Con la tecnología, la gestión de gastos de viaje se ha convertido en una labor más sencilla y eficiente para las empresas. Gracias a esto, el CFO puede invertir un menor tiempo en comprobaciones de viáticos. 

Se observa que la transformación digital empresarial está en aumento. Tanto a nivel mundial como en Latinoamérica, cada vez son más las organizaciones que buscan implementar nuevas tecnologías en sus procesos diarios. 

De acuerdo al informe “think digital” de Inesdi Business School. México es uno de los países líderes en transformación digital a nivel Latam, con un 73% de empresas que iniciaron procesos de digitalización en 2023. 

¿Cómo se benefician los viajes de negocio con la automatización de viáticos? 

Los viajes de negocios siempre han sido una necesidad para las organizaciones. Ya que permiten afianzar relaciones, hacer networking y cerrar acuerdos. 

Anteriormente, sin el uso de plataformas web, la contabilización de los gastos de viaje podía ser un verdadero dolor de cabeza. Tanto para el Director Financiero como para la persona que estaba constantemente pasando gastos.

Entre las principales problemáticas encontramos: 

• Error humano 
• Mucho tiempo invertido
• Poco control de los presupuestos
• Fraudes y malos manejos de los viáticos

Sin embargo, aquellas empresas que ya han implementado una herramienta de automatización de gastos profesionales, ahorran más de 80 horas anuales por empleado. Tiempo que puede ser invertido en tareas de mayor valor. 

Llevar a cabo un control de gastos profesionales en pleno siglo XXI no tiene que ser una labor complicada o una tarea donde los colaboradores o el CFO tengan que invertir mucho tiempo. 

Gracias a la tecnología, cuando se implementa una herramienta de reporte de gastos, el proceso de contabilización de los mismos se vuelve más sencillo.

¿Cómo llevar un control de viáticos? 

Dentro de este contexto, es importante que el Director Financiero establezca una política de gastos. La cual puede incluir: 

1. Formato en el que los gastos tienen que ser entregados al CFO.
2. Política de tiempos de envío de comprobantes y plazo de aprobación.
3. Normas sobre recepción de facturas a nombre de la empresa. 
4. Informe sobre los gastos que son considerados viáticos y los que no. 
5. Información sobre tipo de pagos y reembolsos: pagos que se pueden realizar en efectivo, uso de tarjeta de empresa o personal. 
6. Reglas sobre el uso de tarjeta de empresa (si aplica). 
7. Topes de gasto por rubro y gastos que no se reembolsan. 

¿Cómo se contabilizan los gastos de viaje?

Este tipo de gastos pueden ser contabilizados de distintas formas, aunque siempre se debe de partir de la base: gastos que son considerados viáticos y los que no lo son. 

Gastos viáticos

• Alimentación
• Hospedaje
• Transporte: renta de vehículo o uso de transporte público.
• Gasolina

Gastos que no son viáticos

• Bares, casinos o discotecas
• Regalos, souvenirs o artículos personales
• Servicios médicos, dentales o estéticos
• Multas infracciones o sanciones
• Propinas excesivas o injustificadas

¿Cómo puede el CFO hacer una mejor gestión de viajes y gastos?

Para llevar a cabo una correcta organización de los viajes de empresa y el presupuesto para cada uno de ellos, es necesario tener presente la normativa para este tipo de gastos. 

En el caso específico de los gastos profesionales, la ley establece que para ser considerados viáticos tienen que cumplir con las siguientes condiciones: 

• Se tienen que producir a más de 50 kilómetros de distancia de la zona de trabajo del colaborador.
• Los gastos efectuados tendrán que venir con la factura correspondiente en el caso de México o con un recibo en el caso de otros países. 
• Solo el 20% de los gastos efectuados en México puede no presentar factura.
• Cuando se realice un reembolso de viáticos a un colaborador, este tiene que tener relación laboral con la empresa (ya sea como empleado o prestador de servicios). 

Gestión de gastos de viaje en México

Cada país tiene una normativa diferente en lo que se refiere a la contabilización de viáticos. En el caso de México el organismo encargado de su regulación es el SAT.  

‍¿Cuándo son deducibles los gastos de viaje?

Para que estos puedan ser deducibles para la empresa, es importante considerar los límites establecidos por SAT en viáticos.

