Cuanto más rápido te mueves, más tardas en reaccionar si te encuentras con un obstáculo. Pues bien, lo mismo ocurre con las empresas. Están tan centradas en crecer rápidamente que solo se percatan de que tienen un problema cuando se lo encuentran de frente, sin tiempo para esquivarlo.

De ahí la importancia de tomar las medidas necesarias para certificar que las cuentas están en orden. Para ello, nada mejor que una auditoría contable.

Y como los gastos de viaje son una de las partidas más cuantiosas, en este artículo explicaremos la importancia de realizar una auditoría de gastos viáticos de forma periódica.

¿Qué es una auditoría de gastos de empresa? ¿Qué ventajas aporta a las compañías? ¿Qué cuestiones hay que tener en cuenta a la hora de planificarla? Vamos a verlo.

¿Qué es una auditoría de gastos de empresa?

Una auditoría de informes de gastos viene a ser una especie de examen en el que las respuestas a las preguntas hay que buscarlas en los documentos contables. El aprobado llega si el auditor considera que las cuentas están en orden y la compañía cumple con las normas establecidas.

Este proceso analiza detalladamente cómo se manejan y registran los gastos dentro de una organización. Para ello, el auditor revisa la situación económica y operativa de una empresa. Identifica las posibles incidencias que puedan darse y hace un seguimiento de las medidas adoptadas.

En cuanto a los objetivos, estos varían en función de si la auditoría contable es interna o externa.

Tipos de auditorías financieras

Auditoría interna

Se trata de un proceso interno que se realiza con la finalidad de organizar los informes financieros. Con ello se pretende, principalmente, tomar decisiones estratégicas.

Se lleva acabo de forma periódica y los reportes son de carácter interno.

Auditoría externa

Aporta información objetiva sobre los estados financieros. Además, sirve para asegurarse de que la empresa cumple con la normativa de control de calidad.

Se realiza de forma puntual y el informe va a terceros.

Cómo se realiza una auditoría

A la hora de realizar una auditoría, tan importante es la preparación como el resultado. Este proceso consta de tres partes principales.

1. Planificación

Se selecciona al equipo que va a llevar a cabo la auditoría, se realiza una evaluación de riesgos y se eligen los métodos de trabajo, así como las herramientas que se van a utilizar, entre otros.

Antes de enfrentarse a una auditoría, conviene que el departamento financiero se asegure de que la contabilidad está al día. También es importante reunirse con el auditor para saber qué documentación será necesario presentar.

2. Ejecución

A lo largo del proceso, se realizan diferentes pruebas para determinar si existen fallos. En caso afirmativo, se buscan las causas.

3. Resultado

Se notifican las faltas encontradas, si las hubiera, junto con el plan diseñado para corregirlas. Si los estados financieros coinciden con los datos aportados por la empresa, el juicio emitido es “favorable”.

¿Qué ventajas tiene para las empresas una auditoría contable?

Las consecuencias de no realizar auditorías de gastos pueden traer consecuencias muy negativas: descontrol de los gastos, fraude interno, pérdida de competitividad…

Pues bien, el corregir a tiempo todos estos problemas es uno de los beneficios derivados de auditar las cuentas.

Más ventajas:

• Asegura la transparencia. Esto conduce a una gestión financiera más efectiva. Y en caso de necesitar financiación, será más fácil acceder al capital.
• Impulsa la eficiencia y la rentabilidad de las empresas.
• Mantiene la integridad financiera.
• Ayuda a prevenir fraudes corporativos y malversaciones de fondos.
• Fomenta la optimización de los flujos de trabajo y la reducción de costes.

Todo ello contribuye a fortalecer la confianza de clientes e inversores.

Auditoría digital: mejores resultados con menos recursos

¿Todavía sigues pensando que se trata de un proceso largo que implica lidiar con montañas de papeles?  Empleando la tecnología adecuada, es posible mejorar la calidad de las auditorías sin necesidad de aumentar la carga de trabajo de los equipos.

Gracias a las auditorías de gastos digitales, es posible comprobar automáticamente si los recibos están alineados con la política de gastos de la empresa. Y en caso de los viajes de negocios, identificar los gastos no reembolsables y sacar estadísticas sobre los patrones de gasto de los trabajadores desplazados.

Del mismo modo, estas herramientas ayudan a cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias.

El resultado es la obtención de informes muchos más completos, precisos y objetivos.

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Que los avances tecnológicos son necesarios para lograr la escalabilidad y rentabilidad de una empresa es indiscutible. Y hoy no se puede hablar de innovación del área financiera sin mencionar a las herramientas de IA en finanzas.

