Los viajes de negocios son un pilar de cualquier economía nacional, ya que generan ganancias en diferentes sectores y evitan el estancamiento económico en cualquier país.

En el caso de México, según la publicación digital Revista Buen Viaje, se generaron 17 MDD en cuestiones relacionadas al turismo de negocios en 2017. También, de acuerdo a la Revista Forbes, en 2019 México era considerado el mejor destino de negocios de Latinoamérica.

Si bien, azotó la pandemia, poco a poco se empiezan a reactivar los viajes de negocios, otorgándole a México una alta ventaja competitiva frente a otros países de América Latina, por lo que se espera que este tipo de turismo continúe creciendo en los años venideros.

Para las empresas, siempre es interesante ampliar los horizontes y estar presentes en otros estados de México o países para hacer negocios y establecer su posicionamiento frente a competidores.

A veces, una de las mayores problemáticas a las que se enfrentan las empresas durante cualquier viaje de negocios, es a la comprobación de estos gastos y viáticos, ya que se vuelve una labor tediosa tanto para la persona que está fuera de la oficina, como para el contador quien tiene que corroborar todos los viáticos, asegurándose que no hay errores y complicándose aún más si es que hay diferentes divisas involucradas.

Con la transformación digital, esta problemática es cada vez menos frecuente, ya que existen en el mercado distintas apps y soluciones para hacer frente a la contabilización de viáticos y gastos corporativos que simplifican la gestión de los mismos.

Dentro de las diversas opciones de contabilización de gastos de empresa, se encuentra Okticket, un SaaS que digitaliza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos, permitiendo automatizar todo el proceso de gastos de empresa desde un mismo lugar.

Al utilizar un app como Okticket, diversas áreas de la empresa se ven beneficiadas. Por un lado, el área financiera que puede llevar a cabo una contabilidad más rápida y fluida, y por otro lado, los empleados que pasan viáticos, quienes pueden dedicar hasta 120 horas anuales en registrar, reclamar las facturas de sus viáticos y en trámites administrativos relacionados, por lo que utilizar Okticket les resulta en un significativo ahorro de tiempo que pueden invertir en tareas de mayor eficiencia para la organización.

La importancia de la Lógica Personalizada

Otra característica que los clientes de Okticket encuentran de gran valor para su empresa son las alertas personalizadas, ya que a través de ellas pueden evitar el riesgo de fraude.

Resulta tan fácil como establecer sus políticas de gastos dentro de la plataforma y si hubiera algún gasto que se sale de ellas, reciben una alerta y lo mismo si se envía a aprobación un gasto duplicado.

Otra ventaja para empleados que viajan mucho por negocio, es la función multidivisa. De esta forma, pasar los viáticos extranjeros se vuelve muy fácil, ya que se realiza la conversión de moneda en tiempo real.

Los viajes de negocio ayudan a los empleados a ampliar su red de clientes, crear relaciones sólidas en favor de la empresa, aprender sobre nuevos temas, compartir conocimientos con colegas, ampliar el mercado y mejorar la competitividad empresarial.

Por estas razones, las organizaciones deben considerar un presupuesto anual para viajes de negocios y animar a sus colaboradores para llevarlos a cabo como una forma de enriquecimiento personal y crecimiento empresarial.

Los viajes de negocios son muy relevantes para las organizaciones, por lo que si estas pueden hacer uso de la tecnología en favor de la eficiencia de procesos y ahorro de tiempo para que sus empleados puedan viajar más y construir mejores relaciones, es momento de hacerlo y aprovechar la transformación digital en su favor.

Si quieres conocer más a detalle las funcionalidades de Okticket y como nuestra app puede ayudar a tu empresa en la gestión de viáticos y gastos corporativos agenda una demo.

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El pasado 26 y 27 de Septiembre se llevó a cabo en Ciudad de México, la última edición de Finnosummit, evento organizado por Finnovista, firma líder de innovación y capital de riesgo comprometida con el desarrollo del ecosistema Fintech y la transformación de las finanzas en América Latina. 

