Con la llegada de la transformación digital empresarial algunos procesos se han digitalizado  y automatizado, haciendo que su gestión sea más fácil, como el caso de la deducción de gastos de empresa. 

Para el CFO, tener automatizados los viáticos supone tener un mayor control del presupuesto en todo momento. Incluso tener la posibilidad de rastrear los gastos de negocio en tiempo real. 

De acuerdo con la firma consultora EY, la madurez digital de México se ubica por encima del promedio de Latinoamérica, situándose como un país altamente receptivo a los cambios tecnológicos, tanto para adoptarlos como para desarrollarlos.

La función trascendental del CFO en la transformación digital

Con la transformación digital en constante ascenso y la inteligencia artificial como tema de conversación de este 2024, a veces es difícil que los directivos puedan mantener el paso con el creciente número de soluciones que salen al mercado cada día. 

En el siglo XXI el rol del Director Financiero dentro de las compañías dio un giro de 180º, pues ha dejado de ser un mero administrador para convertirse en un estratega cuya opinión y análisis son sumamente relevantes en el día a día. 

El CFO actual está al pendiente de las últimas tendencias tecnológicas. Se vuelve un prescriptor de las mismas hacia adentro de la organización con la finalidad de implementarlas y eficientar procesos en todas las áreas que sea posible. 

Nuevas herramientas tecnológicas en el área de finanzas

El crecimiento tecnológico está transformando la contabilidad y las finanzas a pasos agigantados. 

En este nuevo paradigma, los recientes desarrollos de software desempeñan un papel crucial para hacer frente a la optimización y eficiencia de recursos dentro de la empresa. 

En los últimos años hemos visto diferentes herramientas que permiten a las  organizaciones mejorar su gestión en distintos ámbitos como: recursos humanos, finanzas y facturación, marketing, ciberseguridad, operaciones, atención al cliente, entre otras, siendo el financiero uno de los temas relevantes. 

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Importancia de contar con un software de gestión de gastos

En el caso del CFO, con los constantes cambios y actualizaciones en la facturación por parte del SAT, es prácticamente un requisito contar con una herramienta de automatización de gastos profesionales que le permita tener un mayor control del presupuesto en cada momento. 

Entre las ventajas que los Directores Financieros pueden aprovechar una vez se implementa una aplicación de gastos de viaje dentro de su empresa, se pueden encontrar: 

• Ahorro de tiempo en contabilización gastos.
• Sincronización en un click de gastos enviados a aprobación con estados de cuenta bancarios.
• Evita el error humano.
• Recuperación de facturas. 
• Mayor control de viáticos.
• Lógica personalizada que permite establecer alertas para evitar fraude.
• Aumento de deducibilidad.
• Integración con sistema contable actual. 

Al poner en marcha una herramienta de automatización de viáticos como Okticket, tanto el CFO como la persona que está constantemente pasando gastos ahorran más de 80 horas anuales, tiempo que pueden estar utilizando en tareas de mayor para la compañía. 

Deducción de gastos de empresa y automatización de gastos en una aplicación

Por otro lado, otros de los grandes beneficios que se pueden obtener al utilizar Okticket es la de un avanzado sistema de gestión del presupuesto de viáticos, ya que por medio de la herramienta el CFO puede: 

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• Establecer límites de gasto por rubro y por empleado, por ejemplo:  empleado: 500 pesos en comidas, director: 1,500 pesos en comidas.

• Información en tiempo real del presupuesto: Al ingresar con su usuario podrá ver la gestión de los viáticos en el momento, desde cualquier lugar. 

• Recuperación de facturas: Okticket recupera las facturas, de esta forma el CFO puede garantizar que la mayoría de los gastos tengan su factura disponible. 

• Validación de facturas frente al SAT: Okticket se conecta con el SAT para confirmar que las facturas emitidas a nombre de la empresa sean correctas y no haya errores. 

Mayor deducibilidad y control de viáticos con Okticket 

Al haber aprovechado las ventajas competitivas de Okticket, el CFO puede aumentar la deducibilidad de la empresa de manera significativa, ya que no sólo tiene en mayor orden y control el presupuesto de viáticos, sino que puede recuperar y validar la mayoría de sus facturas y cfdis, asegurando que los gastos generados sean deducibles. 