México no es una excepción. De acuerdo con el Índice Latinoamericano de Inteligencia Artificial, este es uno de los países de la región líderes en la adopción de esta tecnología.

Del mismo modo, la Agencia Nacional de la Inteligencia Artificial para México calcula que, en los próximos seis años, las soluciones basadas en la IA contribuirán con hasta 15.7 billones de dólares a la economía global.

¿Hasta qué punto la IA revolucionará los procesos financieros de las organizaciones? ¿Qué aplicaciones tiene la IA en finanzas? ¿Qué les ocurrirá a las empresas que decidan ignorarla? Veamos cómo esta tecnología puede impulsar el papel innovador del CFO. Y de paso, ayudar a optimizar el control de viáticos y gastos de empresa.

¿Qué es la IA en finanzas?

De la Inteligencia Artificial sabemos que es una tecnología capaz de realizar tareas propias de la inteligencia humana.

Para lograr que las máquinas aprendan de los datos y mejoren su rendimiento, se utilizan algoritmos  y modelos de aprendizaje automático.

Por tanto, al hablar de IA en finanzas nos referimos al uso de estas tecnologías avanzadas para optimizar los procesos financieros.

La automatización abarca desde el análisis de grandes volúmenes de datos hasta los procesos administrativos rutinarios.

Como resultado, en mucho menos tiempo se obtienen datos más reales, fiables y precisos con los que trabajar.

Beneficios de la IA para el departamento financiero

¿De qué manera puede la inteligencia artificial mejorar la eficiencia y la toma de decisiones a los responsables financieros? Vamos a verlo tomando como ejemplo las ventajas aplicadas a la gestión de gastos profesionales.

• Automatización de las tareas repetitivas, como puede ser la conciliación bancaria, la digitalización de los recibos y facturas o la categorización de los gastos. Con ello, se reduce el tiempo y esfuerzo dedicado a tareas administrativas.
• Control del presupuesto y monitorización del cumplimiento de la política de gastos de viaje en tiempo real. Gracias a eso, es posible identificar las desviaciones presupuestarias y los comportamientos de gastos no autorizados de forma rápida.
• Cotejar facturas con recibos y órdenes de compra. Con ello, se evita que la empresa pague de más.
• Reducción de los errores contables y del fraude interno gracias a la detección inmediata de los comportamientos de gastos anómalos: Facturas duplicadas, importes incorrectos, gastos fuera de plazo…
• Análisis detallado de los patrones de gasto, basados en datos históricos y tendencias. Esto redunda en la mejora de la predicción de costos futuros.
• Del mismo modo, es posible realizar previsiones en otros procesos: gestión de inventario o logística, por ejemplo.
• Identificación de las áreas que aportan mayor y menor rentabilidad.
• Mejora en la toma de decisiones. Las estadísticas obtenidas mediante el análisis avanzado de datos aportan insights muy valiosos.
• Transparencia en los informes de gastos.
• Personalización de productos y servicios en base a tendencias del mercado y preferencias de los clientes.
• Mejora de la experiencia de usuario, empezando por el servicio de atención al cliente. Los asistentes virtuales y los chatbots agilizan el tiempo de respuesta al máximo.
• Identificación de las áreas de la organización que son más y menos rentables.
• Integración con los sistemas de gestión contables y de Recursos Humanos.
• La IA permite automatizar el flujo de aprobación para que este se realice en el momento en el que se registra un gasto. Consecuentemente, también se agilizan los pagos y reembolsos.

Resumiendo, la IA en finanzas pueden transformar significativamente la forma en que se gestionan los gastos de empresa. Los procesos se vuelven más eficientes, precisos y controlados. Todo ello aporta una ventaja competitiva.

Cómo utilizan la IA los directores financieros

Los directores financieros son conscientes de las ventajas que aporta la inteligencia artificial en finanzas. Esta afirmación queda patente en estudios como "Money and Machines", donde el 85% de los líderes empresariales asegura utilizar la IA.

Y es que las posibilidades que ofrece esta tecnología son muchas. Algunas ya las hemos mencionado de pasada en el apartado anterior, por lo que en este punto vamos a detenernos en los principales casos de uso de la IA en la gestión de gastos de empresa.

