La tecnología actual está en constante cambio y movimiento, es fácil perderse con todas las innovaciones que hay en el día a día. En el ámbito empresarial, lo más sencillo es continuar con las prácticas que se han llevado a cabo desde hace años y no incorporar la tecnología, ¿pero realmente es lo más eficiente? 

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Adaptarse a la transformación digital e incorporarla en las prácticas empresariales es un factor clave para el éxito de las empresas en el mundo actual. La tecnología ofrece un sinfín de ventajas y beneficios en pro de la eficiencia, la productividad, la competitividad y la innovación.  

Conoce los beneficios de la transformación digital empresarial

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Comunicación

Ayuda a mejorar la comunicación interna y externa de las empresas. El correo electrónico, las aplicaciones de comunicación instantánea y las videollamadas desde la computadora son ejemplos de cómo la tecnología nos ha facilitado el intercambio de información entre colaboradores eliminando barreras geográficas. 

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Sin implementar estas herramientas, la comunicación simplemente se haría mucho más lenta, haciendo que las áreas que dependen de otras para funcionar no puedan ser eficientes ni autónomas, por lo que si tu empresa puede ayudarse de estas herramientas para mejorar su comunicación, es el momento de hacerlo. 

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Innovación

La tecnología potencia la innovación y crecimiento dentro de la empresa. A través de nuevas herramientas digitales que se adapten a su know how la compañía puede detectar tendencias, conocer mejor a su mercado, diseñar nuevos productos, mejorar su adaptación a nuevos clientes y un sinfín de oportunidades más. 

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Eficiencia

Uno de los puntos fuertes del uso de la tecnología en el mundo actual es la eficiencia que podemos obtener al utilizar herramientas que nos ayuden a hacer más fácil el trabajo que antes teníamos que hacer de forma manual. De esta forma, tanto cualquier organización como persona, puede aprovecharse de la transformación digital al analizar los procesos internos que le toman más tiempo y buscar la mejor opción tecnológica para reducirlos y por ende aumentar su productividad. 

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Control y análisis

Realizar análisis de procesos y llevar a cabo mejores controles de presupuesto y gastos, es ahora mucho más sencillo con el uso de la tecnología. Anteriormente, el efectivo era lo más utilizado. También las notas elaboradas a mano. De esta forma, ni el dinero estaba del todo controlado ni los gastos realizados. Y si en algún momento se quería poner orden en el tema financiero para descubrir cómo optimizar ese capital, se tenía que utilizar papel y pluma, anotar gasto a gasto y hacer todos los cálculos manualmente. Si había un error, aunque fuera mínimo, había que volver a empezar. Mejorar los presupuestos y hacer un análisis de gastos no era prioridad de las empresas, aunque esto se convirtiera en un ahorro significativo.

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Al día de hoy con la transformación digital y la digitalización de procesos esto ha dado un giro de 180 grados. Existe un amplio abanico de herramientas y soluciones que permiten a las empresas analizar cada una de sus áreas para optimizar procesos y por ende, generar más liquidez y rentabilidad. 

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Mejores soluciones tecnológicas

Una de las herramientas que suelen ser de gran ayuda para Directores Financieros son aquellas orientadas a automatizar el proceso de gestión de gastos de empresa, ya que permiten ahorrar mucho tiempo en la comprobación de gastos y viáticos. Por otro lado, apoyan para tener mayor control del presupuesto, analizar en qué se gasta, buscar maneras de optimizar y verificar que no haya malos manejos de las tarjetas corporativas. 

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Okticket es un SaaS que automatiza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos, su tecnología permite eliminar el papeleo de una vez por todas, detectar el fraude antes de que se produzca, controlar cada gasto, sin importar el importe y aumentar la deducibilidad. Todo desde una misma plataforma, ¡parece magia… es tecnología!

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Si quieres conocer más sobre como te puede ayudar Okticket en la gestión de gastos de empresa, da click aquí:

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El próximo 6 de diciembre, en el Club de Industriales CDMX,  Okticket organiza de la mano de IMEF (Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas) un desayuno networking y mastertalk para CFOs de destacadas empresas mexicanas. 

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Mastertalk CFOs Okticket

Se espera contar con la presencia de 25 directores financieros quienes podrán conocer de la mano de IMEF y Okticket cómo llevar a cabo un control operativo y fiscal a través de medios digitales.

El mastertalk estará a cargo de Salvador Garrido, Socio Fundador de Garrido Licona & Asociados y Luis López, Country Manager de Okticket, quienes compartirán su punto de vista y opiniones actualizadas sobre como el uso de la tecnología está ayudando a tener un mayor control en todos los temas financieros.