¿Quieres conocer más sobre cómo Okticket puede ayudar a tu empresa? Da click aquí.

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La transformación digital ha venido a cambiar la forma en la que se trabaja. Con ella se han logrado eficientar procesos a distintos niveles, como la automatización de gastos, procesos de pago y facturación. Con ello se ha logrando que las compañías puedan trabajar de una manera más estratégica en su día a día. 

De acuerdo a AI Adoption Index 2023 (Índice Global de Adopción de inteligencia artificial de iBM 2023) el 42% de las empresas en Latinoamérica están implementado procesos de IA en su compañía. Otro 59% se encuentra estudiando la viabilidad de su implementación.

Con todos estos cambios, el Director Financiero ha dejado de ser un mero administrativo y gestor para convertirse en una figura de alta relevancia y estratégica dentro de la empresa. 

Considerando lo anterior, el CFO se vuelve un detector de tendencias, alguien que busca la forma de integrar la tecnología en la empresa para hacerla más rentable, competitiva y eficiente. 

Con esto en mente, nuestro protagonista tiene la misión de detectar en qué áreas la organización invierte mucho tiempo y analizar si es posible implementar una solución o herramienta tecnológica que permita emplear ese tiempo en tareas de mayor valor. 

Una de las actividades del día a día que suele consumir mucho tiempo tanto a los empleados como al CFO es la comprobación de gastos.

Cuando esta actividad no está automatizada, el empleado que pasa gastos y se encuentra fuera, tiene que invertir tiempo en el envío de reporte de viáticos y la recuperación de facturas. Mientras, el área administrativa tiene que revisar los gastos uno a uno, con el error humano que esto conlleva y finalmente verificar las facturas. 

En ambos casos, se estima que cada empleado, tanto el que pasa viáticos como el encargado de la comprobación de los mismos, invierte alrededor del 5% de su jornada laboral en esta actividad. Al año, esto supone más de 80 horas.

La importancia de implantar un software de gestión de gastos

Una solución para la problemática anterior es la implementación de un software de gestión de gastos. A través de la digitalización de los documentos, el uso de inteligencia artificial y la última tecnología, dicha herramienta automatiza todo el proceso de contabilización de viáticos. 

Al poner en marcha una herramienta de que automatiza el procedimiento de comprobación de viáticos, tanto la persona que pasa gastos como el CFO, se apoyan en la tecnología para hacer más eficiente cada proceso, ahorrar tiempo y tener mayor control del presupuesto evitando desviaciones.

En la actualidad existen diversas herramientas y soluciones que hacen frente a la contabilización de viáticos, cada una con diferentes funciones y nivel de adaptación para cada empresa. 

Un ejemplo de herramienta de reporte de gastos que es de utilidad para todo tipo de empresas (desde micropymes y pymes hasta los grandes corporativos), es Okticket. 

Como aplicación de gastos de viaje, Okticket permite tener todos los documentos, información y control de los viáticos en un mismo lugar para su fácil consulta en todo momento.

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Automatización de gastos profesionales para una administración más eficiente

Tener un control de los gastos de viáticos puede ser muy sencillo con ayuda de aplicaciones de automatización de gastos como Okticket. Entre sus ventajas se pueden encontrar: 

• Sincronización de gastos con un click.
• Mayor control sobre el presupuesto (se pueden establecer umbrales de gasto).
• Alertas personalizables de acuerdo a políticas de la compañía, en cuanto un gasto se sale de los establecido se alerta al momento. 
• Revisión de status de los gastos en todo momento desde la app.
• Recuperación de facturas.
• Aumento de deducibilidad. 

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¿Cómo facturar viáticos?

Con todo esto en cuenta, al utilizar un rastreador de gastos de negocio, se vuelve mucho más fácil y sencillo para el Director Financiero tener controladas y recuperar la totalidad de las facturas emitidas a nombre de la empresa y de esta manera poder llevar a cabo las deducciones correspondientes. 

En México, la ley del impuesto sobre la renta en el artículo 28, detalla los gastos que pueden ser considerados viáticos y los requisitos para que estos sean deducibles.