Dentro de Finnosummit se reunieron miembros de entidades Fintech, Bancarias, Tech y de Inversión para actualizarse con las últimas tendencias, conocer las soluciones más punteras del momento a través de sesiones con destacados ponentes y hacer networking con los más de 1,700 asistentes de 26 países. 

Okticket comenzó su desembarco en México asistiendo a esta última edición de Finnosummit, donde tuvo la oportunidad de presentar su SaaS junto a otras empresas españolas que fueron parte de este encuentro de la mano de ICEX (Instituto Español de Comercio Exterior). 

Uno de los acontecimientos más esperados de Finnosummit fue el Startup Pitch España, donde participó Okticket junto a otras 5 empresas españolas seleccionadas por ICEX, quienes mostraron sus soluciones altamente innovadoras que ya han conseguido resultados en España y el mundo, a través de las cuales esperan ayudar a mejorar muchos procesos que actualmente no están implementados en México. 

Dentro del Startup Pitch España, Luis López, Country Manager de Okticket México, tuvo la oportunidad de dar a conocer al público la relevancia del modelo de negocio de Okticket, el cual permite dar solución a uno de los grandes problemas de la administración de viáticos como lo es la gestión de las facturas. 

También tuvo oportunidad de comentar a los asistentes las principales características de la app, entre las que se incluyen el motor de revisión automática que ayuda a digitalizar todo el proceso de gestión de gastos de viaje y las alertas personalizadas para evitar el fraude y tener más control de los gastos. 

Finalmente, Luis terminó el pitch destacando las ventajas que obtienen las empresas al utilizar una solución de gestión de gastos profesionales como es el aumento de deducibilidad ante el SAT y el ahorro de tiempo que los colaboradores pueden utilizar en tareas de mayor valor. 

Escaparate de innovaciones tecnológicas

“Es un orgullo ser una de las empresas representantes de España en Finnosummit, un evento de gran relevancia para el ecosistema financiero y tecnológico de México y el mundo. Estamos muy contentos de comenzar operaciones en este país donde Okticket ha despertado el interés de muchas empresas al conocer cómo pueden solucionar el gran problema de la gestión de las facturas de los viáticos que actualmente existe. Ayudándolas a digitalizar todo el proceso y adaptándonos a las necesidades de cada una de ellas, ofreciendo en México una solución de gestión de gastos rentable y con una implantación sencilla”, comentó Luis López, Country Manager de Okticket México. 

Para Okticket, ser parte de este encuentro que les permite ser un escaparate de sus innovaciones tecnológicas en favor de la automatización de gastos profesionales ha sido muy relevante, ya que, como empresa, han podido conocer más en detalle el mercado mexicano, sus necesidades y buscar formas de colaboración con distintas organizaciones. 

Por otro lado, en el marco de Finnosummit se contó con destacadas ponencias donde participaron voceros de las principales empresas del sector Fintech, Tecnológico y Bancario a nivel internacional. Entre los temas relevantes que se expusieron, se encuentran: tendencias globales y la oportunidad de desarrollo en América Latina, negocios disruptivos, casos de éxito Fintech, Inteligencia Artificial y la aplicación en el ecosistema Fintech, América Latina y su potencial para inversión, innovación y alianzas entre banca y empresas tecnológicas, retos actuales de la banca y oportunidades de crecimiento en la implementación de operaciones contactless. 

Los asistentes a Finnosummit

Entre las empresas asistentes se encontraron entidades Bancarias, Tecnológicas y Fintech como: Citibanamex, Visa, Mercado Pago, Mastercard, Santander, Finsus, J.P. Morgan, Endeavor, Village Capital, Docusign, Twilio, SAP, TeleSign, LexisNexis, Google Colud, entre otras.

Uno de los temas centrales de Finnosummit fue la transformación digital. Con el auge de las nuevas tecnologías y la inteligencia artificial son cuestiones que las empresas Fintech empiezan a tomar mucho en cuenta para la toma de decisiones, aumentar la efectividad, eficiencia, mejora de procesos y la actualización constante, elementos muy necesarios en la rapidez con la que se mueve el mundo actual. 