A continuación los detalles: 

• Alimentos en el extranjero: $1,500.00 pesos diarios por colaborador (para que la comprobación sea válida tiene que venir con la nota o factura de hospedaje o transporte).
• Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos al día en México y en el extranjero.
• Alojamiento en el extranjero: $3,850.00 pesos diarios por colaborador.
• Alojamiento en México: no existe un límite de gasto.

¿Cómo se facturan los gastos de viaje?

De acuerdo a la normativa del SAT, los gastos relacionados con viajes de negocios tienen que ser desembolsados en su mayoría con tarjeta (ya sea de empresa o personal). 

Todo pago de combustibles y transporte tiene que ser abonado íntegramente con tarjeta para que sea deducible. 

Para los demás gastos, pueden ser pagados en efectivo hasta un máximo de $2,000 pesos, sino no serán considerados deducibles. 

Una vez realizados los desembolsos, el empleado tiene que solicitar la factura de los mismos lo antes posible. De esta forma se evitan problemas en su emisión y se garantiza la máxima deducibilidad al recuperar la totalidad de facturas.

El aliado del control de presupuesto: software de gestión de gastos de viaje

Una forma ideal de mantener en control los viáticos, tanto en la parte administrativa como en la de deducibilidad es implementando un software de gestión de gastos como Okticket. 

Entre sus ventajas se encuentran:

• Control de gastos desde un único lugar: toda la información se encuentra visible desde una única plataforma. Se pueden revisar los gastos en tiempo real.
• Sincronización bancaria: la función de conciliación permite emparejar los documentos enviados a aprobación con los estados de cuenta. El CFO ya no tiene que revisar gastos uno a uno.
• Recuperación de facturas: característica primordial para aumentar la deducibilidad. Al implementar esta funcionalidad el empleado se olvida de dar seguimiento a la factura. ¡Okticket hace el trabajo!
• Alertas personalizadas: gracias a esta propiedad el Director Financiero establece en la plataforma las políticas de gasto de la empresa. De esta forma se evita que se realicen gastos erróneos, fuera de presupuesto y no deducibles. 

Si aún no cuentas con un software de gestión de gastos, conoce Okticket aquí.

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Las finanzas corporativas, así como la recuperación de cfdi sat son imprescindibles para el buen funcionamiento de cualquier organización. Sin un estricto control de los gastos es imposible trazar una estrategia de rentabilidad empresarial.

Claves para una Gestión Eficiente de los Recursos Financieros

Antes que nada, es recomendable que exista una persona especializada en el tema. En este caso, sería ideal que la empresa pueda contar con un Director Financiero para encargarse de esta labor. 

Una vez designada la persona responsable de la contabilidad, esta tendría que hacerse las siguientes preguntas: 

• ¿Cuál fue la rentabilidad el año pasado?
• ¿A cuántos dígitos se espera aumentar la rentabilidad este año? 
• ¿Qué estrategias se podrían implementar a fin de aumentar los rendimientos? 
• ¿Cuáles son los costos fijos? 
• ¿Cuáles son los costos variables? 
• ¿La empresa ya está generando ingresos? 
• ¿Qué gastos podrían manejarse de manera más eficiente? 
• ¿Estoy deduciendo todos los impuestos que puedo deducir? ¿Tengo posibilidad de deducir otros gastos? 

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Creación de estrategias para mantener las finanzas en control

Resueltas las preguntas anteriores. El CFO tiene la responsabilidad de analizar todos los datos y plantear estrategias que permitan a la organización mejorar sus rendimientos. 

Entre las tácticas que se pueden llevar a cabo se encuentran: 

1. Mantener la contabilidad al día: cuando el Director Financiero mantiene las finanzas lo más al día posible, la probabilidad de errores y malos manejos se reduce considerablemente. 
2. Sincronización de cuentas: con los movimientos bancarios informatizados. La revisión y comprobación se vuelve más sencilla. 
3. Elaboración de informes y análisis: realizar constantemente reportes financieros es una estrategia ideal para saber la situación de la empresa y tomar decisiones de forma proactiva. 
4. Planificación de presupuestos y gastos: con una contabilidad en control, resulta fácil poder proyectar futuros gastos y comprobarlos. 
5. Recuperación de facturas: cuando se logran facturar la mayor parte de las compras, se pueden deducir mayores impuestos.

