Mejora tu administración de viáticos en 2024
Llevar a cabo una correcta y eficiente administración de viáticos a nivel de contabilidad empresarial es una labor que requiere gran atención por parte del CFO y de la persona que está pasando los gastos para evitar errores de gestión de los mismos.
¿Cuáles son los Viáticos Deducibles?
En México, la ley del impuesto sobre la renta, en el artículo 28, detalla todas las especificaciones requeridas para que estos gastos sean deducibles para la empresa. Es importante que se sigan al pie de la letra para evitar multas o sanciones por presentar facturas no deducibles.
Para que los gastos sean considerados como viáticos y gastos de viaje tienen que realizarse a una distancia de más de 50 kilómetros del sitio de trabajo del colaborador.
Siguiendo la normativa, se consideran viáticos deducibles: alimentación, renta de automóviles, gastos de hospedaje y gastos relacionados con transporte (gasolina, taxis).
En cambio, los siguientes gastos no son considerados viáticos y por ende, no pueden ser deducibles:
- Gasto en bares, casinos o discotecas
- Gasto en regalos, souvenirs o artículos personales.
- Gasto en servicios médicos, dentales o estéticos.
- Gasto en multas, infracciones o sanciones.
- Gasto en propinas excesivas o injustificadas.
Obligaciones Reporte de Viáticos
Además, la administración de estos gastos se tiene que llevar a cabo de una forma muy meticulosa para evitar sanciones por parte del SAT. Hay que tomar en cuenta lo siguiente:
- La persona a favor de la cual se haga el desembolso de dinero debe tener una relación de trabajo con el contribuyente o prestar servicios profesionales.
- Se solicita que los gastos estén amparados por un comprobante fiscal digital por internet (CFDI) si se hicieron en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente si se hicieron en el extranjero.
- Solo el 20% de los viáticos presentados podrán no presentar factura cuando no haya servicios para su emisión.
- En ningún caso el monto que no se compruebe con factura puede exceder de $15,000.00 pesos en el ejercicio fiscal de que se trate.
Límites de gasto en viáticos
- Alimentación en México: $750.00 pesos diarios por persona.
- Alimentación en el extranjero: $1,500.00 pesos diarios por persona (tiene que acompañar la comprobación con gasto de hospedaje o transporte).
- Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos diarios en México y en el extranjero.
- Hospedaje en el extranjero: $3,850.00 pesos diarios por persona.
- Hospedaje en México: no hay límite.
- Pagos en efectivo, solo hasta un máximo de $2,000 pesos, exceptuando combustibles y transporte, cuyo importe debe ser abonado mediante tarjeta.
¿Cómo calcular viáticos? Ejemplo práctico
Hacer el cálculo de la cantidad a desembolsar para que el empleado pueda gestionar sus gastos mientras se encuentra fuera, puede ser una labor complicada, por lo que proponemos el siguiente ejemplo de cómo puedo administrar viáticos:
- En primer lugar, considerar los días que el empleado estará fuera.
- Después, analizar la locación donde se va a trasladar. Si es en México o en el extranjero y el costo de la alimentación y transporte de esa ciudad.
- Por último, una vez teniendo esto en cuenta, se puede calcular el dinero diario que requerirá el colaborador para realizar sus actividades en esa ciudad. Pongamos el ejemplo de un empleado que se desplaza 5 días a Oaxaca. ¿Qué cantidad le corresponde a modo de viático?
- Transporte diario: 500 pesos.
- Hospedaje diario: 1,500 pesos.
- Comidas diarias: 700 pesos.
- Total por 5 días: 13,500 pesos.
Este ejemplo es una forma fácil y sencilla de cómo calcular viáticos por empleado, ayudando a que el área administrativa de la empresa tenga más claridad sobre los gastos.
Por otro lado, el CFO también puede apoyarse de un software de control de viáticos para gestionar estos gastos de una manera más eficiente y controlada. Actualmente en el mercado existen diferentes opciones. Una de ellas es Okticket, solución que además de automatizar los gastos, permite establecer alertas y monto límite de gasto por empleado, ayudando a mantener el control financiero de los gastos de viaje.
Procedimiento Administrativo de Viáticos
Una vez realizado el desembolso, la persona que lo realizó tiene la obligación de presentar al Director Financiero o el responsable de administración, tanto las facturas cómo la relación de gastos para su comprobación y validación.
Un ejemplo de políticas de viáticos de una empresa sería el siguiente:
- El área administrativa recibe la relación de gastos y facturas por parte del empleado
- El responsable designado analiza uno a uno los gastos y corrobora que se ajusten al presupuesto establecido para el colaborador.
- Si los gastos cumplen con los requisitos antes mencionados, se catalogan con el asiento contable de viáticos y se genera la deducibilidad correspondiente.
Ventajas de la automatización de procesos
¿Te resulta un proceso tedioso? No tiene por qué. Actualmente, la administración de viáticos puede ser mucho más sencilla gracias a la transformación digital empresarial.
Al día de hoy existen diferentes soluciones que permiten tanto al usuario que pasa gastos como al Director Financiero apoyarse de la tecnología para automatizar esta gestión, ahorrando tiempo y evitando errores humanos en el proceso.
Un ejemplo de esto es Okticket, app que recupera las facturas y permite con un solo click sincronizar los gastos bancarios con los reportados por el empleado y conocer en segundos si hay alguna irregularidad.
Una vez verificados los gastos y aprobados, el área administrativa pagará el desembolso de los viáticos de acuerdo a la ley federal del trabajo en su artículo 84. En ella se establece que el salario corresponde a la cantidad que se entrega al trabajador por su trabajo, por lo que como se timbran los viáticos en la nómina del empleado es como un ingreso acumulable o exento (no forma parte del sueldo o salario).
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