Este espacio fue un gran foro para intercambiar opiniones y mejores prácticas sobre estos temas de actualidad que tanto interesan al empresario del siglo XXI. Los asistentes pudieron salir de Finnosummit con ideas frescas para trabajar junto al sector financiero en la creación de nuevas rutas de crecimiento conjunto, colaboración y adaptación de ellas en las tecnologías nacientes. 

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La Transformación Digital y la aplicación de nuevas tecnologías en todos los sectores, piden que haya una modernización en los procesos y formas de hacer las cosas para evitar errores y lograr más eficiencia en el día a día. 

En el caso de la facturación en México, desde hace unos años, se han implementado las nuevas tecnologías para tener un sistema 100% digitalizado para la recepción y creación de facturas, haciendo que el procesos sea más sencillo para la población en general.

Para que cualquier gasto realizado por una empresa en México o en nombre de ella, como los generados por los empleados que salen mucho de viaje, sea deducible de impuestos se tienen que cumplir ciertos requisitos, entre los que se encuentran: cumplir lo estipulado sobre los viáticos que se encuentra en el artículo 28 de la ley del impuesto sobre la renta y realizar la factura electrónica correspondiente. 

Desde el 1 de enero de 2023, entró en vigor la factura 4.0 (CFDI 4.0), estas facturas son un nuevo formato del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), que deben emplear los contribuyentes para expedir sus facturas electrónicas y otros documentos relacionados. Este nuevo formato implica cambios en los datos fiscales que se deben recopilar y nuevas reglas para la cancelación de facturas. 

Las facturas 4.0 incluyen nuevos datos obligatorios tanto del emisor como del receptor, como el código postal, el régimen fiscal, el correo electrónico y el número telefónico. También se incorporan nuevos catálogos de productos y servicios, formas de pago, unidades de medida y claves de país.

El proceso para facturar en México es relativamente sencillo, los pasos son los siguientes: 

1. Se realiza una compra/ gasto deducible para la empresa.
2. Se solicita el ticket para facturar. 
3. Se accede a la página web que viene indicada en el ticket para realizar la factura.
4. Se ingresan todos los datos requeridos que vienen en el ticket de compra: folio, total, hora, número de ticket, etc. 
5. Se ingresan  los datos fiscales de la empresa y tipo de gasto.
6. Se da click en facturar.
7. Se puede descargar la factura inmediatamente o la misma se envía por correo electrónico en formato PDF y XML. 

Puede ser que a veces haya problemas para realizar la factura digital, ya que venció el tiempo para realizarla, la compra fue a fin de mes y la factura no se realizó ese día, error en el ticket, etc. 

Por lo tanto es importante revisar las políticas de cada empresa en cuanto a facturación, usualmente se encuentran en el ticket de compra donde se proporcionan los datos para realizar la factura. De cualquier forma es recomendable solicitar la factura lo antes posible para evitar contratiempos en la emisión de la misma por cierre de mes o vencimiento del plazo para facturar. 

Por último, para verificar que las facturas electrónicas son correctas y validadas por el SAT res recomendable descargar la aplicación oficial del SAT: Verificador SAT. Esta permite, escaneando el código de la factura, saber si está homologada o no. 

Si en algún momento se tuviera que realizar alguna queja hacia una empresa que no expide factura en tiempo y forma, el organismo encargado para solicitar ayuda es: La Procuraduría en Defensa el Contribuyente (PRODECON).

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La transformación digital que tu empresa necesita

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Al día de hoy, fecha en que la transformación digital ha llegado a diferentes sectores, se cuentan con diversas soluciones tecnológicas que permiten a las empresas llevar a cabo las gestiones de gastos de forma automatizada, ayudando a ahorrar tiempo y recursos. 

Una de estas soluciones es Okticket, SaaS que digitaliza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos, permitiendo automatizar todo el proceso de gastos de empresa desde un mismo lugar. 

Una de las características diferenciales de Okticket es que permite la reclamación y verificación de facturas, la app solicita y rastrea las facturas por el usuario, reclamando las no recibidas. De esta forma los empleados ahorran tiempo en esta gestión y el área administrativa recibe en tiempo y forma la factura, lo que aumenta su deducibilidad.