¿Por qué es relevante? 

Considerando que cada vez los avances tecnológicos y la transformación digital se mueven más rápido, especialmente en el plano empresarial, es recomendable tomar en cuenta las nuevas herramientas tecnológicas para implementarlas dentro de la organización. Con ello, los responsables de finanzas consiguen eficientar labores y lograr tener un mayor control en cada proceso. 

Por medio de la digitalización y automatización de procedimientos a través de la tecnología, los directores financieros pueden tener más control del presupuesto de la empresa, de los gastos y evitar errores contables. De esta forma es posible planear estrategias para eficientar el uso de los presupuestos, generar ahorro y hacer crecer el negocio. 

Además de poder actualizar tus conocimientos con el mastertalk, tendrás la oportunidad de hacer networking con personas de tu sector, compartir opiniones, estrategias y consejos para implementar las nuevas soluciones tecnológicas en pro de tu empresa. 

¿Cómo puedo asistir? 

El evento es abierto, tanto para miembros de IMEF, como para CFOs que no son miembros. ¿Te interesa ser parte de este encuentro único? Lo único que tienes que hacer es registrarte y hacer tu pago en el siguiente enlace: https://imef.apprendo.io/marketplace/courses/6362#/

Detalles del evento

Mastertalk y Desayuno Networking Okticket e IMEF: “Control operativo y fiscal a través de medios digitales”

• 6 diciembre 2023
• 7.30 am
• Club de Industriales CDMX (Andres Bello 29, Dentro del Hotel JW Marriot)

Acerca de Okticket

Okticket es un SaaS que automatiza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos.

La aplicación brinda una herramienta ágil y sencilla para optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de gastos. Cuenta con diversas funciones que permiten a las empresas ahorrar tiempo y dinero mediante una gestión automatizada de los viáticos y gastos corporativos, como son: motor de revisión automática, conciliación bancaria, recuperación de CFDI, integración con nativa con ERP. 

Con Okticket, los empleados que destinan un 5% de su jornada laboral en la gestión manual de viáticos, pueden utilizar ese tiempo en tareas de mayor valor para la empresa.

Conoce más sobre Okticket

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Acerca de IMEF

El Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas es una asociación civil sin fines de lucro  que convoca y agrupa a destacados miembros del sector financiero mexicano. Tiene presencia en 20 ciudades del país a través de los Grupos IMEF.

Actualmente cuenta con más 1,600 asociados, entre los que se encuentran presidentes, directores generales, directores financieros, directores ejecutivos, profesionales independientes y directores académicos.

A través de más de 200 eventos anuales a nivel nacional, brinda a sus asociados espacios para actualizarse e intercambiar conocimientos y experiencias con destacados ponentes nacionales y extranjeros.

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La gestión de viáticos y gastos corporativos es una labor que usualmente requiere mucho tiempo, tanto del empleado que está en viajes de negocio y constantemente pasando gastos, como del CFO o  la persona encargada de recabar la veracidad de esos gastos, pagarlos y llevar las cuentas al día. 

El nuevo CFO o Director Financiero tiene labores de mayor importancia en la compañía, que van un paso más allá de las tareas contables que se encomendaban anteriormente, entre las que se encuentran: planeación estratégica, gestión de riesgo, previsión, desarrollo de plan financiero a largo plazo, entre otras.

Tomando en cuenta lo anterior, es de entender que el Director Financiero no pueda estar revisando a detalle y comprobando los gastos de viáticos de los empleados, ya que tiene tareas de mayor relevancia que atender. 

Las ventajas de una app para gestionar viáticos

¿Qué sucede entonces con aquellas empresas que tienen empleados constantemente pasando viáticos? 

Con la llegada de la transformación digital es fácil encontrar nuevas soluciones tecnológicas que permiten automatizar el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos, permitiendo a las empresas mejorar su productividad al ahorrar tiempo (hasta un 5% de la jornada laboral del empleado) y dinero (mayor control de los viáticos, mayor deducibilidad). 

Al implementar una solución de gestión de viáticos y gastos corporativos, todos los empleados de la empresa pueden dedicar más tiempo a tareas estratégicas de la compañía, permitiendo que la tecnología haga el trabajo de digitalización. 

Actualmente existen muchas soluciones de automatización de gastos corporativos, una de ellas es Okticket, plataforma que cuenta con un potente motor de reconocimiento, que permite digitalizar los gastos en segundos.