Viáticos deducibles

Siguiendo la normativa, se consideran viáticos deducibles: alimentación, renta de automóviles, gastos de hospedaje y gastos relacionados con transporte (gasolina, taxis), por lo que es importante que el CFO o la persona encargada de estos trámites incluya el asiento contable de gastos de viaje o asiento contable de viáticos para que la deducción se haga de forma correcta. 

Tanto el sector privado como el sector público tienen que seguir las mismas regulaciones para la deducción de estos gastos, aunque pueden diferir un poco en enfoques.

La contabilidad gubernamental se rige por la Ley General de Contabilidad Gubernamental y los acuerdos emitidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), por lo que el asiento contable de viáticos sector público, tendrá que registrarse de acuerdo a estas leyes. 

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Tips para evitar errores en la validación de facturas

Cuando llega el fin de mes, el CFO tiene que hacer una revisión de facturas y tomar en cuenta los siguientes límites de gasto para comprobar que sí puedan ser considerados viáticos: 

• Alimentación en México: $750.00 pesos diarios por persona.
• Alimentación en el extranjero: $1,500.00 pesos diarios por persona (tiene que acompañar la comprobación con gasto de hospedaje o transporte).
• Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos diarios en México y en el extranjero.
• Hospedaje en el extranjero: $3,850.00 pesos diarios por persona.
• Hospedaje en México: no hay límite.

Pagos en efectivo, solo hasta un máximo de $2,000 pesos, exceptuando combustibles y transporte, cuyo importe debe ser abonado mediante tarjeta. 

Una vez hecha esta revisión, es importante hacer la validación de cfdi mediante un verificador cfdi avalado por el SAT para comprobar la autenticidad de todas las facturas y evitar contratiempos. 

Conclusiones finales

Finalmente, aunque el sistema de gestión de viáticos es algo que tiene muchas regulaciones y comprobaciones de por medio, una vez conociendo la ley y sus limitaciones, el Director Financiero puede hacer uso de una aplicación de automatización de gastos profesionales.

Al utilizar una herramienta de este tipo el CFO puede simplificar los procesos internos, aumentar la eficiencia, deducibilidad, evitar el error humano y que tanto él como las personas que pasan gastos puedan dedicar más tiempo a tareas estratégicas dentro de la empresa. 

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Los viajes de negocio son una tendencia al alza en el mundo corporativo, cada vez más compañías apuestan por enviar a sus empleados a diferentes destinos para ampliar sus horizontes, establecer contactos y cerrar acuerdos.

Desde 2023, los viajes de negocios siguen en aumento y para este 2024 se espera una recuperación del 80% (en comparación con los niveles precovid-19), de acuerdo a Collinson Group.

Cuando las empresas realizan constantemente viajes de negocio, tienen que considerar diferentes factores como: 

• Gestión del presupuesto
• Hacer reembolso o tarjeta de empresa
• Facturación
• Límites de gastos en viáticos
• Horarios del viaje para que el trabajador esté descansando
• Entre otros...

Aplicación de gastos de viaje para ahorrar tiempo

Anteriormente, la comprobación de viáticos era una tarea que consumía mucho tiempo, tanto para la persona que pasa gastos, ya que le tomaba mucho tiempo la recuperación de facturas o cfdi y hacer la comprobación, como para el director financiero quien tenía que corroborar los gastos uno a uno y aprobar las facturas.

Con los avances tecnológicos han surgido distintas herramientas que permiten a las empresas con un alto volumen de personas viajando por negocios, automatizar el proceso de contabilización de viáticos. 

Al utilizar una herramienta de reporte de gastos, tanto los empleados que pasan viáticos, como el CFO logran ahorrar hasta 10 horas semanales, tiempo que pueden utilizar en tareas de mayor valor para la compañía. 

Actualmente, con el uso de la tecnología, es muy sencillo automatizar los procesos de contabilización de viáticos, con lo que se evita el error humano y se aumenta la productividad empresarial.

En el mercado existen distintas soluciones que permiten llevar a cabo una gestión de gastos automatizada a través de tecnología. Una de ellas es Okticket. Entre las funciones que las empresas pueden encontrar al implementar una solución como Okticket se encuentran: 

• Ahorro de tiempo en contabilización gastos.
• Evita error humano.
• Recuperación de facturas. 
• Sincronización en un click de gastos enviados a aprobación con estados de cuenta bancarios.
• Lógica personalizada que permite establecer alertas para evitar fraude.
• Mayor control de viáticos.
• Aumento de deducibilidad.
• Integración con sistema contable actual. 

