¿Cuánto tiempo dedican tus empleados a la gestión de gastos de viaje corporativos?
En la actualidad, los viajes de negocio han dejado de ser un lujo y se han convertido en una necesidad para aquellas empresas que quieren afianzar relaciones con sus públicos de interés. Por lo que una buena gestión de viáticos se vuelve un tema crucial para los Directores Financieros.
La gestión de viáticos, en cifras
¿Has calculado cuánto tiempo dedica tu equipo a la gestión de viáticos? A continuación, te hacemos un breve avance.
Tiempo invertido
Tanto un empleado que está de fuera de la oficina, ya sea visitando clientes dentro de su misma ciudad y tiene que pasar gastos por gasolina, transporte y comidas, como otro que se encuentra fuera por viaje de negocios y tiene que pasar esos viáticos e incluso otros más como alojamiento, invierten alrededor de 20 minutos por día en la recuperación de facturas y administración de los mismos.
20 minutos al día = 100 minutos semana = 86 horas anuales por empleado
Por tanto, cada empleado que pasa gastos de manera constante acaba invirtiendo aproximadamente 86 horas al año en la comprobación de gastos. De igual forma sucede con el área administrativa de la empresa, quienes incluso pueden llegar a invertir mucho más tiempo en las aprobaciones, ya que tienen que revisar detalladamente cada viático enviado a revisión, su factura y corroborar que no haya irregularidades en el estado de cuenta de la tarjeta.
Error humano en comprobaciones de gastos
Una vez el Director Financiero ha revisado los gastos manualmente y los ha aprobado, ¿puede existir error humano? Sí. De hecho es probable que después de revisar tantas facturas y estados de cuenta, algo se le haya escapado o haya aprobado un ticket que incumplía con las políticas de empresa.
¿Cómo ahorrar dinero en la gestión de gastos corporativos?
Tecnología que trabaja por ti
Para solucionar este problema y en general, todos los relacionados con la gestión de viáticos y gastos corporativos existen diversas plataformas tecnológicas que permiten a los empleados no sólo ahorrar tiempo en sus comprobaciones y utilizarlo en tareas de mayor valor para la compañía, sino también automatizar procesos como la recuperación de facturas y mantener un mejor control de los viáticos, evitando los malos manejos.
Dentro de las herramientas que permiten llevar a cabo una automatización de los procedimientos de comprobación de gastos, se encuentra Okticket, aplicación y plataforma web que brinda una herramienta ágil y sencilla para optimizar estos procesos.
Ventajas de Okticket para contabilizar gastos
Como has podido comprobar, la administración de gastos corporativos es una tarea que conlleva mucho tiempo y que supone una gran carga administrativa. Al utilizar aplicaciones como Okticket, este proceso se simplifica muchísimo. ¿Qué puede hacer Okticket por ti?
Lógica personalizada
Por medio de esta función, el CFO puede establecer alertas personalizadas de acuerdo a las políticas de la empresa para evitar que se produzca un gasto que las incumpla o que se pase a aprobación un ticket o factura que se salga de estas reglas.
Esta función evita el error humano en las comprobaciones de gastos y permite tener un mayor control sobre los viáticos, evitando malos usos del presupuesto.
Conciliación bancaria
A través de esta característica, el Director Financiero puede dejar de revisar uno a uno los gastos para compararlos con los estados de cuenta de las tarjetas, ya que la Conciliación Bancaria de Okticket permite sincronizar con un solo click toda la información de las tarjetas bancarias y los gastos enviados a aprobación.
En caso de cualquier irregularidad el CFO será notificado de inmediato y podrá buscar medidas para actuar.
Recuperación de CFDI
Una función que permite ahorrar mucho tiempo a los empleados que están fuera de la oficina y tienen que pasar gastos. Con esta característica, el empleado no tiene que preocuparse más por problemas a la hora de facturar y por la posibilidad de perder el ticket y no poder comprobar el viático.
Okticket hace todo el trabajo, recupera las facturas y reclama las no recibidas, ¡así de fácil!
Integración nativa con ERP
¡Tecnología que suma! Okticket se integra de forma simple, bidireccional y evolutiva con el sistema de gestión empresarial que utilice tu compañía. Esta característica permite acceder a la información de gasto desde donde se necesite.
A todas las funcionalidades anteriores faltaría añadir que Okticket tiene uno de los motores de reconocimiento más potentes del mercado, por lo que empezar a comprobar cualquier gasto solo es cuestión de segundos, ¡escanea con el celular y listo!
Finalmente, podemos concluir que si bien los viajes de negocio son una necesidad para las empresas, la gestión de viáticos suele tomar bastante tiempo de los empleados, quienes dejan de invertir en tareas estratégicas de la compañía para realizar sus respectivas comprobaciones y aprobaciones.
Con esto en mente y la transformación digital empresarial en tendencia, cada vez más empresas hacen uso de la tecnología para eficientar y automatizar procesos de gestión de viáticos y gastos corporativos.
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