Automatización de la entrada de datos de gastos

Este proceso consta a su vez de varios pasos para los que se pueden utilizar diferentes herramientas inteligentes:

1. Digitalización de facturas. Al dotar de inteligencia artificial a un OCR, la información clave de los recibos y facturas se procesa de forma más rápida y precisa.
2. Extracción de la información. Posteriormente se extrae y se clasifica la información más relevante de los justificantes (fecha, importe, número de folio, RFC del proveedor, divisa, tipo de tasa, descripción del gasto…). Para ello resulta de gran utilidad los modelos NLP (procesamiento de lenguaje natural).
3. Integración con el ERP. Los gastos digitalizados se vuelcan automáticamente en el ERP para su contabilización automática. La inteligencia artificial tiene capacidad para comprobar que todo es correcto.

Validación de los gastos

Gracias a los algoritmos avanzados, la IA puede identificar patrones de gastos sospechosos (importes que sobrepasan las cantidades establecidas en la política de gastos, tickets duplicados o compras realizadas en días no laborables, por ejemplo).

Predicción y análisis avanzado

Una vez la información ha sido registrada, es muy sencillo valerse de la IA para obtener análisis avanzados de datos en muy poco tiempo. Basándose en datos históricos, los algoritmos pueden crear diferentes escenarios futuros, incluso predecir tendencias de gastos.

IA aplicada al OCR

Gracias a la Inteligencia Artificial, el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) ha experimentado un avance significativo. Ya no se trata solo de convertir textos escritos o impresos en datos digitales. Ahora, los sistemas OCR impulsados por IA pueden procesar documentos con mayor rapidez y precisión.

Utilizando algoritmos, estos motores de reconocimiento pueden interpretar y sacar automáticamente información de documentos físicos. En el caso de tickets, recibos y facturas, pueden extraer datos como el número de folio, el RFC del proveedor, la divisa, el tipo de tasa, entre otros.

De esta manera, los campos en las notas de gastos se rellenan automáticamente. Además, las tecnologías más avanzadas, como Okticket, poseen la capacidad de aprender de cada ticket registrado. Si la primera vez no se identifica correctamente un campo, en las siguientes ocasiones el sistema sabrá cómo completarlo adecuadamente.

¿Qué dice la ley sobre la IA?

En México no existe ninguna normativa relativa a la inteligencia artificial. No obstante, ya se están dando los primeros pasos para legislar la adopción de esta tecnología.

El pasado mes de febrero, el senador mexicano Ricardo Monreal, presentaba una iniciativa para establecer la "Ley Federal que Regula la Inteligencia Artificial". La norma busca regular el uso de estas tecnologías mediante reglas y organismos vigilantes.

Dicha Ley sería obligatoria incluso para proveedores de Sistemas de IA que se encuentren ubicados en el extranjero y proporcionen servicios en México o cuya información generada se utilice en territorio nacional.

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Actualmente, el fraude interno afecta al 70% de las empresas mexicanas. Solo durante los dos últimos años, las irregularidades detectadas en las notas de gastos han aumentado un 20%.

¿A qué se debe este incremento? ¿Qué tipos de fraude interno son los más frecuentes? ¿Cuánto dinero pierden las empresas por culpa de estos comportamientos ilícitos? ¿Qué mecanismos ayudan al control debido de viáticos? A lo largo de este post vamos a hablar de todo ello.

¿Qué es el fraude interno?

Empezaremos por aclarar que el fraude interno es el ocasionado por los miembros de una organización. Va desde el robo de material hasta hacer trampas con la jornada laboral, pasando por la falsificación de los justificantes de gastos de empresa.

Tipos de fraude de empleados más comunes

Algunas de las irregularidades más frecuentes detectadas en las notas de gastos son la siguientes:

• Gastos duplicados: pasar el mismo ticket dos veces, por ejemplo.
• Exceso de gasto: superar los montos establecidos por la compañía.
• Adquisición de artículos no compliance: el trabajador compra un artículo considerado como no reembolsable y aun así carga el gasto a la empresa.
• Información borrosa: si la información del comprobante es ilegible, este no es válido.
• Fraudes documentales: Es frecuente encontrarse con recibos, tickets o facturas que no son válidos.

Las causas del fraude interno

¿Por qué se producen estas irregularidades? La mayoría de las veces la causa hay que buscarla en la falta de control interno. La gestión manual de los gastos de empresa suele estar detrás del problema.

• Al no contar con herramientas de control debido, se produce una cascada de errores que acaban con pérdidas importantes.
• El aumento del coste de la vida es otra de las causas del fraude interno que coge fuerza. La prueba está en que los empleados que más fraude cometen son los de nivel bajo y medio.

El costo de las irregularidades en notas de gastos

Cuánto dinero cuesta a las empresas este problema? En el informe "Occupational Fraud" de ACFE, se habla de unas pérdidas totales de más de 3,1 billones de dólares a nivel mundial ($878,000 en Latino América y Caribe).