Importancia de recuperación de cfdi sat

Teniendo en cuenta el punto anterior. Una de las estrategias más relevantes para mantener las finanzas corporativas organizadas y enfocadas en conseguir la mayor rentabilidad, es la recuperación de facturas. 

¿Qué pasos puedo seguir para reclamar la mayoría de facturas? 

• Tomar en cuenta el tipo de gasto: si es viático, servicios profesionales, gastos de empresa, etc.
• Gestión automatizada de viáticos: permite tener un mayor control de los presupuestos y saber que gastos se requieren facturar.
• Establecer una política de facturación interna: para los empleados que pasan viáticos. Es necesario implantar procesos para las comprobaciones y asegurar que se recuperen todas las facturas. 
• Digitalización de gestiones: al mantener los procesos de contabilidad digitalizados, es más fácil llevar un orden y tener conocimiento de los gastos que faltan por facturar. 

Aumento de deducibilidad con un software de gestión de gastos 

La correcta gestión de los gastos es esencial para las empresas. No solo permite mantener un control financiero, sino que también puede aumentar la deducibilidad de los gastos en la declaración de impuestos.

Una forma sencilla de tener un control efectivo de los gastos de empresa es a través de una aplicación de gastos de viaje. 

Utilizar una herramienta de este tipo ofrece múltiples ventajas, entre las que se encuentran: 

• ‍Gastos disponibles 24/7 desde cualquier lugar: el Director Financiero puede consultar el estado de los gastos desde donde se encuentre y a cualquier hora. Comodidad y eficiencia para analizar datos y crear estrategias financieras en pro de la empresa.‍
• Alertas personalizadas: el área administrativa puede establecer límites de viáticos de acuerdo a las políticas de la empresa. No más errores humanos ni comprobaciones improcedentes. ‍
• Sincronización bancaria: los gastos realizados y los enviados a aprobación se emparejan con un solo click. Cualquier incidencia es notificada al instante. 

• Recuperación automatizada de cfdi sat: con la tecnología de punta de Okticket, el empleado ya no tiene que preocuparse por recuperar las facturas. El CFO las tendrá disponibles junto al gasto desde su plataforma de consulta web. La herramienta hace todo el trabajo. 
• ‍Aumento de deducibilidad: al recuperar la mayoría de las facturas posibles y dado que el área financiera se ve liberada de tiempo. La deducibilidad de la empresa aumenta. 

Implementar una herramienta de automatización de viáticos es muy fácil con Okticket. Para conocer más a fondo sus funciones da click aquí.

El Chief Financial Officer (CFO), como guardián de las finanzas corporativas, desempeña un papel crucial al liderar la adopción de soluciones digitales que contribuyen al éxito empresarial. 

En ese camino hacia la rentabilidad, las nuevas tecnologías juegan un papel fundamental en la optimización, mejora de procesos y control de la contabilidad empresarial. 

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¿Qué es la automatización financiera? 

La automatización es la aplicación de la tecnología para la ejecución de procesos repetitivos de una forma rápida y eficiente. 

Centrándonos en el tema financiero, específicamente se refiere a la utilización de últimas herramientas tecnológicas para ayudar a mejorar los procesos relacionados con contabilidad y administración. 

El objetivo principal es liberar a los colaboradores de tareas rutinarias y en las que la repetición puede provocar errores. Esto permite que dediquen su tiempo a labores más estratégicas dentro de la empresa. 

Beneficios de implementar un plan de digitalización financiera

Cuando el Director Financiero lleva a cabo un proyecto estratégico con la tecnología como base, los beneficios que podrá encontrar son: 

• Evitar el error humano: mayor precisión en los cálculos y revisión de estados de cuenta. 
• Gestión eficiente del tiempo: ahorro de tiempo para dedicarlo a tareas de mayor valor. 
• Flexibilidad: integración de los distintos procesos financieros de una forma sencilla e intuitiva. 
• Ahorro de costos: al optimizar la eficiencia, los colaboradores pueden realizar un mayor número de tareas durante su jornada. 
• Mayor capacidad de análisis: gracias a la automatización, el CFO puede dedicar más tiempo a revisar estados financieros y proponer correcciones. 

