¿Estás pagando kilómetros de más? Aprende a registrar el kilometraje de manera precisa y eficiente
Muchas empresas en México enfrentan gastos innecesarios en kilometraje debido a registros imprecisos. Estos errores impactan el presupuesto y dificultan la gestión eficiente de los gastos de desplazamiento. Si tu compañía utiliza sistemas manuales para calcular estos gastos, es posible que estés pagando más de lo necesario.
A continuación, exploramos los problemas más comunes al registrar el kilometraje, los requisitos legales para justificar estos gastos y cómo una solución como Okticket puede optimizar este proceso.
Problemas comunes al registrar el kilometraje
El kilometraje es uno de los gastos laborales más susceptibles a inexactitudes. Esto ocurre principalmente cuando los registros se realizan de forma manual. Algunos de los problemas más frecuentes son:
- Estimaciones inexactas. En rutas con múltiples paradas, los empleados suelen hacer cálculos aproximados que, en muchos casos, no reflejan la realidad.
- Cálculos manuales. Usar herramientas como Google Maps para calcular kilómetros puede ser útil en pequeñas empresas, pero no es eficiente cuando se trata de grandes equipos.
- Falta de precisión. Los errores humanos son inevitables en procesos manuales. Cuando varios empleados reportan gastos de kilometraje, estas imprecisiones pueden sumar grandes cantidades de dinero.
Cumple con la normativa: cómo registrar el kilometraje correctamente
Registrar el kilometraje de forma adecuada no solo permite un mejor control financiero, sino que también asegura el cumplimiento de las normativas fiscales en México.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) establece que las compensaciones por kilometraje pueden ser deducibles, siempre que se cumplan ciertos requisitos:
- Vehículo propio. Debes proporcionar detalles como fecha, hora, kilómetros recorridos, destino y motivo del viaje.
- Tarifa por kilómetro. La deducción no puede exceder de $0.93 pesos por kilómetro recorrido, con un límite máximo de 25,000 kilómetros por ejercicio fiscal. Esto equivale a un máximo de $23,250 pesos deducibles por vehículo al año.
- Comprobantes adicionales. Los gastos de peajes y estacionamientos pueden añadirse, siempre que se justifiquen con documentos válidos.
Para evitar problemas en auditorías fiscales, es fundamental conservar todos los documentos que acrediten los desplazamientos, como facturas de combustible y recibos de peaje.
Cómo Okticket simplifica el registro de kilometraje
Un software especializado como Okticket facilita el registro y la justificación del kilometraje, permitiendo a las empresas optimizar el proceso y reducir riesgos.
Con Okticket, puedes:
- Registrar kilómetros automáticamente. Introduce los kilómetros recorridos o selecciona trayectos predefinidos. La aplicación calcula automáticamente el importe a reembolsar.
- Personalizar tarifas. Configura el precio por kilómetro de acuerdo con la política de tu empresa y las normativas vigentes.
- Gestionar hojas de gastos. Los desplazamientos se incluyen en una hoja de gastos, asignándose a centros de costos y agilizando la aprobación.
Beneficios de una solución automatizada para empleados y empresas
Para empleados:
- Garantiza un reembolso justo y rápido.
- Elimina el esfuerzo manual de registrar kilómetros.
- Asegura la precisión en los datos registrados.
Para empresas:
- Controla eficientemente los gastos de desplazamiento.
- Asegura el cumplimiento fiscal en las declaraciones tributarias.
- Reduce el riesgo de errores y posibles sanciones.
- Automatiza la generación de informes de gastos en tiempo real.
Conclusión: Optimiza la gestión de kilometraje con Okticket
¿Tu empresa está perdiendo dinero por un registro ineficiente de kilometraje? Con Okticket, puedes evitar errores, automatizar procesos y garantizar el cumplimiento normativo.
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