Esto se traduce en unas pérdidas anuales equivalentes al 5% de los ingresos anuales de las compañías mexicanas. Pero si echamos un vistazo a otras estadísticas, el porcentaje sube hasta un 10%.

Mecanismos para el control debido de viáticos

En la luchas contra el fraude internos tan necesarias son las medidas enfocadas a la prevención como las encaminadas a la detección. Entre los mecanismos que no pueden faltar en las empresas destacan estos:

• Inversión en tecnología, con soluciones amigables desde el punto de vista de la usabilidad.
• Puesta en marcha de políticas para agilizar la aprobación de gastos.
• Acciones para fomentar el sentimiento de pertenencia a la empresa.
• Fomento del bienestar laboral.
• Realizar auditorías.
• Poner en marcha un canal de denuncias anónimas.
• Aplicar procedimientos correctivos y asegurarse de que todo el equipo conozca las consecuencias de cometer fraude.

¿Cómo puede ayudar Okticket a detectar el fraude?

A la hora de prevenir, detectar y atajar el fraude interno en los viáticos, la tecnología es una gran aliada. Por eso, las organizaciones están dispuestas a invertir en herramientas que acaban con los errores manuales. Con Okticket, por ejemplo, tendrás la seguridad de que no se producirán errores documentales.

Lo mismo ocurre con el fraude cronológico, los gastos no reembolsables o la superación de umbrales de gasto, puesto que la herramienta permite establecer alertas personalizadas.

Lógica personalizada: la tecnología que trabaja por ti

El motor de revisión automática de Okticket permite revisar automáticamente las hojas de gastos. Cuando detecta posibles incumplimientos en la política de gastos de tu empresa, envía una alerta (esta puede ser meramente informativa o bloquear la operación).

¿Quieres conocer todos los tips para detectar el fraude interno en los informes de gastos? Descarga gratis a guía "Fraude interno en viáticos: Herramientas para detectarlo".

En las empresas donde los viajes de negocios son frecuentes, los errores al contabilizar viáticos también lo son. La falta de control provoca reportes irregulares, y estos se traducen en pérdidas económicas.

Esto no quiere decir que los responsables financieros no hagan bien su trabajo. El problema está en los métodos anticuados que obligan a una gestión manual de los informes de gastos. 

Y en la dejadez de algunos trabajadores, que no informan como es debido de los gastos en comida, alojamiento y transporte.

La prueba la tenemos en un estudio del que se hacía eco El Economista hace solo unos días. Según se puede leer en la publicación, tres de cada diez trabajadores mexicanos no reporta los gastos corporativos. Principalmente los viáticos y gastos de viaje.

Pero el problema va mucho más allá. De los gastos que sí se documentan, el 30% presenta irregularidades.  La Global Business Travel Association, calcula que se tarda 18 minutos en corregir cada informe de gastos que contiene errores.

Estos son los errores más frecuentes:

• Gastos de manutención en los que no se especifican los motivos de la comida y con justificantes en los que faltan datos importantes, como pueden ser la fecha, el importe total, el número de comensales o el nombre del restaurante. También es frecuente encontrarse con recibos por importes más elevados de lo que se considera aceptable.
• Kilometrajes en los que se ha calculado mal la distancia recorrida. 
• Falta de tickets de peajes y de gasolina que justifiquen el gasto por estos conceptos.
• Compras personales que se tratan como si fueran gastos de representación (entradas a espectáculos, por ejemplo).
• El uso de vehículos de empresa para desplazamientos personales en los que los gastos se cargan a la empresa.

A esto hay que añadir un hecho constatado:  Es habitual que los trabajadores no presenten sus informes de gastos y soportes de pago de viáticos a tiempo. 

La consecuencia de todos estos errores son cuentas que no cuadran y viáticos que no pueden deducirse El importe del dinero no recuperado es el equivalente al 5% de los gastos globales de las empresas).

¿Qué puedes hacer para evitar errores al contabilizar viáticos?

La buena noticia es que es posible evitar irregularidades en la gestión de viáticos. A continuación, listamos algunas medidas que puedes tomar para mantener bajo control los gastos de viaje profesionales.

Establecer una política de gastos

En México, es fácil encontrarse con falta de políticas y procedimientos claros en cuanto al manejo de viáticos. Y sin un documento en el que se especifiquen claramente las reglas y los límites a aplicar durante los viajes de empresa, difícilmente conseguirás que los trabajadores hagan un uso adecuado de los recursos financieros.

