IA en finanzas: el motor que propulsa la innovación del CFO

Que los avances tecnológicos son necesarios para lograr la escalabilidad y rentabilidad de una empresa es indiscutible. Y hoy no se puede hablar de innovación del área financiera sin mencionar a las herramientas de IA en finanzas.

México no es una excepción. De acuerdo con el Índice Latinoamericano de Inteligencia Artificial, este es uno de los países de la región líderes en la adopción de esta tecnología.

Del mismo modo, la Agencia Nacional de la Inteligencia Artificial para México calcula que, en los próximos seis años, las soluciones basadas en la IA contribuirán con hasta 15.7 billones de dólares a la economía global.

¿Hasta qué punto la IA revolucionará los procesos financieros de las organizaciones? ¿Qué aplicaciones tiene la IA en finanzas? ¿Qué les ocurrirá a las empresas que decidan ignorarla? Veamos cómo esta tecnología puede impulsar el papel innovador del CFO. Y de paso, ayudar a optimizar el control de viáticos y gastos de empresa.

¿Qué es la IA en finanzas?

De la Inteligencia Artificial sabemos que es una tecnología capaz de realizar tareas propias de la inteligencia humana.

Para lograr que las máquinas aprendan de los datos y mejoren su rendimiento, se utilizan algoritmos  y modelos de aprendizaje automático.

Por tanto, al hablar de IA en finanzas nos referimos al uso de estas tecnologías avanzadas para optimizar los procesos financieros.

La automatización abarca desde el análisis de grandes volúmenes de datos hasta los procesos administrativos rutinarios.

Como resultado, en mucho menos tiempo se obtienen datos más reales, fiables y precisos con los que trabajar.

Beneficios de la IA para el departamento financiero

¿De qué manera puede la inteligencia artificial mejorar la eficiencia y la toma de decisiones a los responsables financieros? Vamos a verlo tomando como ejemplo las ventajas aplicadas a la gestión de gastos profesionales.

• Automatización de las tareas repetitivas, como puede ser la conciliación bancaria, la digitalización de los recibos y facturas o la categorización de los gastos. Con ello, se reduce el tiempo y esfuerzo dedicado a tareas administrativas.
• Control del presupuesto y monitorización del cumplimiento de la política de gastos de viaje en tiempo real. Gracias a eso, es posible identificar las desviaciones presupuestarias y los comportamientos de gastos no autorizados de forma rápida.
• Cotejar facturas con recibos y órdenes de compra. Con ello, se evita que la empresa pague de más.
• Reducción de los errores contables y del fraude interno gracias a la detección inmediata de los comportamientos de gastos anómalos: Facturas duplicadas, importes incorrectos, gastos fuera de plazo…
• Análisis detallado de los patrones de gasto, basados en datos históricos y tendencias. Esto redunda en la mejora de la predicción de costos futuros.
• Del mismo modo, es posible realizar previsiones en otros procesos: gestión de inventario o logística, por ejemplo.
• Identificación de las áreas que aportan mayor y menor rentabilidad.
• Mejora en la toma de decisiones. Las estadísticas obtenidas mediante el análisis avanzado de datos aportan insights muy valiosos.
• Transparencia en los informes de gastos.
• Personalización de productos y servicios en base a tendencias del mercado y preferencias de los clientes.
• Mejora de la experiencia de usuario, empezando por el servicio de atención al cliente. Los asistentes virtuales y los chatbots agilizan el tiempo de respuesta al máximo.
• Identificación de las áreas de la organización que son más y menos rentables.
• Integración con los sistemas de gestión contables y de Recursos Humanos.
• La IA permite automatizar el flujo de aprobación para que este se realice en el momento en el que se registra un gasto. Consecuentemente, también se agilizan los pagos y reembolsos.

Resumiendo, la IA en finanzas pueden transformar significativamente la forma en que se gestionan los gastos de empresa. Los procesos se vuelven más eficientes, precisos y controlados. Todo ello aporta una ventaja competitiva.

Cómo utilizan la IA los directores financieros

Los directores financieros son conscientes de las ventajas que aporta la inteligencia artificial en finanzas. Esta afirmación queda patente en estudios como "Money and Machines", donde el 85% de los líderes empresariales asegura utilizar la IA.

Y es que las posibilidades que ofrece esta tecnología son muchas. Algunas ya las hemos mencionado de pasada en el apartado anterior, por lo que en este punto vamos a detenernos en los principales casos de uso de la IA en la gestión de gastos de empresa.

Automatización de la entrada de datos de gastos

Este proceso consta a su vez de varios pasos para los que se pueden utilizar diferentes herramientas inteligentes:

1. Digitalización de facturas. Al dotar de inteligencia artificial a un OCR, la información clave de los recibos y facturas se procesa de forma más rápida y precisa.
2. Extracción de la información. Posteriormente se extrae y se clasifica la información más relevante de los justificantes (fecha, importe, número de folio, RFC del proveedor, divisa, tipo de tasa, descripción del gasto…). Para ello resulta de gran utilidad los modelos NLP (procesamiento de lenguaje natural).
3. Integración con el ERP. Los gastos digitalizados se vuelcan automáticamente en el ERP para su contabilización automática. La inteligencia artificial tiene capacidad para comprobar que todo es correcto.

Validación de los gastos

Gracias a los algoritmos avanzados, la IA puede identificar patrones de gastos sospechosos (importes que sobrepasan las cantidades establecidas en la política de gastos, tickets duplicados o compras realizadas en días no laborables, por ejemplo).

Predicción y análisis avanzado

Una vez la información ha sido registrada, es muy sencillo valerse de la IA para obtener análisis avanzados de datos en muy poco tiempo. Basándose en datos históricos, los algoritmos pueden crear diferentes escenarios futuros, incluso predecir tendencias de gastos.

IA aplicada al OCR

Gracias a la Inteligencia Artificial, el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) ha experimentado un avance significativo. Ya no se trata solo de convertir textos escritos o impresos en datos digitales. Ahora, los sistemas OCR impulsados por IA pueden procesar documentos con mayor rapidez y precisión.

Utilizando algoritmos, estos motores de reconocimiento pueden interpretar y sacar automáticamente información de documentos físicos. En el caso de tickets, recibos y facturas, pueden extraer datos como el número de folio, el RFC del proveedor, la divisa, el tipo de tasa, entre otros.

De esta manera, los campos en las notas de gastos se rellenan automáticamente. Además, las tecnologías más avanzadas, como Okticket, poseen la capacidad de aprender de cada ticket registrado. Si la primera vez no se identifica correctamente un campo, en las siguientes ocasiones el sistema sabrá cómo completarlo adecuadamente.

¿Qué dice la ley sobre la IA?

En México no existe ninguna normativa relativa a la inteligencia artificial. No obstante, ya se están dando los primeros pasos para legislar la adopción de esta tecnología.

El pasado mes de febrero, el senador mexicano Ricardo Monreal, presentaba una iniciativa para establecer la "Ley Federal que Regula la Inteligencia Artificial". La norma busca regular el uso de estas tecnologías mediante reglas y organismos vigilantes.

Dicha Ley sería obligatoria incluso para proveedores de Sistemas de IA que se encuentren ubicados en el extranjero y proporcionen servicios en México o cuya información generada se utilice en territorio nacional.

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