Tecnología y control de impuestos

Los viáticos cuentan con varios lineamientos impuestos por el SAT, tanto para ser considerados gasto de viaje como límites de gasto por día. 

Tomando esto en consideración, contar con una aplicación de gestión de gastos de viaje como Okticket, permite: 

• Recuperar la mayoría de las facturas.
• Establecer límites de viáticos de acuerdo a las condiciones del SAT.
• Configurar alertas para asegurar que los gastos de comidas se efectúan a más de 50kms del área de operación de la empresa.
• Tener en tiempo real control total de los gastos. 

Implementación sencilla

Poner en funcionamiento un sistema de automatización de gastos, es usualmente sencillo y económico, incluso permite que el CFO continúe trabajando con su sistema de contabilidad actual, pero con las ventajas de contar con una aplicación de gastos de viaje. 

En este caso, el Director Financiero podrá dedicar su tiempo en tareas más estratégicas como: prevenir el fraude y tener un mejor control de viáticos de la mano de la tecnología. 

Con las ventajas antes mencionadas sobre la implementación de una herramienta de contabilización de viáticos, uno de los beneficios más tangibles para la rentabilidad de la empresa será el aumento de impuestos a deducir, ya que podrán recuperar la mayoría de sus facturas y tener los gastos al día para poder hacer las máximas deducciones posibles.

Con todo esto en cuenta, al implementar una solución como Okticket, el Director Financiero podrá seguir estrategias para gestionar mejor el presupuesto de gastos de viaje y llegar a sus objetivos financieros.

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¿Conoces todo lo que hay que tomar en cuenta al realizar la facturación en México? 

Desde hace muchos años la facturación electrónica se instauró en nuestro país y desde entonces cada vez más países la comienzan a implementar. Llevar a cabo un control electrónico de las facturas conlleva tener mucho más orden en todo lo que respecta a la gestión de gastos y la recuperación de facturas y CFDI.

En esta guía podrás conocer a detalle todos los pormenores de la facturación en México, encontrar nuevas estrategias y consejos para mejorar, a través de la transformación digital, procesos internos dentro de tu organización. 

¿Qué vas a encontrar en este documento?

La factura 4.0: ¿Qué novedades aporta?

La Factura 4.0 es el nuevo formato del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que deben emplear los contribuyentes en México para expedir sus facturas electrónicas por medio del SAT. Entró en vigor el 1 de abril de 2023.

Este formato es obligatorio para cualquier tipo de factura que se expida en México y para recibos de nómina de trabajadores. 

Con la implementación de esta nueva versión, todos los contribuyentes deben proporcionar mayor información tanto a la hora de expedir como de solicitar una factura. 

La importancia de la transformación digital para la facturación

Gracias a la transformación digital comenzó la facturación en México como la conocemos hoy en día.

Desde entonces, los avances tecnológicos han despegado y es necesaria una constante actualización para no quedarse atrás.

Al mantener todos los conocimientos lo más al día para implementar dentro de la empresa distintas soluciones y herramientas tecnológicas que ayuden a eficientar toda clase de procesos y mejora de prácticas en el día a día se vuelve una cuestión sencilla.  

Una solución que puede ayudar a los directivos a tener más control, orden e incluso poder aumentar su deducibilidad es la digitalización de gastos de empresa. 

Tips para optimizar la recuperación de facturas

Una empresa cuyos empleados están constantemente pasando gastos tiene que tener principal cuidado en un aspecto: recuperación de facturas para deducir el mayor número de gastos posibles . 

El mayor reto para las empresas consiste en automatizar al máximo este proceso para ahorrar tiempo y garantizar la mayor deducibilidad posible. 

¿Son deducibles los viáticos?

Es vital para la compañía llevar a cabo unas finanzas ordenadas que le permitan por un lado deducir el mayor número de gastos posible y por otro, tener todo al día en caso de cualquier inspección o auditoría.