Una vez  hayas implementado la política, es fundamental que te asegures de su correcta difusión entre  los colaboradores.

Fijar un presupuesto realista

Una vez hayas establecido la política de gastos, ya tienes una guía para negociar las tarifas de los viajes con los proveedores. 

Lo ideal es establecer un presupuesto realista y tratar de no sobrepasarlo. Es cierto que conocer con antelación todos los desplazamientos es complicado, pero puedes hacer un cálculo basándote en los informes de gastos de los últimos meses.

A la hora de elaborar el presupuesto,  debes hablar con los diferentes departamentos para que te informen de los desplazamientos que tienen previstos. Ten en cuenta el número de personas que van a tener que desplazarse en algún momento, la duración del viaje, el destino, las necesidades (alojamiento, transporte, comidas…) e, incluso, si va a ser necesario cambiar pesos a otras monedas.

Contar con mecanismos de control

Durante los diferentes viajes va a ser necesario que compruebes si el presupuesto se está cumpliendo. Para ello es fundamental que mantengas un control detallado de todos los gastos antes, durante y después de cada desplazamiento.

De esta forma, evitarás que los empleados presenten informes de gastos con cifras erróneas o fraudulentas.

También es recomendable ofrecer a los colaboradores tarjetas de empresa con límites de uso alineados con la política de gastos corporativa.

Someterse a auditorías

Otro error en el que caen muchas organizaciones es el de no realizar auditorías. Este mecanismo sirve para certificar que las cuentas están en orden. Y si hubiera alguna irregularidad, la detectaría. 

Implantar una solución potente para el control de viáticos

Todas las medidas de las que hemos estado hablando son más sencillas de llevar a la práctica si cuentas con las herramientas digitales adecuadas. Aquí es donde entran en juego los softwares de gestión de viáticos.

¿Qué ventajas ofrecen las apps como Okticket?  

• Control de gastos en tiempo real, con uniformidad de formatos y desde una única plataforma.
• Ahorro del tiempo dedicado a la gestión de viáticos (un 80% menos en el caso de Okticket).
• Facilita el reporte de los viáticos por parte de los colaboradores. 
• Captura automática de la información de recibos.
• Autenticidad de facturas verificada por el SAT.
• Recuperación de facturas (CFDI).
• Seguridad de la información.
• Integración con tu ERP o software de contabilidad.
• Conciliación bancaria de los gastos efectuados con tarjeta.
• Posibilidad de establecer alertas informativas sobre comportamientos de gasto inadecuados.
• Categorización de los gastos.
• Obtención de informes detallados.
• Ayuda para cumplir con los requisitos legales.

Todo ello permite reducir la probabilidad de que se cometan errores, además de contar con una información financiera al día y transparente. Algo fundamental para poder tomar decisiones estratégicas.

Ni te imaginas la cantidad de tiempo y dinero que puedes ahorrarte al digitalizar y automatizar la gestión de los gastos de viaje. ¿Te gustaría descubrirlo? Pregúntanos sin compromiso.

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¿Quieres dejar atrás los métodos obsoletos de gestión de gastos que consumen tiempo y recursos en tu empresa? Se acerca el evento perfecto para descubrir las claves para maximizar la rentabilidad a través de la digitalización de los procesos financieros.

Los próximos días 19 y 20 de junio se celebra la 9ª edición del Congreso América Digital México, evento en e que somos Sponsor y al que acudimos con la idea de compartir nuestra experiencia como una de las principales soluciones del mercado para gestionar viáticos.

¿Te gustaría conocer de primera mano cómo funciona la herramienta? No dudes y pasa a visitarnos por el stand de Okticket en el WTC Ciudad de México (E-13).

No puedes perderte tampoco la ponencia: “Claves para rentabilizar: la digitalización de procesos financieros” impartida por Luis López, Country Manager de Okticket México. Durante la charla, López explorará cómo la transformación digital puede revolucionar los procesos financieros, lo que conduce a una mayor eficiencia, costos reducidos y mayor rentabilidad. Además profundizará esta temática con estrategias prácticas y ejemplos reales que demuestran el poder de adoptar soluciones digitales para beneficiar a tu organización.

Se espera que más de 5.000 personas acudan a una cita que congregará a los tomadores de decisiones de las principales empresas de los sectores tecnológicos, marketing y negocios digitales.

Jornadas intensivas de innovación y transformación digital

Con los incipientes movimientos y avances tecnológicos, la necesidad de actualización es constante. Por lo tanto, las organizaciones tienen el deber de mantenerse actualizadas para implementar las mejores herramientas de acuerdo a sus necesidades de negocio.