Otra de las ventajas de Okticket es que se puede realizar el pago con cualquier método (efectivo, tarjeta de débito o crédito) y el gasto quedará debidamente registrado. Adicionalmente, otra de sus características es la conciliación bancaria, lo que implica que cualquier gasto registrado en la app puede ser sincronizado con el gasto de la tarjeta en segundos. De esta forma, el CFO o Director Financiero no tiene que revisar nunca más gasto por gasto. Además, en caso de cualquier irregularidad, el sistema notifica la incidencia. 

Los retos del CFO

¡Más control del dinero, más libertad para todos!

Otro de los grandes problemas del CFO es cuadrar las cuentas y asegurarse que no se perdió ningún peso. Esto era complicado si se realizaban pagos en efectivo y se perdían las notas o facturas. 

Sin embargo, con Okticket, llevar a cabo un mejor control del dinero es tan fácil como dar un click. A través de la plataforma, el Director Financiero puede establecer límites de gasto para cada uno de sus empleados, incluso componer una lógica personalizada de gastos según la política de la empresa. De esta forma, cualquier gasto que se salga de esta norma se alertará al instante.

¿Qué pasa con las facturas? 

Otro de los mayores retos, tanto para el empleado que está fuera en viajes de negocio como para el CFO. ¿Cuántas facturas no se recuperan al mes? ¿Cuántos tickets se pierden, haciendo imposible pedir la factura? ¿Cuánto tiempo se invierte al mes en realizar cada factura de forma manual?, ¿Cuánto en corroborarla? 

La respuesta es…¡mucho tiempo!

Sin embargo, Okticket, ¡tiene una buena noticia! Puede reclamar la factura por ti, rastrear todas las facturas a nombre de tu empresa y reclamar las no recibidas, además de comprobar la veracidad de cada una con el SAT. 

Con todas estas ventajas, estarás pensando… ¿Cómo no implementé Okticket antes? Ha llegado el momento de que aproveches la transformación digital actual e implementes soluciones que te permitan eficientar tiempo y recursos, como lo es Okticket.

Para conocer más de Okticket, da click aquí.

Los viáticos son sumas de dinero que el empleador otorga a los trabajadores para cubrir los gastos en los que estos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de su lugar habitual de trabajo. 

En México, la mayoría de estos gastos viáticos, son usualmente deducibles de impuestos, siempre y cuando el empleado o la persona encargada del área de administración de la empresa realice la factura correspondiente para poder presentar el CFDI o factura electrónica ante el SAT.

Los gastos de viáticos pueden incluir gastos de hospedaje, alimentación, transporte, renta de automóviles, pago de kilometraje, entre otros. 

La ley del impuesto sobre la renta en México, en el artículo 28, detalla todas las especificaciones requeridas para que los gastos sean deducibles para la empresa, las mismas que tiene que seguir al pie de la letra para evitar multas o sanciones por presentar facturas de viáticos que no son deducibles . 

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Gastos viáticos deducibles

Entre los requisitos más importantes a considerar para la deducción de los viáticos se encuentran dos tipos: los generales y los límites de gasto. 

‍Generales

• Los gastos considerados como viáticos se tienen que producir a una distancia de más de 50 kilómetros de la zona donde habitualmente trabaja el empleado. 
• La persona a favor de la cual se haga el desembolso de dinero debe tener una relación de trabajo con el contribuyente o preste servicios profesionales.
• Se solicita que los gastos estén amparados por un comprobante fiscal digital por internet (CFDI) si se hicieron en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente si se hicieron en el extranjero.
• Solo el 20% de los viáticos presentados podrán no presentar factura cuando no haya servicios para su emisión. 
• En ningún caso el monto que no se compruebe con factura no puede exceder de $15,000.00 pesos en el ejercicio fiscal de que se trate.
  

Límites de gasto en viáticos

• Alimentación en México: $750.00 pesos diarios por persona.
• Alimentación en el extranjero: $1,500.00 pesos diarios por persona (tiene que acompañar la comprobación con gasto de hospedaje o transporte).
• Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos diarios en México y en el extranjero.
• Hospedaje en el extranjero: $3,850.00 pesos diarios por persona.
• Hospedaje en México: no hay límite.
• Pagos en efectivo, solo hasta un máximo de $2,000 pesos, exceptuando combustibles y transporte, cuyo importe debe ser abonado mediante tarjeta. 

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Gastos viáticos no deducibles

Por otro lado, no son considerados viáticos: 

• Gasto en bares, casinos o discotecas
• Gasto en regalos, souvenirs o artículos personales.
• Gasto en servicios médicos, dentales o estéticos.
• Gasto en multas, infracciones o sanciones.
• Gasto en propinas excesivas o injustificadas.

