Administración de gastos de kilometraje: ¿Cuál es el precio en 2025?

¿Utiliza su carro personal para traslados laborales? Si la respuesta es afirmativa, lo normal es que reportes los kilómetros recorridos para obtener el reembolso. De hecho, la administración de gastos de kilometraje es una parte fundamental para la adecuada gestión de viáticos.

¿Por qué es importante la gestión de kilometraje?

• Para cumplir con las normativas fiscales específicas, las empresas deben asegurarse de que los registros de kilometraje son precisos y verificables. De esta forma, evitan sanciones y garantizan la deducibilidad de estos gastos.
• Los registros detallados y conforme a las normativas del SAT permiten maximizar las deducciones fiscales.
• Para los empleados, la transparencia en la política de kilometraje y su correcta aplicación aseguran que sean compensados de manera justa por el uso de sus vehículos. El resultado es un ambiente laboral más armónico y el incremento de la satisfacción laboral.
• Las empresas tienen un mejor control sobre los viáticos. Con ello, se facilita la planificación financiera, la asignación de presupuestos y la toma de decisiones estratégicas.

¿Conoces las normas sobre el reembolso por kilometraje en México para el año 2025? ¿Cómo deben las empresas manejar estos costos? ¿Es obligatorio reportar los reembolsos recibidos?

Las compensaciones por viajes de trabajo, incluidos los subsidios por kilometraje, generan muchas interrogantes. A continuación, resolveremos las dudas más comunes.

¿A cuánto pagan el kilometraje las empresas?

En México no existe ninguna ley que establezca el valor del kilometraje. Por tanto, este puede variar en función del rol del colaborador y de las políticas de gastos internas.

No obstante, lo más habitual es que las organizaciones establezcan tarifas competitivas para compensar adecuadamente los costos derivados del uso del vehículo personal en actividades laborales.

Tras analizar diferentes informes, se puede decir que las empresas mexicanas abonan entre $0.50 y $1.00 MXN por kilómetro recorrido.

Cálculo de gastos por kilometraje

A la hora de calcular el kilometraje, las empresas consideran diferentes elementos:

• Costo de combustible.
• Seguro vehicular proporcional.
• Mantenimiento del vehículo, incluyendo cambio de llantas, aceite y piezas.
• Proporción de los impuestos vehiculares.

Los gastos adicionales, como peajes y estacionamientos, aunque no se incluyen en el cálculo por kilómetro, generalmente se reembolsan aparte.

Ejemplo de cálculo de kilometraje

Supongamos que la tarifa establecida es de 5 pesos por kilómetro. Si un empleado recorre 100 kilómetros, el cálculo sería 5 MXN x 100, resultando en un reembolso de 500 pesos.

Normativa del SAT para el reembolso y administración de gastos de kilometraje

Entender las regulaciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT) es esencial para cualquier empresa que realice reembolsos por kilometraje.

Aunque, como hemos dicho, la normativa mexicana no establece un valor fijo a reembolsar, sí que contempla las deducciones. Veamos lo que establece la normativa.

Cómo justificar los gastos de kilometraje

Los gastos de kilometraje deben estar debidamente documentados y justificados para cumplir con los requisitos del SAT. Para ello, cada viaje debe registrarse acompañado de una serie de datos:

• Fecha y hora de inicio y finalización
• Motivo del viaje
• Origen y destino
• Número de kilómetros recorridos

De ahí que sea recomendable utilizar herramientas tecnológicas o aplicaciones que permitan un registro fiable y verificable de los kilómetros recorridos.

Deducción de gastos de kilometraje

Del mismo modo, las empresas deben asegurarse de que los montos reembolsados no exceden los límites permitidos.

Recuerda que, actualmente, la tasa máxima de reembolso no puede exceder de $0.93 pesos por kilómetro recorrido, con un límite máximo de 25,000 kilómetros por ejercicio fiscal. Esto equivale a un máximo de $23,250 pesos deducibles por vehículo al año.

Cualquier monto que supere estos máximos estipulados estará sujeto a impuestos como parte de los ingresos del empleado.

Más requisitos establecidos en el Artículo 58 del Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta:

• Todos los viajes de negocios deben realizarse dentro de las fronteras nacionales
• Los gastos deben ser estrictamente necesarios y estar vinculados directamente a la actividad económica de la empresa.

Preguntas Frecuentes sobre Gastos de Kilometraje

¿Hay un mínimo de kilómetros que las empresas reembolsan?

No hay un mínimo obligatorio, pero es recomendable revisar las políticas internas de la empresa.

¿Es obligatorio para las empresas pagar el kilometraje?

No hay una ley federal que obligue a las empresas a compensar el kilometraje, pero es una práctica común en aquellas que valoran el bienestar de sus empleados.

¿Es necesario justificar los gastos de kilometraje?

Sí. Los gastos deben estar debidamente justificados con documentación que detalle las fechas, horas, distancias recorridas y el propósito del viaje para cumplir con los requisitos del SAT.

Conclusión

La eficiente administración de los gastos de kilometraje es fundamental para mantener al día la contabilidad y, al mismo tiempo, asegurar el cumplimiento fiscal.

Utilizar una solución como Okticket permite a las empresas establecer tarifas por kilómetro o configurar rutas habituales, simplificando el proceso y optimizando la gestión de viáticos. ¿Necesitas más detalles?

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