En el caso de la comprobación de viáticos existen diferentes lineamientos impuestos por el SAT que las empresas deben  tener en cuenta para evitar sanciones. 

Es importante conocer que viáticos son deducibles tanto a nivel nacional como internacional y hasta que monto, el tipo de pago y que gastos son considerados viáticos y cuáles no. 

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Las mejores herramientas para automatizar gastos

Las nuevas tecnologías se convierten en los mejores aliados de las empresas, ayudándoles a mejorar la gestión de procesos, ahorrar tiempo y ser más eficientes.

Considerando que la comprobación de gastos de empresa es un proceso que todas las compañías tienen que hacer, lo relevante es buscar nuevas formas para hacerlo invirtiendo menos tiempo.

Con la automatización de procesos e inteligencia artificial, han surgido diversas soluciones que ayudan al Director Financiero a simplificar la contabilización de viáticos.

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Las ventajas del software de gestión de gastos 

​​Gracias a la transformación digital e inteligencia artificial, es posible tener cada vez más soluciones y herramientas que ayudan a eficientar procesos corporativos, como un software de gestión de gastos, herramienta que automatiza distintas fases de este proceso.

Al día de hoy, existen en el mercado distintas herramientas de reportes de gastos. Una de ellas es Okticket. 

Descarga la guía “Facturación en México"  y conoce todas lo que hay que tomar en cuenta al realizar facturas y deducir gastos de empresa.

Se entiende por sustentabilidad empresarial la aplicación de prácticas que sean eficientes no solo para la empresa, sino también para el medio ambiente y la sociedad. 

En los últimos tiempos, la implementación de prácticas en pro del medio ambiente se ha vuelto una necesidad para los empresarios, ya que se han dado cuenta que el cliente tiene cada vez más consciencia sobre su entorno y está en la constante búsqueda de compañías que pongan su granito de arena y vayan un paso más allá hacia el bienestar del planeta que sólo generar la venta de un producto.  

De acuerdo a un estudio de Roland Berger México (septiembre 2023), el 70% de los mexicanos están dispuestos a pagar entre un 5% y un 10% adicional por un producto sustentable. Lo que evidencia la creciente demanda por productos y servicios de proximidad, éticos y que beneficien al medio ambiente. 

Prácticas sustentables en la empresa

Cualquier tipo de compañía, sin importar el tamaño, puede adoptar un plan de Responsabilidad Social Corporativa e implementar acciones en beneficio de la comunidad y el planeta.

• Reciclaje. Esta es una actividad que se puede realizar de forma fácil e implementar en cualquier momento y a cualquier nivel, tanto dentro del corporativo, de cara a los clientes y en los procesos de producción.

Dentro del corporativo se puede promover el reciclaje de basura: orgánico, inorgánico, plásticos, cartón. 

Por otro lado, si la empresa fabrica productos, puede ver la posibilidad de tener plantas de tratamiento o utilizar materiales reciclados para la fabricación de empaques. 

Por último, la compañía puede promover entre sus clientes el reciclaje de los empaques vacíos, solicitando que los lleven a la tienda a cambio de un descuento. 

• ‍Procesos de producción sustentables. Este apartado es un poco más complejo, ya que implica hacer cambios drásticos en la forma en que se elaboran los productos para dar paso a procedimientos que velan a favor del medio ambiente. 

Entre las prácticas que se podrían implementar se encuentran: utilización de energía renovable, implementación de productos ecológicos y sin pesticidas, utilización de luz solar y vehículos eléctricos, entre otros. 

• ‍Fomentar sustentabilidad entre empleados. Aquí es importante que se involucre el área de Recursos Humanos de la empresa para promover actividades de interés para los colaboradores motivándolos a hacer acciones en pro del medio ambiente dentro de la empresa y fuera de ella. 

Entre las acciones que se pueden realizar se encuentran: campaña de reforestación, limpieza de parques, huerto urbano, alianzas con empresas locales para que los empleados puedan comprar con descuento, incentivar el uso de vehículo compartido para ir a la oficina, entre otras. 

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El papel del CFO en la sustentabilidad empresarial

Una de las características que tienen que tener los directivos de una empresa, incluyendo al CFO es la visión de Responsabilidad Social. 