Tomando esto en cuenta, el Congreso América Digital México, es un excelente espacio para conocer de primera mano las tendencias más disruptivas y que estarán marcando el futuro de México en los próximos años. 

¿Qué actividades se llevarán a cabo durante este congreso?   

A lo largo de las dos jornadas que dura el evento, los asistentes podrán: 

1. Asistir a destacadas ponencias: el evento cuenta con una agenda cargada de contenido. Esto lo convierte en un espacio ideal para el aprendizaje.

2. Intercambiar opiniones con los agentes del cambio y líderes. Entre los profesionales destacados que han confirmado asistencia encontramos a:

• Alejandro Preinfalk, presidente & CEO México, Centroamérica y el Caribe de Siemens‍
• Mitch Lowe, de Netflix.‍
• Rodolfo Rigante, Latam CIO de L´Oréal.‍
• Sergio Torres, Innovation, strategy & sustainability Head de BBVA.

3. Realizar reuniones 1:1 y networking: se incentiva la comunicación y colaboración entre asistentes. 

4. Conocer las nuevas tecnologías disponibles: los expositores podrán asesorar a los asistentes sobre las mejores herramientas a implementar dentro de su empresa. Entre ellos se encuentran: Okticket, Adobe, Canon, Aspel, entre otros.

Congreso América Digital México: un espacio para el networking  

Con una agenda llena de actividades, este evento es el foro ideal para establecer relaciones de negocios a todos los niveles: 

• Colaboración mutua: excelente oportunidad para generar formas de trabajar en conjunto.
• Joint ventures: sumar esfuerzos entre organizaciones y crear soluciones estratégicas en pro de sus clientes. 
• Inversión: gran espacio para conocer oportunidades de inversión y conectar con inversores potenciales. 
• Asesoramiento: excelente ocasión para conectar y aprender de los líderes más destacados del país. 
• Intercambio de experiencias: lugar ideal para compartir historias y prácticas de éxito.
• Conectar con colegas: sitio ideal para forjar relaciones duraderas con profesionales que se desenvuelven en un campo similar.

Uso y aplicación de nuevas tecnologías a nivel organizacional

Uno de los temas centrales del evento es la transformación digital y su relevancia dentro de las empresas. A través de las distintas conferencias, masterclass y expositores, los participantes podrán conocer: 

• Importancia actual de la transformación digital: área que está en rápido crecimiento. Es necesario seguirle el paso para evitar rezagos.
• Implementación de nuevas tecnologías: conocer que tipo de soluciones son las mejores para la empresa y cómo ponerlas en práctica. 
• Actualización y capacitación constante: la importancia de mantenerse al tanto de las nuevas tecnologías y consejos para llevarlo a cabo.
• Aplicar la inteligencia artificial dentro de la empresa: la IA llegó para quedarse y revolucionar la forma en que hacemos negocios. Excelente momento para implementarla. 

A lo largo de las jornadas, los participantes profundizarán sobre estos temas por medio de las conferencias y visitando los stands de los patrocinadores, quienes de primera mano podrán dar a conocer los beneficios de sus soluciones o herramientas. 

Te esperamos en nuestro stand para informarte de las últimas novedades

Te recordamos una vez más que entre los patrocinadores podrás encontrar a Okticket, Saas que automatiza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos.

Pásate por nuestro stand para conocer el funcionamiento de nuestra app y las ventajas que ofrece para la contabilización de viáticos: 

• Conciliación bancaria con un click: los gastos enviados a aprobación y los reflejados en el estado de cuenta se sincronizan. Si hubiera alguna irregularidad se notifica al momento.
• Gestión desde una misma plataforma: contabilización de viáticos desde una misma plataforma. Desde cualquier lugar y a cualquier hora. 
• Alertas antifraude: el software de gestión de gastos de Okticket, permite establecer alertas de acuerdo a las políticas de la empresa. Si un gasto se sale de ellas, es rechazado automáticamente. 
• Integraciones nativas: la suma multiplica. La aplicación de gastos de viaje se integra con el sistema de contabilidad actual .
• Reclamación de facturas y CFDI: ahorra tiempo al permitir que la herramienta haga el seguimiento de las facturas por ti. 

Te esperamos el 19 y 20 de junio para conocer juntos las tendencias tecnológicas que marcarán el futuro del país. 

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Con un gasto superior a los 15.000 millones de dólares, los viajes de negocios se llevan un buen porcentaje de los presupuestos de las empresas mexicanas. Una inversión tan grande necesita una gestión eficaz, y de ahí la importancia de contar con un software de control de viáticos.