La función del CFO en la transformación digital

Ahora que conocemos las ventajas de la utilización de la tecnología en pro de la mejora de procesos financieros, es momento de integrarla en el día a día de la empresa. La persona ideal para llevar a cabo esta implementación dentro de su área y darlo a conocer dentro de toda la organización es el Director Financiero.

Como directivo 360º, el especialista en finanzas tiene como responsabilidad conocer los últimos avances tecnológicos para poder implementarlos en la modernización de procesos corporativos. 

El CFO del siglo XXI debe tener conocimiento de ciertas tecnologías clave para seleccionar las que mejor se adapten a sus necesidades.

Entre ellas se encuentran: 

• Inteligencia artificial
• Big data
• Robótica
• Digitalización
• Integraciones a través de ERP 

Herramientas digitales para automatización de procesos financieros

Cuando el Director Financiero tiene conocimiento de las novedades tecnológicas y de las exigencias de la empresa en el plano financiero. Es momento de buscar los mejores instrumentos para la mejora de procesos dentro de la organización. 

Al día de hoy existen un sinfín de aplicaciones que pueden otorgar múltiples beneficios en esta área. Entre ellos se pueden encontrar: 

• Generación de informes automáticos
• Gestión de flujos de efectivo
• Conciliación de datos
• Integraciones bancarias
• Automatización de viáticos corporativos

Software de gestión de gastos como aliado del control financiero 

Llevar a cabo una eficiente gestión de gastos empresariales se vuelve una tarea sencilla para el Director Financiero gracias a la transformación digital. 

Con ayuda de la tecnología, el directivo puede automatizar los procesos dedicados a la contabilización de viáticos de una manera intuitiva y sencilla. 

Entre las ventajas que se pueden encontrar al implementar un rastreador de gastos de viaje  como Okticket son: 

• Sincronización con entidades bancarias: esta función permite revisar los gastos con un solo click, además notifica al instante en caso de anomalía. 
• Control de viáticos desde un mismo lugar: los gastos generados están disponibles en todo momento y desde una misma plataforma para su consulta. 
• Recuperación y reclamación de facturas: la plataforma de Okticket permite a la empresa quitarse el trámite de seguimiento y reclamación de facturas. La tecnología hace el trabajo.  
• Alertas personalizadas: esta función permite al directivo establecer alertas y comportamientos de gasto de acuerdo a las políticas de la empresa. En caso de producirse una irregularidad se notifica de inmediato.
• Integración con el sistema contable: al implementar Okticket, la herramienta permite sumar esfuerzos con las distintas soluciones de contabilidad que la empresa utiliza.

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Para conocer más sobre Okticket y cómo te puede ayudar, da click aquí.

El tema económico en una empresa lo es todo, ya que va a predisponer las actividades que pueda realizar: compra de insumos, marketing, contrataciones, ampliación de local, etc. Por lo que es aconsejable contar con una herramienta de reporte de gastos para mantener un mejor control de las finanzas corporativas. 

Cuando una organización no cuenta con un software de gestión de gastos, se vuelve más vulnerable a tomar decisiones erradas por falta de información y por ende acaba siendo más reactiva a las situaciones que se le presentan. 

¿Cuáles son las desventajas de no contar con un control del presupuesto empresarial? 

• Poca posibilidad para realizar estrategias de precio eficaces: Como los precios de venta consideran los costos de producción, si no se tienen claros los costos fijos ni la inflación, no se pueden establecer precios competitivos. 
• No se puede medir la eficiencia: Al no tener claros todos los gastos de la empresa, se vuelve poco probable poder establecer una táctica para eficientar el uso de recursos y por ende utilizarlos donde sean más necesarios. 
• Desconocimiento de la rentabilidad: Cuando la empresa desconoce sus beneficios, no puede establecer ni estrategias para continuar creciendo, ni tampoco sabrá en qué punto se encuentra para la toma de decisiones.

Influencia de nuevas tecnologías en funciones corporativas y finanzas empresariales 

Con la llegada de la transformación digital, tanto los procesos como los roles dentro de la empresa han ido cambiando. Por un lado se busca la eficiencia y por el otro contar con profesionales polifacéticos que vayan más allá de la operación, adentrándose en la estrategia empresarial. 