¿Por qué? Porque la conciencia medioambiental de los clientes ha despertado y cada vez prestan más atención al tipo de compañía en el que hacen sus compras, si es amigable con el medio ambiente y si se adecúa a sus valores.

En este caso, el Director Financiero tiene un rol fundamental, ya que puede aportar un cambio de 180º sin mucha inversión. 

Digitalización de documentos

De acuerdo con el informe Europeo “Digitalización, sostenibilidad y centros de datos”, por cada punto que aumenta el índice de digitalización DESI se consigue evitar la emisión de 142.000 toneladas de CO2. 

Esto nos lleva a reflexionar sobre cómo implementar algo que en principio puede ser tan sencillo como la digitalización de documentos implica grandes beneficios en pro del medio ambiente. 

El primer paso hacia la digitalización empresarial

Utilizar la tecnología y transformación digital en pro de la sustentabilidad es una de las opciones más sencillas de implementar, ya que su costo es bajo y su nivel de adaptabilidad a cualquier tipo de empresa es alto.

Un ejemplo de esto sería el evitar el uso y desperdicio de papel, apostando por los documentos digitales. Esto tiene varias ventajas, ya que se centralizan los archivos en un mismo lugar con acceso para todos, se evita pérdida de información y se tiene un mayor control de los activos de la empresa. 

Implementar un software de gestión de gastos es una excelente manera de comenzar con esta práctica, ya que evita el uso de papel para la comprobación de gastos y viáticos, así como el almacenamiento físico e impresión de facturas y notas. 

Beneficios de contar con una herramienta de gestión de gastos y viáticos

Al implantar una solución de digitalización de gastos de empresa, se ahorran cientos de toneladas de papel. Se calcula que un kilo de papel, el equivalente a 200 hojas DIN A-4 de 80gr/m2, produce la emisión de 3 Kg de CO2, (fuente: OVACEN).

Actualmente en el mercado existen diversas alternativas de software de gestión de gastos, una de ellas es Okticket, aplicación que permite digitalizar el proceso de comprobación de viáticos de principio a fin, ayudando a la empresa a dar un paso más hacia la sustentabilidad.

Entre sus funciones se encuentran: reclamación y recuperación de facturas, alertas que se configuran de acuerdo a las políticas de la empresa para prevenir fraudes, sincronización con entidades bancarias para efectuar la conciliación de gastos con un solo click, integración con el sistema contable de la empresa y poder tener un control de viáticos en todo momento a través de la tecnología. 

¿Estás listo para dar un primer paso hacia la sustentabilidad de forma sencilla y económica? Conoce más sobre Okticket aquí.

Llevar a cabo una correcta y eficiente administración de viáticos a nivel de contabilidad empresarial es una labor que requiere gran atención por parte del CFO y de la persona que está pasando los gastos para evitar errores de gestión de los mismos. 

¿Cuáles son los Viáticos Deducibles? 

En México, la ley del impuesto sobre la renta, en el artículo 28, detalla todas las especificaciones requeridas para que estos gastos sean deducibles para la empresa. Es importante que se sigan al pie de la letra para evitar multas o sanciones por presentar facturas no deducibles.

Para que los gastos sean considerados como viáticos y gastos de viaje tienen que realizarse a una distancia de más de 50 kilómetros del sitio de trabajo del colaborador. 

Siguiendo la normativa, se consideran viáticos deducibles: alimentación, renta de automóviles, gastos de hospedaje y gastos relacionados con transporte (gasolina, taxis). 

En cambio, los siguientes gastos no son considerados viáticos y por ende, no pueden ser deducibles:

• Gasto en bares, casinos o discotecas
• Gasto en regalos, souvenirs o artículos personales.
• Gasto en servicios médicos, dentales o estéticos.
• Gasto en multas, infracciones o sanciones.
• Gasto en propinas excesivas o injustificadas.