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Es responsabilidad del empleado o de la persona a quien se le haya encomendado esa tarea, realizar las facturas en tiempo y forma de cada uno de los gastos de viáticos realizados para posteriormente enviarlas al área financiera donde ejerce sus labores quienes se encargarán de su comprobación y reembolso.

Para contabilizar estos gastos de empresa deducibles, usualmente el Director Financiero recibe de cada empleado las facturas de los viáticos y realiza los cálculos y verificaciones correspondientes para poder presentar la contabilidad ante el SAT México. 

Sin embargo, con la llegada de la transformación digital, llevar a cabo este proceso es cada vez más fácil. Con la ayuda de la tecnología, las empresas pueden automatizar el proceso de los gastos de empresa para de esta manera eficientar tiempo, recursos y evitar errores en su contabilidad. 

Entre las soluciones tecnológicas que permiten optimizar los gastos de empresa, se encuentra Okticket. A través de esta plataforma, tanto los empleados que pasan viáticos, como los Directores Financieros quienes tienen que comprobar todos los gastos, pueden llevar a cabo una gestión de gastos automatizada a través de sus diferentes funciones, entre las que se encuentran: recuperación de facturas, conciliación bancaria, lógica personalizada y alertas antifraude, todo desde un mismo lugar. 

Para conocer como Okticket puede ayudar a tu empresa a optimizar y automatizar el proceso de gestión de viáticos, da click aquí.

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Recientemente el SAT (Servicio de Administración Tributaria) dio a conocer que la facturación electrónica estaría teniendo un cambio con la implementación del nuevo CFDI 4.0. 

‍¿Qué es el CFDI en México? 

Es el Comprobante Fiscal Digital por Internet y consta de  un formato electrónico que se utiliza para emitir y validar las facturas o recibos de pago. 

¿Para qué sirve? 

El CFDI sirve para comprobar las operaciones comerciales que se realizan en el país, así como para facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes. 

¿Qué información podemos encontrar en el CFDI? 

Este contiene información detallada sobre el emisor, el receptor, el concepto, el monto, los impuestos y el sello digital que garantiza su autenticidad y validez ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).‍

¿Es obligatorio? 

 Si, este método de emisión de facturas y recibos de honorarios es obligatorio para México desde 2014. 

¿Qué es el CFDI 4.0?

 La facturación 4.0 es un nuevo formato del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que deben emplear los contribuyentes en México para expedir sus facturas electrónicas por medio del SAT. 

 Este formato es obligatorio desde el 1 de abril de 2023 para quienes tributan.

¿Qué diferencias se pueden encontrar en este nuevo modelo de facturación? 

Entre los cambios que ha generado esta nueva forma de facturación CFDI 4.0 se encuentran la solicitud del régimen fiscal de la persona a quien va dirigida la factura y el código postal de su domicilio fiscal. Más cuestiones a tener en cuenta:

• El nuevo CFDI 4.0 es obligatorio para cualquier tipo de factura que se expida y para recibos de nómina de trabajadores, por lo que las empresas han tenido que actualizar y recabar los datos de régimen fiscal de sus colaboradores para tener todo en orden antes del 1 de abril de este año.‍
• El Servicio de Administración Tributaria en México (SAT), está constantemente actualizándose y enviando notificaciones a los contribuyentes por medio del buzón tributario, por lo que es recomendable tener siempre los datos actualizados en su portal y estar pendiente de sus últimas noticias por medio de su página web y redes sociales.
• El tema de la facturación electrónica es de interés para todas las empresas del país, sin importar su tamaño, ya que tienen que presentar su declaración mes a mes y estar al tanto de las nuevas políticas tributarias. 
• En el caso de aquellas empresas que cuentan con varios empleados que constantemente pasan gastos de viáticos, la ecuación se puede volver un poco más complicada, ya que tanto la persona que pasa gastos tiene que invertir mucho tiempo operativo en la recuperación de las facturas, como la persona del área administrativa en comprobarlas y asegurar que todos los gastos son correctos. 

Cómo funciona Okticket

Con respecto a este último punto es importante recordar que, al día de hoy, gracias a la tecnología, se cuentan con muchas soluciones para la automatización de viáticos y gastos corporativos como lo es Okticket. 

Las empresas que emprenden una transformación digital de la mano de Okticket,  pueden invertir mejor sus recursos y aumentar su deducibilidad, ya que cuentan con una solución que les permite automatizar todo el proceso de administración de viáticos y gastos corporativos, haciendo que la gestión de los mismos sea mucho más eficiente, evitando el error humano e invirtiendo el tiempo en tareas de mayor valor para la compañía. 

