La importancia de la trazabilidad en la gestión de viáticos: Enfoque estratégico para un CFO

Históricamente, la administración de gastos de viajes de negocios es uno de los procesos más propensos a sufrir errores, inconsistencias y fraudes. Hoy, este problema sigue enquistado, a pesar de que existen herramientas que permiten a las empresas obtener la trazabilidad en la gestión de viáticos que necesitan.

¿Por qué es tan importante rastrear cada etapa del viaje? A lo largo de las siguientes líneas lo analizaremos en detalle. Pero ahí va un resumen: optimización de procesos, reducción de costos, mejora de la transparencia, cumplimiento normativo e impacto directo en la toma de decisiones financieras informadas.

¿Qué es la Trazabilidad en la Gestión de Viáticos?

El diccionario de la lengua española define la trazabilidad como la “posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción y distribución de bienes de consumo”.

Aplicado al contexto de la gestión de viáticos, consiste en llevar un control detallado de cada gasto que se produce durante un viaje de empresa, desde el momento de la reserva hasta la llega a casa.

Transporte, hospedaje, alimentación, incluso el café para llevar. Cada compra que haga un trabajador desplazado debe quedar debidamente registrada y justificada.

Solo así será posible hacer un seguimiento real de los gastos y una adecuada contabilización.

De lo contrario, van a repetirse una y otra vez situaciones que pueden lastrar el crecimiento empresarial, como pueden ser el incumplimiento de los límites de gasto, la pérdida de oportunidades de ahorro, la falta del control debido o los errores que cuestan dinero a la compañía.

5 beneficios de la trazabilidad en las finanzas empresariales

1. Control financiero y reducción de costos

La trazabilidad permite identificar patrones de gasto, detectar duplicidades o excesos y optimizar los presupuestos asignados a viajes. Con datos precisos y en tiempo real, los responsables de finanzas pueden negociar mejores tarifas con proveedores, implementar políticas de gasto más eficientes y reducir el derroche de recursos.

2. Cumplimiento fiscal y auditorías

En México, el SAT (Servicio de Administración Tributaria) exige comprobantes fiscales válidos para deducir gastos de viáticos. La trazabilidad asegura que cada gasto esté respaldado por la documentación adecuada, lo que minimiza el riesgo de sanciones o rechazos en las deducciones. Además, facilita el proceso de auditorías internas y externas, al contar con un historial completo y organizado de los gastos.

3. Transparencia y prevención de fraudes

Uno de los mayores desafíos en la gestión de viáticos es el riesgo de fraudes o malversaciones. La trazabilidad permite monitorear en tiempo real los gastos de los empleados, identificar comportamientos sospechosos y actuar de manera preventiva. Por una parte, la empresa protege sus recursos. Por otra, fomenta una cultura de responsabilidad y transparencia entre los trabajadores.

4. Mejora en la toma de decisiones

Con datos precisos y accesibles, el CFO puede analizar el impacto financiero de los viajes de negocios y tomar decisiones estratégicas. Por ejemplo, identificar si ciertos destinos o proveedores están generando costos excesivos.

5. Eficiencia operativa

La automatización de la trazabilidad a través de soluciones especializadas en gestión de viáticos como Okticket reduce la carga administrativa para el equipo de finanzas. Gracias a que permiten integrar comprobantes, aprobaciones y reportes en un solo lugar, los procesos se agilizan y s libera tiempo para actividades de mayor valor agregado.

Cuál es la mejor herramienta para optimizar el control de viáticos

Por tanto, el primer paso para obtener la trazabilidad que necesitas está en implementar una aplicación para digitalizar y automatizar la gestión de viáticos.

Con Okticket, por ejemplo, puedes digitalizar comprobantes, automatizar flujos de aprobación y generar reportes detallados. Además, se adapta a las normativas fiscales y ofrece integración con tu sistema contable.

Más ventajas de Okticket en materia de trazabilidad:

• La información de gasto se muestra en tiempo real. La persona encargada de validar el gasto puede saber el importe de la compra, quién la ha efectuado, cuándo y dónde. Por fin sabrás a dónde se ha ido el presupuesto asignado para gastos de viaje.
• Los administradores disponen de una vista avanzada muy útil para organizar los datos. La aplicación te permite configurar el grid mediante tableros. De esta forma, puedes seleccionar y exportar en Excel solo la información que necesites.
• Facilita enormemente la tarea de hacer comparativas que permitan conocer la evolución de los gastos. De esta manera, puedes llegar a predecir incluso los costes de los próximos desplazamientos.
• Si quieres detectar puntos de mejora de procesos, puedes analizar los gastos de forma vertical (tendencias, patrones, proveedores…).

Además, Okticket ha incorporado Inteligencia Artificial Generativa a su tecnología. Gracias al OCR avanzado, podrás, entre otros, extraer de los recibos la información que quieras (por ejemplo, el número de comensales de una comida, o los litros de combustible)

También permite generar alertas informativas o bloqueantes, en función del tipo de gasto que se esté reportando (como pueden ser bebidas alcohólicas en una comida o gastos efectuados a menos de 50 kilómetros de distancia).

Resumiendo. En un mercado cada vez más exigente, garantizar la trazabilidad de los viáticos es una decisión estratégica que impacta directamente en la rentabilidad y sostenibilidad del negocio.

Si crees que la trazabilidad es una herramienta valiosa para tu empresa, te invitamos a que conozcas nuestra solución sin compromiso de ningún tipo.

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