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Obligaciones Reporte de Viáticos

Además, la administración de estos gastos se tiene que llevar a cabo de una forma muy meticulosa para evitar sanciones por parte del SAT. Hay que tomar en cuenta lo siguiente: 

• La persona a favor de la cual se haga el desembolso de dinero debe tener una relación de trabajo con el contribuyente o prestar servicios profesionales.
• Se solicita que los gastos estén amparados por un comprobante fiscal digital por internet (CFDI) si se hicieron en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente si se hicieron en el extranjero.
• Solo el 20% de los viáticos presentados podrán no presentar factura cuando no haya servicios para su emisión.
• En ningún caso el monto que no se compruebe con factura puede exceder de $15,000.00 pesos en el ejercicio fiscal de que se trate.

Límites de gasto en viáticos

• Alimentación en México: $750.00 pesos diarios por persona.
• Alimentación en el extranjero: $1,500.00 pesos diarios por persona (tiene que acompañar la comprobación con gasto de hospedaje o transporte).
• Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos diarios en México y en el extranjero.
• Hospedaje en el extranjero: $3,850.00 pesos diarios por persona.
• Hospedaje en México: no hay límite.
• Pagos en efectivo, solo hasta un máximo de $2,000 pesos, exceptuando combustibles y transporte, cuyo importe debe ser abonado mediante tarjeta. 

¿Cómo calcular viáticos? Ejemplo práctico

Hacer el cálculo de la cantidad a desembolsar para que el empleado pueda gestionar sus gastos mientras se encuentra fuera, puede ser una labor complicada, por lo que proponemos el siguiente ejemplo de cómo puedo administrar viáticos: 

1. En primer lugar, considerar los días que el empleado estará fuera. 
2. Después, analizar la locación donde se va a trasladar. Si es en México o en el extranjero y el costo de la alimentación y transporte de esa ciudad. 
3. Por último, una vez teniendo esto en cuenta, se puede calcular el dinero diario que requerirá el colaborador para realizar sus actividades en esa ciudad. Pongamos el ejemplo de un empleado que se desplaza 5 días a Oaxaca. ¿Qué cantidad le corresponde a modo de viático?

• Transporte diario: 500 pesos.
• Hospedaje diario: 1,500 pesos.
• Comidas diarias: 700 pesos. ‍
• Total por 5 días: 13,500 pesos.

Este ejemplo es una forma fácil y sencilla de cómo calcular viáticos por empleado, ayudando a que el área administrativa de la empresa tenga más claridad sobre los gastos. 

Por otro lado, el CFO también puede apoyarse de un  software de control de viáticos para gestionar estos gastos de una manera más eficiente y controlada. Actualmente en el mercado existen diferentes opciones. Una de ellas es Okticket, solución que además de automatizar los gastos, permite establecer alertas y monto límite de gasto por empleado, ayudando a mantener el control financiero de los gastos de viaje. 

Procedimiento Administrativo de Viáticos

Una vez realizado el desembolso, la persona que lo realizó tiene la obligación de presentar al Director Financiero o el responsable de administración, tanto las facturas cómo la relación de gastos para su comprobación y validación. 

Un ejemplo de políticas de viáticos de una empresa sería el siguiente:

1. El área administrativa recibe la relación de gastos y facturas por parte del empleado
2. El responsable designado analiza uno a uno los gastos y corrobora que se ajusten al presupuesto establecido para el colaborador.
3. Si los gastos cumplen con los requisitos antes mencionados, se catalogan con el asiento contable de viáticos y se genera la deducibilidad correspondiente. 
   

Ventajas de la automatización de procesos 

¿Te resulta un proceso tedioso? No tiene por qué. Actualmente, la administración de viáticos puede ser mucho más sencilla gracias a la transformación digital empresarial.

Al día de hoy existen diferentes soluciones que permiten tanto al usuario que pasa gastos como al Director Financiero apoyarse de la tecnología para automatizar esta gestión, ahorrando tiempo y evitando errores humanos en el proceso. 

Un ejemplo de esto es  Okticket, app que recupera las facturas y permite con un solo click sincronizar los gastos bancarios con los reportados por el empleado y conocer en segundos si hay alguna irregularidad.

Una vez verificados los gastos y aprobados, el área administrativa pagará el desembolso de los viáticos de acuerdo a la ley federal del trabajo en su artículo 84. En ella se establece que el salario corresponde a la cantidad que se entrega al trabajador por su trabajo, por lo que como se timbran los viáticos en la nómina del empleado es como un ingreso acumulable o exento  (no forma parte del sueldo o salario).

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