Si todavía utilizas métodos manuales para gestionar los informes de gastos, probablemente pierdas bastante dinero por culpa de los errores y los comportamientos de gasto inadecuados. ¿Has echado cuentas?

A eso hay que sumar el tiempo dedicado por todas las personas implicadas en el proceso de reporte, validación y gestión. Según nuestros cálculos, más del 5% de la jornada laboral se va en esta tarea repetitiva y tediosa.

¿Quieres dejar atrás los métodos arcaicos que redundan en la gestión ineficaz de los gastos de viaje?  En este artículo hablamos de las ventajas de utilizar un software de control de viáticos, recordamos los requisitos de deducción, repasamos los tips para elegir la mejor herramienta y damos las claves para mantener los gastos a raya.

¿Cómo llevar un buen control de viáticos?

Antes de meternos de lleno con las  ventajas de las herramientas de digitalización y automatización de gastos de empresa, es necesario recordar que el control de viáticos es mucho más efectivo cuando se cuenta con una estrategia bien planificada.

Dicho plan debería seguir un orden. A modo de ejemplo, proponemos un listado de pasos que son importantes:

1. Poner en marcha una política de gastos de viaje (un poco más abajo veremos cómo hacerlo).
2. Establecer un presupuesto, acorde a los objetivos que la empresa quiera conseguir. Evidentemente, no es lo mismo hacer un viaje rápido para visitar un cliente a modo de fidelización que participar en un evento de varios días y que conlleva un coste (diseño del stand, inscripciones, manutención, etc.). Sobra decir que hay que revisar el presupuesto periódicamente porque puede ser necesario realizar alguna modificación.
3. Recopilar las herramientas que hay en el mercado y comparar sus funcionalidades para ver cuál se ajusta más a las necesidades de la compañía. Lo que no puede faltar:
   • Implantación ágil
   • Sencillez de uso
   • Reconocimiento Óptico de Caracteres rápido y potente
   • Acceso a la información de gasto en tiempo real
   • Integración con tu sistema de gestión empresarial
   • Conciliación bancaria automática de los gastos efectuados con tarjeta
   • Personalización y escalabilidad
4. Tras elegir la solución, es necesario valorar si los equipos van a tener la capacidad suficiente como para procesar la nueva carga de datos.
5. Aunque las herramientas de digitalización de recibos y facturas son muy fáciles de usar, es necesario enseñar a los empleados cómo manejarlas.
6. Una vez recopilados todos los datos, es fundamental analizarlos. De esta forma, pueden detectarse tanto las posibles irregularidades como las oportunidades de mejora.

Hasta aquí la guía básica para optimizar el control de viáticos y gastos de viaje. Ahora vamos a entrar un poco más en detalle en los puntos más importantes.

¿Cómo hacer una política de viáticos?

Empezaremos por retomar el primer punto del apartado anterior: la puesta en marcha de una política de gastos de viaje. No en vano, es la base para gestionar de forma eficiente los gastos derivados de los desplazamientos profesionales.

A modo de resumen, diremos que este es el documento en el que se definen las reglas y límites de gasto, siempre de acuerdo a unos objetivos definidos de antemano (ahorrar tiempo, reducir gastos, frenar las irregularidades…)

Para aprovechar todo su potencial, lo ideal es que tenga una serie de características:

• Ideas ordenadas, claras y concisas.
• Listado de gastos reembolsables y no reembolsables.
• Umbrales de gasto, ya sea por categoría, por rol del empleado o por empresa.
• Medios de transporte más adecuados para cada desplazamiento.
• Precio del kilometraje.
• Importe de las dietas.
• Medios de pago aceptados (efectivo, tarjeta de empresa, tarjeta gasolina, etc.)
• Flujo de aprobación bien definido, con el nombre de los responsables.
• Procedimiento de reembolso de las compras efectuadas por los colaboradores de su bolsillo. ¿El ingreso se realiza en la nómina? ¿Cuánto tiempo tiene que pasar entre el reporte y la devolución del dinero?

Además de lo dicho, el plan de gastos debería definirse en función del tamaño de las organizaciones. Y siempre debe ser accesible para cualquier empleado.

A la hora de implantar una herramienta de digitalización, debes asegurarte de que va a estar alineada con la política de gastos.  De esta forma, te aseguras de que va a cumplirse.

Ventajas de usar un software de control de viáticos

Esta ayuda para hacer que se cumplan las políticas internas de gastos es precisamente uno de los principales beneficios de las aplicaciones de control de viáticos como Okticket. El resto de las ventajas, las vamos a clasificar por roles.

