Maximiza la eficiencia en tu empresa con el lector OCR inteligente de Okticket, diseñado para adaptarse a las normativas fiscales y acelerar el procesamiento de facturas en México
¿Por qué es fundamental rastrear cada etapa del viaje? En este post abordamos el papel que juega la transparencia en la rentabilidad del negocio.
Históricamente, la administración de gastos de viajes de negocios es uno de los procesos más propensos a sufrir errores, inconsistencias y fraudes. Hoy, este problema sigue enquistado, a pesar de que existen herramientas que permiten a las empresas obtener la trazabilidad en la gestión de viáticos que necesitan.
¿Por qué es tan importante rastrear cada etapa del viaje? A lo largo de las siguientes líneas lo analizaremos en detalle. Pero ahí va un resumen: optimización de procesos, reducción de costos, mejora de la transparencia, cumplimiento normativo e impacto directo en la toma de decisiones financieras informadas.
El diccionario de la lengua española define la trazabilidad como la “posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción y distribución de bienes de consumo”.
Aplicado al contexto de la gestión de viáticos, consiste en llevar un control detallado de cada gasto que se produce durante un viaje de empresa, desde el momento de la reserva hasta la llega a casa.
Transporte, hospedaje, alimentación, incluso el café para llevar. Cada compra que haga un trabajador desplazado debe quedar debidamente registrada y justificada.
Solo así será posible hacer un seguimiento real de los gastos y una adecuada contabilización.
De lo contrario, van a repetirse una y otra vez situaciones que pueden lastrar el crecimiento empresarial, como pueden ser el incumplimiento de los límites de gasto, la pérdida de oportunidades de ahorro, la falta del control debido o los errores que cuestan dinero a la compañía.
La trazabilidad permite identificar patrones de gasto, detectar duplicidades o excesos y optimizar los presupuestos asignados a viajes. Con datos precisos y en tiempo real, los responsables de finanzas pueden negociar mejores tarifas con proveedores, implementar políticas de gasto más eficientes y reducir el derroche de recursos.
En México, el SAT (Servicio de Administración Tributaria) exige comprobantes fiscales válidos para deducir gastos de viáticos. La trazabilidad asegura que cada gasto esté respaldado por la documentación adecuada, lo que minimiza el riesgo de sanciones o rechazos en las deducciones. Además, facilita el proceso de auditorías internas y externas, al contar con un historial completo y organizado de los gastos.
Uno de los mayores desafíos en la gestión de viáticos es el riesgo de fraudes o malversaciones. La trazabilidad permite monitorear en tiempo real los gastos de los empleados, identificar comportamientos sospechosos y actuar de manera preventiva. Por una parte, la empresa protege sus recursos. Por otra, fomenta una cultura de responsabilidad y transparencia entre los trabajadores.
Con datos precisos y accesibles, el CFO puede analizar el impacto financiero de los viajes de negocios y tomar decisiones estratégicas. Por ejemplo, identificar si ciertos destinos o proveedores están generando costos excesivos.
La automatización de la trazabilidad a través de soluciones especializadas en gestión de viáticos como Okticket reduce la carga administrativa para el equipo de finanzas. Gracias a que permiten integrar comprobantes, aprobaciones y reportes en un solo lugar, los procesos se agilizan y s libera tiempo para actividades de mayor valor agregado.
Por tanto, el primer paso para obtener la trazabilidad que necesitas está en implementar una aplicación para digitalizar y automatizar la gestión de viáticos.
Con Okticket, por ejemplo, puedes digitalizar comprobantes, automatizar flujos de aprobación y generar reportes detallados. Además, se adapta a las normativas fiscales y ofrece integración con tu sistema contable.
Más ventajas de Okticket en materia de trazabilidad:
Además, Okticket ha incorporado Inteligencia Artificial Generativa a su tecnología. Gracias al OCR avanzado, podrás, entre otros, extraer de los recibos la información que quieras (por ejemplo, el número de comensales de una comida, o los litros de combustible)
También permite generar alertas informativas o bloqueantes, en función del tipo de gasto que se esté reportando (como pueden ser bebidas alcohólicas en una comida o gastos efectuados a menos de 50 kilómetros de distancia).
Resumiendo. En un mercado cada vez más exigente, garantizar la trazabilidad de los viáticos es una decisión estratégica que impacta directamente en la rentabilidad y sostenibilidad del negocio.
Si crees que la trazabilidad es una herramienta valiosa para tu empresa, te invitamos a que conozcas nuestra solución sin compromiso de ningún tipo.