El primero de los mayores cambios que se han dado dentro de las organizaciones sería la utilización de herramientas de última tecnología que ayudan a automatizar procesos, especialmente aquellos relacionados con el control del presupuesto. 

La segunda mayor transformación son los roles dentro de la empresa. En estos tiempos se necesita que los colaboradores tengan un alto grado de adaptabilidad, sean polivalentes, proactivos, analicen y propongan distintas formas de hacer las cosas en vez de solo operar. 

Teniendo esto en cuenta, uno de los roles que más ha cambiado en los últimos años es el del CFO, ya que ha pasado de ser un mero administrador a un estratega que trabaja mano a mano con el CEO para dirigir el rumbo de la empresa y proponer mayor optimización de recursos. 

Competencias del CFO del siglo XXI

El Director Financiero actual tiene la responsabilidad de adelantarse a las situaciones, de conocer a fondo el sector y los factores macroeconómicos que le pueden afectar. 

De cara a la empresa, este directivo 360º puede aportar: 

• Amplio conocimiento del sector.
• Control de los procesos de producción y sus costos.
• Estrategias para mejorar la rentabilidad y ajustar el presupuesto.
• Integración con las nuevas tecnologías a fin de que la compañía sea más eficiente. 
• Mejorar la competitividad y crecimiento a largo plazo. 
• Planificación de estrategias de ampliación de capital. 

Principales problemáticas a las que se enfrenta el Director Financiero

Nuestro directivo ha pasado de tener en su totalidad funciones de control de capital, viáticos, comprobaciones de gastos y facturas a tener que hacer eso más la parte de estrategia financiera, análisis a fondo de balances, estados de cuenta, formas de optimización de recursos, plan de ampliación de capital y mucho más. 

¿Qué problemática viene con esto? 

Si la empresa no está digitalizada, el CFO seguramente estará trabajando a marchas forzadas, horas de más e incluso existe una gran posibilidad de cometer errores humanos, dado que no se da a basto con las nuevas funciones que tiene que realizar.  

Herramienta de reporte de gastos para incrementar las ventajas competitivas

Con lo anterior en mente, el CFO puede apoyarse de distintas soluciones tecnológicas para hacer su trabajo más eficiente, estar menos abrumado por realizar las funciones de comprobación de viáticos y facturas al poder realizarlas de forma sencilla e intuitiva desde un software de gestión de gastos. 

Al utilizar un rastreador de gastos de negocios, el Director Financiero podrá beneficiarse de distintas maneras: 

• Ahorro de tiempo: tanto el CFO como la persona que pasa gastos invierten el 5% de su jornada laboral (más de  80 horas anuales) en comprobación de gastos. Implementar una herramienta de este tipo supone un ahorro considerable de tiempo operativo. 
• Eficiencia de procesos: Al poner en marcha una aplicación de gastos de  viaje, los procedimientos de comprobación de cada gasto se vuelven más simples y automatizados, haciendo uso de la tecnología para evitar el error humano. 
• Mayor control del presupuesto y aumento de rentabilidad: Tener un sistema de automatización de viáticos permite tener información 24/7 sobre los gastos generados y por ende tomar acción creando estrategias para maximizar los beneficios.

Una herramienta de reporte de gastos que puede ser utilizada por el Director Financiero es Okticket, a través de ella el directivo no solo logra tener un mayor control en su contabilización de viáticos, sino que también ahorra tiempo y puede aumentar su deducibilidad con la función de recuperación de facturas. 

Para conocer como Okticket puede ayudar a tu empresa, da click aquí. 

Las novedades tecnológicas han traído grandes avances para las compañías, especialmente en digitalización empresarial. Esto ha ayudado a las organizaciones a mejorar sus procesos en todos los niveles. 

En el caso de la transformación digital, las empresas grandes son quienes mejor han podido adaptarse ya que suelen contar con departamentos especializados y un gran presupuesto para implantaciones tecnológicas. 

Pero, ¿qué pasa en el caso de las pymes? 

A las pequeñas y medianas empresas les puede resultar más complicado actualizarse constantemente, estar al tanto de las novedades tecnológicas y por ende, implementarlas, lo que puede resultar en una desventaja frente a la competencia. 

Nuevas herramientas tecnológicas y su impacto

La digitalización se refiere al proceso de transformar en profundidad una empresa utilizando las últimas soluciones digitales que ayuden a la organización a ser más eficiente en su día a día. 