Implementar una solución como Okticket está al alcance de todas las empresas mexicanas quienes se pueden beneficiar de utilizar la tecnología a su favor gracias a sus diversas funciones entre las que se encuentran: lógica personalizada, reclamación de CFDI, conciliación bancaria y todo esto integrado con el software contable que ya utilizan.

Si quieres conocer más sobre Okticket, da click aquí y agenda tu demo.  

Cuando se tienen viajes de negocios y se necesitan comprobar viáticos, la opción de toda la vida ha sido la del reembolso, ¿pero realmente es la más eficaz?

 En este artículo conocerás los pros y contras de los reembolsos y las tarjetas de empresa, podrás analizar la mejor opción para tu compañía en la comprobación de viáticos y gastos corporativos y obtener nuevas estrategias para tener un mayor control sobre ellos.

Primero, vamos a definir ¿Qué son los viáticos? De acuerdo a la definición de Cofide (Capacitación Empresarial), entendemos que estos son los pagos correspondientes a los gastos que se generan durante el viaje de negocios de un empleado, estos se brindan con el objetivo de que todas las actividades que conlleva dicho viaje sean cubiertas completamente por la compañía. 

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Las claves para optimizar la gestión de los viáticos

Tomando esto en cuenta y considerando que hay empresas que pueden tener empleados en viajes de negocio constantemente comprobando viáticos, veamos las opciones con las que cuentan para hacer frente a esto: 

1. Reembolsos: 

‍Es una opción práctica en el momento, ya que el empleado adelanta el dinero por su cuenta y la empresa no tiene que preocuparse por sacar dinero de la caja chica para dárselo al empleado. Las desventajas vienen después: 

• Comprobación manual: La persona que comprueba los gastos tiene que recuperar manualmente sus facturas, notas de gastos y hacer una relación de todo lo gastado para la aprobación del área correspondiente, invirtiendo mucho tiempo que podría dedicar a otra actividad de mayor valor para la empresa. 
• Revisión manual de gastos: El área de contabilidad de la compañía tiene que revisar uno a uno los gastos, incluidas las facturas y notas de gastos y asegurarse que todo está correcto. 
• Tiempo largo de espera: El empleado tiene que esperar que se hagan las comprobaciones pertinentes para recuperar su dinero y a veces tiene que esperar hasta fin de mes para recibir el depósito, lo que puede ser cansado para el/ella, ya que puede requerir el dinero pronto. 

2. Tarjetas de empresa:

En primer lugar, puede ser una opción que parece complicada, ya que se necesita sacar una tarjeta de crédito o débito con una entidad bancaria, pasar por solicitudes, aprobaciones y demás trámites. 

Pero no necesariamente tiene que ser as. Actualmente los procesos de solicitud de tarjetas bancarias para comprobación de gastos corporativos se han simplificado mucho y se pueden obtener tarjetas en tan solo unos días.

Teniendo esto en cuenta, las ventajas de contar con una tarjeta de empresa para la comprobación de gastos y viáticos corporativos son las siguientes: 

• Mayor control del dinero: La empresa tiene trazabilidad en tiempo real de los gastos y puede detectar cualquier incidencia pronto.
• Uso de la tecnología a favor de la empresa: Actualmente las tarjetas corporativas pueden ser también virtuales, lo que ayuda a que sean más seguras y evitar el robo, también se tiene la opción de apagar la tarjeta cuando no se va a utilizar por lo que se evitan cargos no deseados. 
• El empleado no tiene que adelantar dinero: En este caso, la persona que está pasando viáticos, no tiene que preocuparse de adelantar el dinero para hacer frente a los gastos y luego esperar a que se le haga el pago. ¡Solo necesita pagar con la tarjeta corporativa y listo!
• Menor tiempo invertido en comprobación de gastos: Tanto el empleado que pasa gastos constantemente, como el área de contabilidad de la empresa contarán con más tiempo libre para dedicarlo a otras tareas de mayor relevancia.  
• Límites de gasto: Ya sea una tarjeta de crédito o débito, la compañía puede establecer límites de gastos y evitar que el empleado se salga del presupuesto.

Finalmente, tomando en cuenta lo anterior, poco a poco, la transformación digital, está alcanzando a todas las empresas, desde las pequeñas hasta las transnacionales.

Por lo que considerar contar con un aliado, como Okticket, plataforma que ayuda a realizar una rápida y eficiente comprobación de gastos y viáticos corporativos puede ser una gran opción, ya que permitirá a los empleados ahorrar tiempo e invertirlo en tareas de mayor valor para la compañía, aumentar la deducibilidad, sincronizar las tarjetas de empresa con la app y evitar el fraude gracias a sus alertas personalizadas. 

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