¿Tu empresa enfrenta problemas con la gestión de gastos? Descubre cómo los flujos de aprobación personalizados de Okticket simplifican el proceso.
La validación de gastos empresariales puede ser un proceso rápido y sin complicaciones. O, al contrario, convertirse en un trámite tedioso que consume una gran cantidad de recursos. Esa es la diferencia entre la automatización del flujo de aprobación de gastos y continuar anclado en las tareas manuales.
No pierdas de vista que, en la gran mayoría de las organizaciones, cada gasto realizado debe pasar por un proceso de aprobación. Y en muchos casos, ese workflow implica la revisión de varios responsables.
La consecuencia: autorizaciones que se demoran varios días, reembolsos que tardan en llegar y fricciones entre colaboradores y responsables.
Este problema es especialmente notorio cuando hablamos de viáticos y gastos de viaje. La gestión no termina cuando el colaborador regresa a casa. Todavía tiene que hacer su reporte, enviarlo a revisión, esperar la validación y, finalmente, recibir su reembolso.
Cada uno de estos pasos involucra a distintas áreas dentro de la empresa, lo que puede generar retrasos, errores y costos operativos innecesarios.
Para simplificar este proceso, las empresas necesitan soluciones tecnológicas que permitan automatizar el flujo de aprobación de gastos.
¿Cómo implementar este tipo de soluciones? ¿Cuáles son las mejores? ¿Qué ventajas aportan? Te lo contamos a continuación.
Un flujo de aprobación es el proceso por el cual una solicitud de gasto pasa por distintas fases antes de ser aprobada y reembolsada.
Gracias a los workflow multietapa flexibles y adaptados a las necesidades de cada organización, los responsables de finanzas pueden configurar reglas de validación personalizadas, reducir la carga administrativa y minimizar errores.
En este punto es importante recordar que cada empresa tiene sus propios requerimientos. Por tanto, siempre es mejor optar por soluciones flexibles, que se adapten a sus necesidades.
En Okticket somos conscientes de ello, y por eso ofrecemos flujos de aprobación personalizados. A la hora de definir el proceso de validación, se tienen en cuenta varios criterios: montos, categorías de gastos, jerarquía, ubicación, tipo de gasto, normativas ficales y contables, etc.
Está claro que las necesidades de una persona física con actividad empresarial no son las mismas que las de una multinacional. Lo bueno de soluciones como Okticket es que se adaptan a todo tipo de empresas.
Así, por ejemplo, puede ocurrir que un pequeño negocio establezca que los gastos menores a MXN $5,000 sean aprobados automáticamente, mientras que los montos mayores requieran validación de un gerente.
En cambio, las corporaciones con uno control más estricto sobre los presupuestos probablemente necesite configurar múltiples niveles de validación antes de ser aprobado: supervisor, gerente de área, departamento de finanzas…
También se puede dar el caso de que una organización con equipos en distintas regiones decida asignar aprobadores según la sede o naturaleza del gasto (ejemplo: viáticos, representación, transporte).
¿Qué ocurre con las empresas que solicitan la validación en tiempo real de los viáticos? Okticket permite gestionar los gastos desde la propia aplicación.
En definitiva, contar con un flujo de aprobación personalizado como el que ofrece Okticket aporta una serie de ventajas:
Y además… Como te aseguras de que los comprobantes son correctos antes de validar el gasto, tienes la seguridad de que cumplen con los criterios del SAT.
¿Quieres más detalles sobre cómo nuestros flujos de aprobación personalizados pueden mejorar la gestión financiera de tu negocio? ¡Escríbenos y te lo contamos!
Explora las normativas del SAT 2025 sobre el reembolso por kilometraje en México. Asegura la deducibilidad fiscal y mejora la satisfacción laboral con estrategias claras y actualizadas
¿Utiliza su carro personal para traslados laborales? Si la respuesta es afirmativa, lo normal es que reportes los kilómetros recorridos para obtener el reembolso. De hecho, la administración de gastos de kilometraje es una parte fundamental para la adecuada gestión de viáticos.
¿Por qué es importante la gestión de kilometraje?
¿Conoces las normas sobre el reembolso por kilometraje en México para el año 2025? ¿Cómo deben las empresas manejar estos costos? ¿Es obligatorio reportar los reembolsos recibidos?
Las compensaciones por viajes de trabajo, incluidos los subsidios por kilometraje, generan muchas interrogantes. A continuación, resolveremos las dudas más comunes.
