se exigen sean pagados en tarjeta. 

Límites de gasto en viáticos

En México:

• Alimentación: $750.00 pesos diarios por persona.
• Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos.
• Hospedaje: sin límite 

Fuera de México:

• Alimentación: $1,500.00 pesos al día por persona.
• Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos.
• Hospedaje: $3,850.00 pesos al día por persona.

¿Qué sucede si un colaborador se excede en el gasto? 

En este caso, el gasto ya no es deducible por medio de factura CFDI. Recomendamos consultar al contador el caso específico para valorar acciones. 

‍Software de gestión de gastos: aliado en verificación de comprobantes fiscales digitales

Gracias a la implementación de nuevas herramientas tecnológicas dentro de las empresas. Tanto los Directores Financieros como las personas que pasan gastos, pueden ahorrar tiempo en la verificación y recuperación de CFDI.

Una gran opción es Okticket, aplicación de gastos de viaje. Esta herramienta permite: 

• Recuperar y validar comprobantes fiscales digitales.
• Sincronización bancaria con un click.
• Alertas. Se pueden personalizar para que los gastos pasados a aprobación cubran los requerimientos de la ley en viáticos. 
• Control de viáticos 24/7 desde una única plataforma. 

¿Quieres conocer cómo te puede ayudar Okticket? Da click aquí.

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