Otra de las características de Okticket es la validación de las facturas con el SAT, por lo que se puede tener completa seguridad de que cada factura subida por Okticket está verificada.  Por último la app, se conecta con el ERP de tu empresa para que la factura quede contabilizada, sin que tengas que mover un dedo… parece magia, pero… ¡es tecnología!

Es momento de hacerte de todas las herramientas que la transformación digital te provee para mejorar los procesos y aumentar la deducibilidad de tu empresa.

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¡Ahorra hasta 120 horas al año por empleado!

Es el tiempo que cada uno de tus empleados emplea en gestionar las facturas de sus viáticos o administrarlas para cuadrar la contabilidad.

Mucho tiempo ¿verdad? 

Sin duda esta actividad no es prescindible, pero... ¿Qué pasaría si existiera una herramienta que te permite automatizar este proceso y ahorrar un montón de tiempo y dinero en la gestión de gastos de viajes de negocios y profesionales?

Deja que la tecnología trabaje para ti.

Con Okticket dejarás de preocuparte por la gestión manual de viáticos y gastos corporativos ya que nuestra herramienta lo hace por ti, ayudando a que tus empleados tengan hasta 120 horas anuales para ocupar en tareas de mayor valor para la empresa. Suena bien, ¿verdad? Entonces sigue leyendo para conocer todas las características de Okticket.

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¿Qué es Okticket?

"Okticket es un SaaS que automatiza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos; a través de su app y plataforma web puedes tener controlados y actualizados los gastos durante todo el día".

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¿Cómo te ayuda Okticket con la administración de viáticos?

• ‍Gestión automatizada: Rinde, controla y contabiliza los gastos desde Okticket. ‍
• Reduce el riesgo de fraude: Okticket cuenta con un control inteligente de los gastos y alertas personalizadas de acuerdo a las políticas de la empresa. Cualquier gasto que incumpla las políticas o parezca sospechoso...¡Recibes una alerta de inmediato!‍
• Reclamación y verificación de facturas: Una de las tareas que más tiempo consumen y hacen que la empresa pierda dinero si se pasa el tiempo de reclamar la factura. ¡Eso se acabó! Okticket solicita y rastrea las facturas por ti, reclamando los no recibidas. ‍
• Sincronización de gastos y movimientos bancarios: ¡No más horas cuadrando gastos! Con su módulo de conciliación, Okticket sincroniza los gastos realizados en la tarjeta bancaria y la factura recibida. ¡Así es nuestra tecnología!‍
• Integración nativa con tu ERP: Gastos de viajes de negocios contabilizados de forma simple, bidireccional y evolutiva.

Con Okticket puedes añadir valor a tu empresa, aumentar tu deducibilidad ante el SAT y crear una estrategia de mayor eficiencia y rentabilidad para la compañía.

"Todo el detalle de viáticos en una app de control de gastos de empresa y tu información siempre disponible en un solo panel".

Visualiza un histórico de datos, filtra por tipo de gasto, por importe, por empleado, por fecha, es tan fácil como dar un click. Analizar los gastos de viáticos y proponer soluciones para un mejor manejo del presupuesto es muy sencillo con Okticket.Con la vista avanzada del gestor de Okticket tienes un dashboard optimizado. Esta funcionalidad te permite obtener una visión detallada, amplia y entendible de todos los gastos en un único panel. En tiempo real.
Puedes escoger los filtros que necesites, arrastrar las columnas y configurar tantos tableros como quieras.
También tienes la opción de filtrar por el concepto que quieras (importe, fecha del ticket, usuario, grupo de aprobación, categoría de gasto, etc.), guardar la información con diferentes filtros y vistas, así como seleccionar y exportar solo la información que necesites, esto te permite elaborar tus propios informes, de forma ágil y sencilla.