Según un informe realizado en 2023 por IDC en conjunto con Docusign, el 47% de las organizaciones en América Latina estaban en búsqueda de nuevas herramientas de última tecnología para implementar. 

Cuando las pymes llevan a cabo un plan de desarrollo tecnológico de acuerdo a la naturaleza de su compañía, pueden encontrarse con las siguientes ventajas competitivas: 

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• Atracción de mayor número de clientes
• Sencillez en procesos de pago
• Comodidad para que los clientes hagan compras
• Trazabilidad
• Mayor organización de documentos
• Disponibilidad de la información en todo momento y lugar
• Posibilidad de vender internacionalmente
• Automatización
• Optimización de recursos
• Aumento de eficiencia

Digitalización empresarial paso a paso

Para que una pyme pueda llevar a cabo un plan de digitalización exitoso, primero tiene que hacer un análisis de lo que quiere lograr para tener claras las necesidades a cubrir. 

Recomendamos que responda a las siguientes preguntas: 

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• ¿Cómo funciona mi compañía ahora mismo? 
• ¿Qué procesos podrían mejorar?
• ¿Cuál es mi mayor problema hasta el momento? ¿Cómo podría solucionarlo? 
• ¿Tengo la impresión que ciertos procesos están tomando más tiempo del que deberían? 
• Si tuviera una varita mágica, ¿qué transformaciones realizaría en mi empresa para que funcionara de manera ideal? 
• ¿Cuál es mi presupuesto?  

Una vez respondidas las cuestiones anteriores y habiendo hecho un análisis de las necesidades y expectativas es momento de tomar acción.

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6 pasos para implementación de transformación digital empresarial

Teniendo en cuenta las necesidades a cubrir y el rumbo a tomar, es momento que la empresa se decante por una o varias soluciones para hacer frente a la problemática presentada. 

Con todo esto claro, los pasos a seguir serían: 

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1. Consultar a un experto y/o buscar las plataformas que se adapten a los objetivos. 
2. Tener claras las metas a lograr a corto y mediano plazo, trazar un plan medible para llegar a ellas. 
3. De la ayuda del experto, implementar las nuevas plataformas en toda la compañía.
4. Capacitación a los empleados para que todos conozcan el funcionamiento y puedan aprovechar al máximo las ventajas de la nueva tecnología. 
5. Revisión a los 6 meses para asegurar que todo funciona como estaba planeado, al hacer esto se pueden encontrar nuevas áreas de oportunidad donde implementar nuevas plataformas. 
6. Formación continua para los colaboradores, de esta forma se asegura sacar el máximo provecho de las herramientas implementadas. 

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Software de gestión de gastos, una herramienta de fácil incorporación

Para aquellas pymes que no saben por dónde comenzar en su plan de transformación digital, una opción sencilla, económica y fácil de utilizar es una herramienta de reporte de gastos. 

A través de ella, las empresas pueden no solo eficientar procesos, ahorrar tiempo y tener más control del presupuesto, sino también tener todos los documentos siempre a mano y disponibles de forma digital, evitando pérdidas de documentación importante. 

Okticket, aplicación de gastos de viaje

Una de las herramientas que ayudarán a las pymes en su proceso de puesta en marcha de nuevas plataformas digitales es Okticket, plataforma de automatización de viáticos. 

Entre las ventajas que las empresas podrán encontrar al implementar un software como Okticket se encuentran: 

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Automatización de gastos profesionales

Los empleados emplean alrededor del 5% de su jornada laboral en trámites de recuperación de viáticos. Al hacer este trámite de forma automática, los colaboradores pueden destinar este tiempo a tareas de mayor valor y evitar el error humano. 

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Facturas y tickets de pago disponibles online

Todos los documentos de contabilización de viáticos como: facturas, tickets o cfdi, están disponibles en cualquier momento y lugar desde la plataforma web. No hay más pérdida de información importante. 

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Integración con el sistema contable actual

Okticket se integra con el sistema contable que esté utilizando la empresa. Suma esfuerzos con el software de contabilidad para ofrecer la información más detallada y actualizada sobre los gastos profesionales. 

Si quieres conocer más a fondo cómo puede ayudarte Okticket, clica aquí.