En México no existe ninguna ley que establezca el valor del kilometraje. Por tanto, este puede variar en función del rol del colaborador y de las políticas de gastos internas.
No obstante, lo más habitual es que las organizaciones establezcan tarifas competitivas para compensar adecuadamente los costos derivados del uso del vehículo personal en actividades laborales.
Tras analizar diferentes informes, se puede decir que las empresas mexicanas abonan entre $0.50 y $1.00 MXN por kilómetro recorrido.
A la hora de calcular el kilometraje, las empresas consideran diferentes elementos:
Los gastos adicionales, como peajes y estacionamientos, aunque no se incluyen en el cálculo por kilómetro, generalmente se reembolsan aparte.
Supongamos que la tarifa establecida es de 5 pesos por kilómetro. Si un empleado recorre 100 kilómetros, el cálculo sería 5 MXN x 100, resultando en un reembolso de 500 pesos.
Entender las regulaciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT) es esencial para cualquier empresa que realice reembolsos por kilometraje.
Aunque, como hemos dicho, la normativa mexicana no establece un valor fijo a reembolsar, sí que contempla las deducciones. Veamos lo que establece la normativa.
Los gastos de kilometraje deben estar debidamente documentados y justificados para cumplir con los requisitos del SAT. Para ello, cada viaje debe registrarse acompañado de una serie de datos:
De ahí que sea recomendable utilizar herramientas tecnológicas o aplicaciones que permitan un registro fiable y verificable de los kilómetros recorridos.
Del mismo modo, las empresas deben asegurarse de que los montos reembolsados no exceden los límites permitidos.
Recuerda que, actualmente, la tasa máxima de reembolso no puede exceder de $0.93 pesos por kilómetro recorrido, con un límite máximo de 25,000 kilómetros por ejercicio fiscal. Esto equivale a un máximo de $23,250 pesos deducibles por vehículo al año.
Cualquier monto que supere estos máximos estipulados estará sujeto a impuestos como parte de los ingresos del empleado.
Más requisitos establecidos en el Artículo 58 del Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta:
No hay un mínimo obligatorio, pero es recomendable revisar las políticas internas de la empresa.
No hay una ley federal que obligue a las empresas a compensar el kilometraje, pero es una práctica común en aquellas que valoran el bienestar de sus empleados.
Sí. Los gastos deben estar debidamente justificados con documentación que detalle las fechas, horas, distancias recorridas y el propósito del viaje para cumplir con los requisitos del SAT.
La eficiente administración de los gastos de kilometraje es fundamental para mantener al día la contabilidad y, al mismo tiempo, asegurar el cumplimiento fiscal.
Utilizar una solución como Okticket permite a las empresas establecer tarifas por kilómetro o configurar rutas habituales, simplificando el proceso y optimizando la gestión de viáticos. ¿Necesitas más detalles?
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Evita errores comunes y multas con esta breve guía sobre el complemento de recepción de pagos. Descubre estrategias clave para la correcta emisión y gestión de tus CFDI.
Acaba de cumplirse un año de la entrada en vigor de la nueva versión del complemento de recepción de pagos, conocida como Revisión B de la versión 2.0.
Este comprobante es esencial cuando el CFDI de ingreso se emite por pagos en parcialidades o diferido. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) estableció este requerimiento con objetivos claros:
¿Lo ha logrado? Todavía es pronto para hacer un balance, pero lo cierto es que omitir o no incluir adecuadamente el CRP (Complemento de Recepción de Pagos) sigue siendo una mala práctica en temas de facturación.
Entre los errores más comunes encontramos la siguientes:
Ignorar la emisión de este documento puede acarrear una serie de complicaciones legales y fiscales, que van desde retrasos en la devolución de impuestos hasta multas cuantiosas.
Estas sanciones económicas varían según el monto de la operación, la reincidencia y la gravedad de la omisión.
Según establece el Código Fiscal de la Federación, oscilan entre los 1,400 y los 17,370 pesos por cada infracción.
El SAT también puede retener los créditos fiscales e impedir la deducción de gastos y el IVA acreditable.
Además, la omisión de estos comprobante puede desencadenar una auditoría para verificar el cumplimiento fiscal.
Y desde una perspectiva administrativa, la falta de un complemento de recepción de pagos dificulta la gestión y el seguimiento de las cuentas por cobrar y los pagos recibidos.
Recuerda que emitir este comprobante facilita el control sobre los pagos efectuados, contribuyendo a minimizar errores financieros.