Con todas estas características, la app de control de gastos de empresa Okticket, te ayuda no solo a mantener una mejor gestión de los gastos profesionales, sino también a ahorrar tiempo de tus empleados para que lo puedan utilizar en otras actividades más rentables y a ahorrar dinero ya que puedes analizar los gastos profesionales de una manera rápida y sencilla para buscar la mejor manera de optimizarlos y recuperar todas las facturas, aumentando tu deducibilidad ante el SAT.

¿Estás listo para empezar a ahorrar con Okticket? Da click aquí:

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Recientemente, el SAT México (Servicio de Administración Tributaria) dio a conocer que la facturación electrónica estaría teniendo un cambio, con la implementación de la nueva factura 4.0.

¿No sabes qué tienes que hacer para migrar a esta nueva forma de facturación en México? Sigue leyendo que nosotros lo desmenuzamos por ti.

La facturación 4.0 es un nuevo formato del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que deben emplear los contribuyentes en México para expedir sus facturas electrónicas por medio del SAT. Este formato es obligatorio a partir del 1 de abril de 2023 para quienes tributan.

Entre los cambios que ha generado esta nueva forma de facturación CFDI 4.0 se encuentran la solicitud del régimen fiscal de la persona a quien va dirigida la factura y el código postal de su domicilio fiscal.

El nuevo CFDI 4.0 es obligatorio para cualquier tipo de factura que se expida y para recibos de nómina de trabajadores, por lo que las empresas se han tenido que actualizar y recabar los datos de régimen fiscal de sus colaboradores para tener todo en orden antes del 1 de abril.

Los gastos deducibles pueden ser muchos de acuerdo a la naturaleza de la empresa, por lo que si la misma quiere llevar a cabo un adecuado control de los gastos que pueden ser deducibles y aumentarlos, es recomendable que trabaje codo a codo con un contador quien es el experto en la materia y podrá realizar estrategias en pro del aumento de la deducibilidad. 

Optimiza la gestión de viáticos

Una de las áreas donde se puede perder deducibilidad es en la de control de gastos corporativos, ya que la comprobación de gastos y viáticos es una actividad que requiere mucho tiempo de revisión por parte del área administrativa y de tiempo de recuperación y organización de facturas por parte del trabajador que ha salido en viajes de negocios.

Con la transformación digital en las empresas y el uso de las nuevas tecnologías que van sorprendiéndonos cada día por sus adelantos, podemos ayudarnos para ahorrar tiempo en la gestión diaria de viáticos y aumentar la deducibilidad, haciendo a la empresa más rentable. 

Al día de hoy existen diversas aplicaciones que ayudan a gestionar los gastos deducibles y de las cuales las empresas se pueden beneficiar para ahorrar tiempo y dinero. 

Una de las aplicaciones que le tiende una mano al Director Financiero, ayudándolo en la automatización de los viáticos y gastos corporativos es Okticket. 

Okticket es un SaaS que acompaña a las distintas áreas de la empresa en su proceso de transformación digital, ayudándolas a automatizar toda la gestión de viáticos desde un solo lugar.

Otra de las características diferenciales de Okticket es la reclamación y verificación de facturas, la app solicita y rastrea las facturas por el usuario, reclamando las no recibidas. De esta forma los empleados ahorran tiempo en esta gestión y el área administrativa recibe en tiempo y forma la factura, lo que aumenta su deducibilidad.

Por otro lado, para las empresas que implementan una solución como Okticket para gestionar sus gastos corporativos, también cuentan con la función de lógica personalizada. Esta función evita el riesgo de fraude al permitir establecer políticas de gastos personalizadas dentro de la plataforma, por lo que en el momento que hubiera algún gasto que no corresponde, el área administrativa recibe una alerta en tiempo real. 

También se puede evitar una mala gestión de los viáticos al establecer límites de gasto por día o por categoría de acuerdo a cada empleado. 

Otra de las grandes ventajas de Okticket es que se integra con la mayoría de ERP´s del mercado, por lo que empezar a usar Okticket significa integración sencilla y suma de esfuerzos con el sistema de contabilidad actual. 

Si quieres conocer todo lo que Okticket puede hacer por tu empresa, visita nuestra página web y agenda una demo.

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