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El sector del business travel ha crecido mucho en los últimos años. Por lo que las empresas han implementado, con ayuda de la tecnología, diversas app escanear tickets y herramientas que les permiten automatizar procesos.

De acuerdo al INEGI (Instituto Nacional de Estadística y Geografía), en el tercer trimestre de 2023, el ITPIBT (Producto Interno Bruto Turístico) aumentó un 2.8% con respecto al trimestre previo y se espera que para 2024 siga habiendo un crecimiento. 

México es uno de los principales países para viajes de negocios en Latinoamérica, la expectativa para el 2024 es que la tendencia continúe y el sector crezca.

Los viajeros de negocio están a la alza. Cada vez son más las empresas que motivan a sus empleados a realizar este tipo de prácticas ya que los resultados son muy favorables: 

• Ayudan a fortalecer las relaciones con clientes y públicos de interés.
• Fomentan el cierre de negocios.
• Promueven la convivencia y aprendizaje en el sector. 
• Oportunidades de networking.

Política interna de viáticos y mejores prácticas

Los viajes de negocios son una actividad esencial para el desarrollo de las empresas, pero también implican una serie de riesgos y desafíos, ya que aumentan las irregularidades en el control de los viáticos. 

Por lo tanto, es recomendable para las empresas que tienen un alto número de viajeros de negocios implementar, por medio del área de Recursos Humanos, una política interna de gestión de gastos profesionales, la cual puede incluir: 

• Tiempos para pasar viáticos a aprobación.
• Información sobre gastos que sí son considerados viáticos y los que no.
• Límites de gasto por rubro.
• Política de facturación.
• Restricciones y gastos no permitidos. 
• Uso de tarjeta de empresa. 

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Al llevar a cabo una política de gestión de gastos, la empresa podrá tener toda la seguridad que sus empleados estarán actuando de acuerdo a ella. Con esto se evitan malos manejos del presupuesto y se ayuda al Director Financiero a mantener el control sobre el mismo.

Principales retos en la gestión de gastos profesionales

Para aquellas compañías que tienen un alto volumen de viajeros de negocio, resulta prácticamente indispensable contar con una herramienta de control de viáticos que les permita tener los gastos controlados en todo momento.

Al contar con un software de gestión de viáticos tanto la persona que pasa gastos como el Director Financiero, pueden ahorrar hasta 80 horas anuales, tiempo que pueden dedicar a tareas de mayor relevancia para la empresa. 

En este caso, la principal área de oportunidad para las empresas es aprovechar la llegada de la transformación digital y automatizar todos los procesos relacionados con la contabilización de viáticos, tanto para ahorrar tiempo como para tener un mayor control de los mismos. 

Digitalización y automatización, las nuevas herramientas del CFO  

Al implementar una herramienta de automatización de gastos profesionales, el Director Financiero, podrá no solo ahorrar tiempo y eficientar procesos sino también mantener en estricto control el presupuesto de viáticos y aumentar la deducibilidad de la empresa. 

En la actualidad existen diversas aplicaciones de gastos de viaje, una de ellas es Okticket, entre sus funciones se encuentran: 

• Control de gastos desde una única plataforma: los gastos disponibles 24/7 en todo momento, desde cualquier lugar.
• Lógica personalizada: función que permite detectar el fraude antes de que se produzca por medio de alertas. 
• Recuperación de facturas: Okticket se conecta con el SAT para recuperar las facturas a nombre de la empresa y reclamar las no recibidas. 
• Conciliación bancaria: sincronización y revisión de gastos con un solo click, en caso de irregularidad se notifica de inmediato. 
• Integración con el sistema contable actual.

App escanear tickets, pasa el gasto en el momento y olvídate del resto

Finalmente, a través de Okticket y su avanzado sistema de reconocimiento, los empleados pueden realizar un gasto, escanearlo y registrarlo en el sistema para su aprobación en pocos minutos. 

De esta forma, aquellos colaboradores que están constantemente pasando gastos, solo tienen que preocuparse por escanear los tickets de compra dentro de la app y enviar a aprobación con un click, un proceso de contabilización de viáticos fácil y sencillo.

Utilizar una app escanear tickets trae muchas ventajas para tu empresa, si quieres conocerlas a detalle, da click aquí.

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