Ventajas para el CFO

• Los tiempos de validación, gestión y control se agilizan. En este sentido, Okticket reduce el tiempo invertido en la gestión de viáticos hasta un 80%.
• Ayudan a recuperar las facturas y CFDI.
• Los empleados reportan los gastos a tiempo, cumpliendo con los requisitos de justificación.
• Permiten controlar los gastos corporativos de los colaboradores en tiempo real, desde cualquier dispositivo móvil (también desde un ordenador).
• Gestión desde una única plataforma.
• Se obtiene trazabilidad de los gastos.
• Se frenan las irregularidades y el fraude interno.
• La información queda guardada, clasificada y ordenada en un entorno cloud seguro

Como consecuencia de todo lo anterior, la productividad aumenta, el retorno de la inversión mejora, la recopilación de datos es más efectiva y la toma de decisiones estratégicas se hace conforme a información fiable.

Ventajas para los colaboradores

• Cambiar el Excel por una app supone una mayor rapidez en el reporte. En pocos minutos podrán reportar los gastos estén donde estén. Sin necesidad de acudir a la oficina ni de rellenar a mano informes de gastos.
• Pueden dedicar más tiempo a su trabajo.
• Los reembolsos se agilizan.

Ventajas para el departamento de RRHH

El principal beneficio es la mejora del clima laboral, puesto que disminuyen los conflictos derivados de los reembolsos de gastos.

¿Cómo se cobran los viáticos?

Una de las cuestiones que más dudas generan es el procedimiento para el cobro de viáticos. Por regla general, el proceso es el siguiente:

1. El colaborador realiza el pago de su bolsillo.
2. Envía la declaración de gastos.
3. El departamento de finanzas verifica las declaraciones de gastos.
4. Se programa el reembolso de los gastos aprobados.

Con una aplicación, el proceso de reembolso se agiliza, puesto que el registro del gasto, su aprobación y contabilización se realizan de forma automática.

¿Qué viáticos son deducibles?

Otra de las ventajas de un software de gestión de gastos de empresa es que te permite estar al día con la normativa fiscal. Como sabrás, en México sólo son deducibles los viáticos que cumplen los requisitos establecidos en la Ley de Impuesto sobre la Renta. Vamos a repasarlos.

• Gastos de alimentación deducibles. Si se producen en México, $750.00 pesos diarios por persona. En el extranjero, el tope sube hasta los $1,500.00 pesos al día por persona.
• Hospedaje. En el país, sin límites. Fuera de México, $3,850.00 pesos al día por persona.
• Renta de automóviles y gastos relacionados. $850.00 pesos diarios.
• Kilometraje. El límite actual es de 93 centavos por kilómetro recorrido.
• Transporte. No existe un límite de viáticos deducibles, puesto que las tarifas de aerolíneas o autobuses son variables.
• Gastos por seminarios o convenciones: Para que sean deducibles, es necesario que en el comprobante fiscal se desglosen todos los gastos. De lo contrario, solamente podrá deducirse el importe de  los alimentos.

Requisitos de justificación

Asimismo, es importante recordar que los gastos deben cumplir algunos requisitos adicionales para ser deducibles:

• Existe un límite de $2000MXN para los pagos en efectivo (lo ideal es pagar con tarjeta de crédito o débito).
• La actividad laboral deberá realizarse a más de 50 kilómetros del lugar de trabajo.
• El colaborador que realiza los gastos debe tener una relación laboral con la empresa.
• Es necesario presentar un comprobante que cubra con todos los requisitos fiscales que el SAT solicita.  La factura debe incluir: nombre, número de identificación oficial, denominación o razón social, domicilio de quien otorga el servicio, el objeto de la operación, la fecha y el monto.

En caso de que un colaborador exceda los límites anteriormente indicados, dichos gastos ya no podrán ser deducibles por medio de factura CFDI.

¿Cómo se registran los viáticos en la nómina?

También es posible presentar los CFDI de nómina con el desglose de viáticos. El registro dependerá de si los gastos son o no deducibles.

• Los viáticos deducibles deben registrarse en el comprobante de nómina, en el campo “Otros pagos”, con la clave 003 que corresponde a “Viáticos entregados al trabajador”.
• Los viáticos que no puedan ser comprobados o que no cumplan con los requisitos fiscales, van en el CFDI de nómina como “Tipo Percepción”, con la clave 050 (viáticos).

Antes de terminar, es importante recordar que los viáticos son un gasto que corre a cargo de la empresa, no del trabajador.

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