Para evitar los citados errores en el recibo electrónico de pago, es importante que tomes una serie de precauciones. Entre otras:
Recuerda que el SAT ha publicado una guía completa de llenado del comprobante al que se le incorpore el complemento para recepción de pagos. Puedes leerla o descargarla aquí.
La correcta gestión del complemento de recepción de pagos también pasa por su integración adecuada con el ERP. Con ello, las empresas aseguran el cumplimiento fiscal y optimizan la administración financiera.
¿Qué beneficios aporta esta integración para las empresas?
Además de lo dicho, una gestión fiscal adecuada fortalece la reputación de la empresa frente a reguladores, inversores y socios comerciales.
Todos estos elementos son clave para la toma de decisiones estratégicas y la planificación financiera.
En definitiva. Adoptar las mejores prácticas en la emisión del complemento de recepción de pagos es más que una necesidad legal. Es una estrategia empresarial que promueve la transparencia y la eficiencia operativa.
Asegúrate de mantener tu software de administración de gastos profesionales actualizado e integrado con tu ERP.
Maximiza la eficiencia en tu empresa con el lector OCR inteligente de Okticket, diseñado para adaptarse a las normativas fiscales y acelerar el procesamiento de facturas en México
En los negocios, el tiempo es dinero. Cada minuto que pierdes en tareas repetitivas que no agregan ningún valor a tu empresa representa un costo económico significativo. Por eso es importante invertir en herramientas que simplifiquen los procesos. Un excelente ejemplo es PelAIo, el nuevo lector OCR inteligente de Okticket.
Más adelante explicaremos todos sus beneficios, pero a modo de adelanto podemos decirte que reducirás un 80% del tiempo que dedicas a la administración de viáticos.
Aplicado al reporte de gastos, la tecnología OCR (Optical Character Recognition) permite extraer automáticamente los datos de los comprobantes en papel, convirtiéndolos en información digital.
Esos datos se almacenan de manera ordenada en la nube, lo que mejora la seguridad y el sistema de búsqueda de información.
Okticket se adapta a nuestras políticas internas de gasto. Su robusto motor de revisión automática hace más sencilla la labor de nuestro equipo financiero. Ahora solo dedicamos unos minutos al mes, en lugar de horas, al proceso de administración de viáticos (grupo TSK)
En resumen. El nuevo lector OCR inteligente de Okticket se presenta como una solución fundamental para las empresas de todos los tamaños y sectores. Si estás listo para comenzar a optimizar tus procesos y, al mismo tiempo, asegurar el cumplimiento con las normativas locales del SAT, haz clic aquí para comenzar.
Hacemos un recorrido por nuestro viaje a través del año que está a punto de finalizar. ¿Nos acompañas?
A medida que 2024 llega a su fin, es momento de reflexionar sobre los logros que hemos alcanzado este año. En Okticket, cada evento y cada nueva funcionalidad nos acercan más a nuestro objetivo principal: poner a las personas en el centro de cada decisión.
Acompáñanos en este recorrido por los últimos 12 meses en México.
Nuestra plataforma ha evolucionado significativamente este año, ofreciendo una gestión de gastos de empresa más eficiente y poderosa. Estas son algunas de las mejoras que hemos implementado:
Además, hemos mejorado la usabilidad visual de nuestra aplicación, haciendo la gestión de gastos profesionales más intuitiva que nunca.
Gracias a la aplicación de Inteligencia Artificial, nuestro motor de reconocimiento ha alcanzado un nuevo nivel de precisión y rapidez, ofreciendo ventajas como:
Ahora, nuestros usuarios pueden gestionar sus viajes corporativos con facilidad, desde la creación de solicitudes hasta la aprobación y el seguimiento de estos, todo a través de nuestro gestor web.
Hemos ampliado nuestra red de partners y sumado nuevas integraciones, fortaleciendo nuestro ecosistema y ofreciendo una experiencia más completa y conectada a nuestros usuarios.
Participamos activamente en eventos clave para el sector, destacando nuestra presencia en:
Con una base sólida y un equipo comprometido, estamos listos para aprovechar las oportunidades que nos brindará 2025 para seguir creciendo y explorando nuevos mercados.
Agradecemos sinceramente a todos nuestros clientes, socios y colaboradores por su confianza y apoyo continuo. Juntos, seguimos simplificando la gestión de gastos y transformando el futuro de las finanzas corporativas.
¿Listo para lo que viene en 2025? Sigamos avanzando juntos.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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